Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Zarządzanie firmą z FlowDog pozwala pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.

1. Twórz i przydzielaj zadania
2. Monitoruj status pracy
3. Kontroluj koszty i przychody
4. Podnoś jakość obsługi klienta

Czytaj więcej

FlowDog – System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Rozwiązanie FlowDog umożliwia zdalne zarządzanie procesami i dokumentami. Wdrażając to rozwiązanie, zyskuje się całodobowy dostęp mobilny i webowy do wszystkich zadań i dokumentów. Dzięki temu wszelkie działania w firmie są uporządkowane i sklasyfikowane, przy jednocześnie zmniejszonej liczbie pracowników, których trzeba zaangażować w obsługę dokumentów.

W procesie elektronicznego obiegu dokumentów bardzo ważne jest również zwrócenie uwagi na właściwe działanie funkcji przypisywania dostępu i uprawnień. Nasze rozwiązanie daje możliwość pełnej bądź częściowej poufności konkretnych danych, przez nadawanie przywileju ich przeglądania jedynie wybranym osobom. Aplikacja dba także o to, by wszelkie wrażliwe i prywatne informacje były przekazywane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa – niwelując ryzyko zawieruszenia czy dostania się w niepowołane ręce.
Inteligentne i intuicyjne zarządzanie elektronicznymi dokumentami

Z kolei odnalezienie nagromadzonych przez miesiące i lata dokumentów umożliwia inteligentna i intuicyjna wyszukiwarka. FlowDog zapewnia pełną rejestrację i archiwizację, dzięki czemu zyskuje się dostęp do całościowej historii Klienta i co więcej, otrzymuje się powiadomienia o:
• ważnych datach
• gwarancjach
• terminach ważności
• przedawnieniach
• przeglądach
• aktualnym statusie projektów.

To korzyści stwarzające firmie budowanie wizerunku marki, która indywidualnie podchodzi do każdego Klienta, budując z nim ponadprzeciętne relacje biznesowe.

Fakturowanie z poziomu aplikacji

W elektronicznym obiegu dokumentów istotną rolę odgrywa też fakturowanie. FlowDog daje dostęp w każdym momencie do wszystkich e-faktur z poziomu aplikacji. Podobnie zautomatyzowaniu podlega generowanie ofert i umów. Wykorzystanie technik OCR, czyli rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej, pozwala mechanicznie tworzyć różnego rodzaju kontrakty, układy i sprawniej zawierać transakcje.
Intuicyjność i automatyzacja dotyczą także spraw samych pracowników m.in. rozliczania ich czasu pracy. Mogą oni zgłaszać wnioski urlopowe zarówno z poziomu aplikacji desktopowej, jak i mobilnej. Dzięki czemu nieobecność w pracy będzie wiadoma z większym wyprzedzeniem, by później móc dostosować działania do dnia z ograniczonymi zasobami w zespole.

Wypełnij formularz kontaktowy i dowiedz się więcej

BEZPŁATNA KONSULTACJA

ZDALNE ZARZĄDZANIE FIRMĄ Z FLOWDOG.
UPORZĄDKOWANIE, USPRAWNIENIE I KONTROLA PRACY 24/7

Uporządkowane procesy online

1/7

FlowDog usprawnienia elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz ułatwia wymianę informacji między pracownikami. Narzędzie umożliwia przypisanie każdemu z pracowników osobnych uprawnień, dzięki temu poufne informacje są przechowywane i przekazywane w bezpieczny sposób, bez ryzyka zgubienia, czy przekazania ich w niepowołane ręce.
Automatyzacja przetwarzania i rejestracji dokumentów znacząco wpływa na proces ich akceptacji i dalszej drogi. Dokumenty bezpośrednio trafiają do odpowiednich osób, które nadają im bieg, mogą zlecić korektę, zażądać dodatkowych informacji lub zaakceptować. Program do elektronicznego zarządzania dokumentami posiada elektroniczne archiwum, które ułatwia przechowywanie materiałów w jednym, bezpiecznym miejscu.

Intuicyjna wyszukiwarka ułatwia znalezienie materiałów w systemie. W czasie rzeczywistym mamy dostęp do wszystkich zmian w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Kontrola nad relacjami z Klientami

2/7

Kontakt z Klientami na nowym, zautomatyzowanym poziomie po przez usprawnioną komunikację, wymianę korespondencji, rejestracje i archiwizację dokumentów. FlowDog zapewnia dostęp do pełnej historii i dokumentacji elektronicznego obiegu dokumentów Klienta oraz automatyczne wysyła powiadomienia i przypomnienia o przeglądach, a także raportuje o aktualnym statusie projektów w czasie rzeczywistym.

