Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

FlowDog usprawnienia elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz ułatwia wymianę informacji między pracownikami. Narzędzie umożliwia przypisanie każdemu z pracowników osobnych uprawnień, dzięki temu poufne informacje są przechowywane i przekazywane w bezpieczny sposób, bez ryzyka zgubienia, czy przekazania ich w niepowołane ręce.
Automatyzacja przetwarzania i rejestracji dokumentów znacząco wpływa na proces ich akceptacji i dalszej drogi. Dokumenty bezpośrednio trafiają do odpowiednich osób, które nadają im bieg, mogą zlecić korektę, zażądać dodatkowych informacji lub zaakceptować. Program do elektronicznego zarządzania dokumentami posiada elektroniczne archiwum, które ułatwia przechowywanie materiałów w jednym, bezpiecznym miejscu.

Intuicyjna wyszukiwarka ułatwia znalezienie materiałów w systemie. W czasie rzeczywistym mamy dostęp do wszystkich zmian w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Kontakt z Klientami na nowym, zautomatyzowanym poziomie po przez usprawnioną komunikację, wymianę korespondencji, rejestracje i archiwizację dokumentów. FlowDog zapewnia dostęp do pełnej historii i dokumentacji elektronicznego obiegu dokumentów Klienta oraz automatyczne wysyła powiadomienia i przypomnienia o przeglądach, a także raportuje o aktualnym statusie projektów w czasie rzeczywistym.

Dzięki temu istnieje możliwość budowania portfolio oraz automatycznych opinii o aplikacji, a analizowanie potrzeb w postaci przejrzystych diagramów i wykresów umożliwia jeszcze sprawniejsze i indywidualne podejście do każdego Klienta.

Przykładem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest zarządzanie fakturami, które pozwala na uporządkowanie i sklasyfikowanie firmowej dokumentacji unikając gromadzenia papierowej formy dokumentacji.

Papierowa faktura najpierw musi zostać zeskanowana i wprowadzona do systemu, a następnie konieczne jest sprawdzenie jej treści i zweryfikowanie zasadności dokumentu. Po wzbogaceniu e-faktury o konkretne informacje, następuje wstępna dekretacja księgowa. Opisana faktura zostaje wysłana do osoby akceptującej.

Wszystkie e-faktury wraz z opisami i akceptacjami są cały czas dostępne do wglądu w aplikacji.

FlowDog umożliwia automatyczne generowanie ofert na podstawie wprowadzanych danych, a następnie mechaniczne tworzenie umów, a także rejestru umów z klientami, parterami, dostawcami oraz pracownikami. Automatyczne ocr-owanie skanów umożliwia ich późniejsze wyszukiwanie w rejestrze za pomocą słów kluczy.

FlowDog jako system obiegu dokumentów posiada wbudowany mechanizm, który przypomina o terminach związanych z datą obowiązywania każdej umowy. Dotyczy to również dat obowiązywania np. gwarancji lub przeglądu. Przypomnienia mogą być ustawiane na dowolny okres przed upływem terminu obowiązywania czy wykonania zadania.

FlowDog umożliwia zdalne zarządzanie zadaniami, planowanie projektów, a także podział zadań między pracowników. Dostęp do systemu elektronicznego obiegu dokumentów po przez aplikację mobilną umożliwia kontrolę pracy i rozliczanie czasu pracy.

Platforma ułatwia zarządzanie informacjami związanymi z zadaniami: spotkania, podstęp w projektach. Pracownicy maja możliwość zgłaszania wniosków urlopowych zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej. Pracodawca może automatycznie i natychmiastowo reagować na wszystkie nieobecności i wnioski.

Prowadzenie elektronicznej ewidencji dokumentowej znacznie usprawnia pracę i przypomina nam o terminach ważności, dzięki czemu nie ma miejsc na przestoje, czy przedawnienia terminów.

W jednej aplikacji: obsługa dokumentów magazynowych, reklamacyjnych, zwrotów i raportowanie w czasie rzeczywistym. Zarządzanie różnego rodzaju dokumentacją magazynową lub związaną z podwykonawcami, tworzenie zestawień i analiz efektywności współpracy.

FlowDog cały czas się rozwija, a system obiegu dokumentów można połączyć z wieloma popularnymi narzędziami dostępnymi na rynku np. Outlook, Office365 i Sharepoint, MsTeams i wiele innych.