Automatyzacja procesów biznesowych to nie sprint do najbliższego automatu z kawą. To prawdziwy maraton, wymagający starannych przygotowań wytrwałości i odpowiedniego mentalnego nastawienia. Podobnie jak biegacz przygotowujący się do maratonu, firma decydująca się na automatyzację procesów musi odpowiednio się przygotować, Przejść przez kilka kluczowych etapów, aby osiągnąć sukces.
W tym artykule znajdziesz opis etapów, których realizacja pomoże Twojej firmie skutecznie wdrożyć automatyzację procesów i przekształcić się w nowoczesną cyfrową organizację. Omawiając poszczególne etapy, będziemy odwoływać się do metafory maratonu. Zapraszamy do lektury.
W biegach długodystansowych podczas pokonywania kolejnych kilometrów organizm maratończyka często pomimo dobrego wytrenowania zaczyna sygnalizować wyczerpanie. W takich momentach tylko siła woli i pozytywne nastawienie pcha go do mety.
Podobnie jest z automatyzacją procesów w firmie. Sukces wdrożenia automatyzacji w dużej mierze zależy od nastawienia pracowników, dlatego niezbędne jest zbudowanie pozytywnego podejścia zespołu do nadchodzących zmian. Kluczowa jest jasna i otwarta komunikacja celów i korzyści płynących z automatyzacji. Pracownicy z góry muszą wiedzieć jak zmiany wpłyną na ich codzienną pracę i dlaczego są one korzystne nie tylko dla firmy, ale i dla nich samych.
Szczególnie istotną rolę w budowaniu pozytywnego nastawienia do automatyzacji mają liderzy organizacji. Powinni oni aktywnie promować wizję zautomatyzowanej firmy i swoim entuzjazmem zarażać cały zespół. Również poszczególni menedżerowie powinni być ambasadorami zmian i zapewniać swoim zespołom wsparcie oraz niezbędne szkolenia.
Drugi etap przygotowania do automatyzacji procesów to etap, w którym precyzyjne określamy jego cel. Aby zrozumieć wagę precyzyjnego formułowania celów, warto ponownie odnieść się do analogii ze sportu.
„Chcę być szybszy” to nie jest cel dla maratończyka. Takie stwierdzenie jest zbyt ogólne i nie daje konkretnych wytycznych do działania. Właściwie określony cel dla długodystansowca to „chcę przebiec maraton w czasie poniżej 4 godzin”. Ten cel jest konkretny, mierzalny i osadzony w czasie, co pozwala na odpowiednie zaplanowanie treningu i monitorowanie postępów.
Podobnie jest z automatyzacją procesów w organizacji. Cel dla firmy powinien być równie konkretny i precyzyjny. Zamiast ogólnikowego „chcemy być bardziej efektywni”, lepiej zdefiniować go następująco: „chcemy skrócić cykl sprzedaży o 15% w ciągu 12 miesięcy od wdrożenia systemu do automatycznego generowania ofert handlowych”.
Tak określony cel motywuje zespół do działania, precyzyjnie wskazując kierunek. Każdy rozumie, co dokładnie ma zostać osiągnięte. Cel zawiera konkretną wartość procentową i ramy czasowe, co umożliwia łatwą ocenę postępów i sukcesu projektu. Znając dokładny cel, łatwiej jest też zaplanować konkretne kroki i działania.
Dodatkowo, dobierając odpowiednie wskaźniki KPI, można łatwo monitorować realizację celu i wprowadzać niezbędne korekty, aby zwiększyć szanse na jego realizację.
Decyzja, który proces zautomatyzujemy jako pierwszy, jest jak wybór trasy treningowej przez maratończyka. Nie zaczyna on od wymagających górskich szlaków, lecz od łatwych i stopniowo zwiększa ich trudność w miarę poprawy swojej kondycji i umiejętności.
We FlowDog, bazując na naszym doświadczeniu, sugerujemy, żeby automatyzację zacząć od procesu, który jest stosunkowo prosty w swojej strukturze i logice, ale jednocześnie pracochłonny i którego automatyzacja przyniesie szybkie, wymierne korzyści finansowe.
Takie podejście minimalizuje ryzyko niepowodzenia i maksymalizuje szanse na szybki sukces. Może to być na przykład proces reklamacyjny, proces generowania spersonalizowanych ofert handlowych czy proces zarządzania zgłoszeniami serwisowymi. Sukces w automatyzacji tych procesów zbuduje pewność siebie wśród załogi, pokazując, że automatyzacja jest możliwa i przynosi realne efekty. Dostarczy też cennych doświadczeń na przyszłość, które będą cenne przy automatyzacji bardziej skomplikowanych procesów.