Dzięki temu istnieje możliwość budowania portfolio oraz automatycznych opinii o aplikacji, a analizowanie potrzeb w postaci przejrzystych diagramów i wykresów umożliwia jeszcze sprawniejsze i indywidualne podejście do każdego Klienta.

Fakturowanie

3/7

Przykładem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest zarządzanie fakturami, które pozwala na uporządkowanie i sklasyfikowanie firmowej dokumentacji unikając gromadzenia papierowej formy dokumentacji.

Papierowa faktura najpierw musi zostać zeskanowana i wprowadzona do systemu, a następnie konieczne jest sprawdzenie jej treści i zweryfikowanie zasadności dokumentu. Po wzbogaceniu e-faktury o konkretne informacje, następuje wstępna dekretacja księgowa. Opisana faktura zostaje wysłana do osoby akceptującej.

Wszystkie e-faktury wraz z opisami i akceptacjami są cały czas dostępne do wglądu w aplikacji.

Automatyczne oferty i umowy

4/7

FlowDog umożliwia automatyczne generowanie ofert na podstawie wprowadzanych danych, a następnie mechaniczne tworzenie umów, a także rejestru umów z klientami, parterami, dostawcami oraz pracownikami. Automatyczne ocr-owanie skanów umożliwia ich późniejsze wyszukiwanie w rejestrze za pomocą słów kluczy.

FlowDog jako system obiegu dokumentów posiada wbudowany mechanizm, który przypomina o terminach związanych z datą obowiązywania każdej umowy. Dotyczy to również dat obowiązywania np. gwarancji lub przeglądu. Przypomnienia mogą być ustawiane na dowolny okres przed upływem terminu obowiązywania czy wykonania zadania.

Rozliczanie czasu pracy, kontrola nad zadaniami i projektami

5/7

FlowDog umożliwia zdalne zarządzanie zadaniami, planowanie projektów, a także podział zadań między pracowników. Dostęp do systemu elektronicznego obiegu dokumentów po przez aplikację mobilną umożliwia kontrolę pracy i rozliczanie czasu pracy.

Platforma ułatwia zarządzanie informacjami związanymi z zadaniami: spotkania, podstęp w projektach. Pracownicy maja możliwość zgłaszania wniosków urlopowych zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej. Pracodawca może automatycznie i natychmiastowo reagować na wszystkie nieobecności i wnioski.

Obsługa produkcji, magazynów, dostawców zewnętrznych

6/7

Prowadzenie elektronicznej ewidencji dokumentowej znacznie usprawnia pracę i przypomina nam o terminach ważności, dzięki czemu nie ma miejsc na przestoje, czy przedawnienia terminów.

W jednej aplikacji: obsługa dokumentów magazynowych, reklamacyjnych, zwrotów i raportowanie w czasie rzeczywistym. Zarządzanie różnego rodzaju dokumentacją magazynową lub związaną z podwykonawcami, tworzenie zestawień i analiz efektywności współpracy.

Integracje z innymi systemami

7/7

FlowDog cały czas się rozwija, a system obiegu dokumentów można połączyć z wieloma popularnymi narzędziami dostępnymi na rynku np. Outlook, Office365 i Sharepoint, MsTeams i wiele innych.

korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów

Zdalne zarządzanie procesami i dokumentami

Dostęp mobilny i webowy do wszystkich zadań i dokumentów 24/7

Pełna kontrola i monitoring statusów przyjścia i wyjścia dokumentów

Zmniejszenie do minimum liczb osób zaangażowanych w obsługę dokumentów

Eliminacja błędów i pomyłek w dokumentach, zagubienia, czy przekazania do nieodpowiedniego adresata

Digitalizacja dokumentów i oszczędność czasu

Dostępność dla każdej branży. Obieg dokumentów ma miejsce w każdej firmie, bez względu na wielkość czy sektor, w jakim działa.

Poprawienie komunikacji w firmie

Przyjazny interfejs

Case Study

Rekrutacja pracowników w architekturze rozproszonej

problem: Firma potrzebowała aby wszystkie informacje dotyczące zatrudniania znajdowały się w jednym, uporządkowanym miejscu, tak aby móc mierzyć zapotrzebowanie na nowych pracowników, efektywność rekrutacji, a także sprawnie prowadzić proces obiegu dokumentów kadrowych oraz automatycznie uzupełniać wszystkie niezbędne dane.

ROZWIĄZANIE: sprawdź, jak platforma FlowDog rozwiązała ten problem:

SPRAWDŹ ROZWIĄZANIE
Z BLOGA

Bezpłatna konsultacja

Chcesz dowiedzieć się więcej o nas? Zapraszamy do kontaktu z nami!

To pole jest wymagane.
To pole jest wymagane.
To pole jest wymagane.
[*] wymagane