Czwarty etap, mapowanie procesów to kluczowy etap w przygotowaniach do ich automatyzacji. Bez niego cała inicjatywa zakończy się fiaskiem. Można go porównać do sytuacji, gdy maratończyk przed biegiem stara się poznać każdy szczegół czekającej go drogi.
To fundament skutecznej automatyzacji, ponieważ pozwala zidentyfikować wszystkie elementy składowe procesów, dzięki czemu można będzie dostrzec potencjalne problemy i wąskie gardła oraz odkryć obszary, gdzie automatyzacja przyniesie największe korzyści.
Mając na uwadze krytyczną rolę tego etapu w sukcesie automatyzacji procesów, metodykę mapowania procesów opiszemy odwołując się do sprawdzonych praktyk stosowanych we FlowDog.
Otóż we FlowDog mapowanie procesu rozpoczyna się od precyzyjnego zdefiniowania jego granic i celu. Następnie analitycy przeprowadzają wywiady ze wszystkimi uczestnikami procesu, od pracowników pierwszej linii aż po kierownictwo, analizują dostępną dokumentację i ew. dane historyczne. Na tej podstawie tworzona jest wizualna mapa procesu, która obrazuje drogi przepływu informacji i zasobów oraz punkty decyzyjne.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że celem automatyzacji procesów nie jest automatyzacja nieefektywnego procesu, lecz jego optymalizacja, a dopiero później automatyzacja. Dlatego po narysowaniu mapy procesów na jej podstawie identyfikowane są tzw. wąskie gardła, redundancje i opóźnienia. Ta dogłębna analiza ma na celu wskazanie obszarów do poprawy i optymalizacji. Mogą to być np. propozycje eliminacji zbędnych kroków w procesie, rekomendacje zmian w kolejności działań itd.
Finalna wersja mapy procesu jest weryfikowana i zatwierdzana przez komitet sterujący, w skład którego wchodzą kluczowi interesariusze z obu stron. Po uzyskaniu akceptacji mapa służy jako baza do stworzenia kompleksowej dokumentacji procesu, która stanowi punkt wyjścia do rozpoczęcia projektowania rozwiązań automatyzacyjnych.
Opis dalszych etapów tego procesu wykracza poza zakres niniejszego artykułu.
Choć przedstawione etapy automatyzacji procesów biznesowych mogą sprawiać wrażenie prostych, w praktyce niosą ze sobą wiele wyzwań i nieprzewidzianych sytuacji. Dlatego współpraca z doświadczonym partnerem technologicznym jest często kluczowa dla sukcesu projektu. Taki ekspert wnosi wiedzę techniczną, doświadczenie branżowe oraz umiejętność przewidywania i rozwiązywania problemów. Pomaga zoptymalizować procesy, szkoli pracowników i dba o bezpieczeństwo danych.
Co więcej, swoim doświadczeniem, wspiera zarządzanie zmianą, minimalizując opór pracowników wobec nowych rozwiązań. Dzięki tym kompetencjom firmy mogą skutecznie wdrożyć automatyzację, osiągając większą efektywność, niższe koszty i przewagę konkurencyjną.
Niezależnie od tego, na jakim etapie transformacji cyfrowej znajduje się Twoja firma, kluczowe jest aktywne podejście do tematu automatyzacji. Rozpoczęcie lub intensyfikacja dyskusji na ten temat może otworzyć nowe możliwości rozwoju i zwiększyć efektywność operacyjną Twojej organizacji.
Jesteśmy gotowi wspierać Cię w tej podróży. Oferujemy eksperckie doradztwo, inspirujące case studies i praktyczne rozwiązania dostosowane do specyfiki Twojego biznesu. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie w skutecznym wykorzystaniu potencjału automatyzacji procesów.
Analiza danych historycznych – znajdź słabe punkty w procesie ->Analityka biznesowa w branży produkcyjnej -> Przeczytaj artykuł
Dzięki rozwiązaniu FlowDog sieć międzynarodowych marketów budowlanych zyskała wiele korzyści w obszarze automatyzacji reklamacji. Sprawdź case study.
Sprawdź jakie procesy zostały zautomatyzowane w firmie będącej liderem na rynku dostaw wody.
Zautomatyzowanie procesu składania reklamacji klienckich oraz zarządzania zamówieniami i dostawcami. Dowiedz się więcej.
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów? ➢ Co to jest Big Data? ➢ Dlaczego warto korzystać z Business Intelligence? Sprawdź koniecznie!
Dostęp do pożądanych danych to luksus, który daje nam pewną władzę, dlatego nikogo już nie dziwi, że właściwe wykorzystanie danych stało się nową walutą w świecie biznesu. Business [...]
Czy nowe technologie zmieniły sposób pracy w organizacjach podczas pandemii? Jakie procesy najczęściej wymagały automatyzacji i na co warto zwrócić uwagę przy wdrażaniu nowego oprogramowania? A także o [...]
