System DMS – czym jest i jak go stosować?

W pierwszym ćwierćwieczu XXI wieku jesteśmy świadkami tego, że obszar związany z systemami DMS z roku na rok osiąga niespotykane dotąd wyżyny. Dotychczas technologię tę zaimplementowało ponad 75% przedsiębiorstw na całym świecie. Trend wzrostowy w tej kwestii przewiduje się zarówno w małych oraz średnich, jak i dużych firmach. Ten zwiększony popyt jest napędzany przez coraz większą liczbę firm inwestujących w transformację cyfrową. Ponieważ zjawisko to nadal zyskuje na znaczeniu, możemy spodziewać się napływu na rynek nowych technologii i usług, które sprawią, że DMS będzie jeszcze skuteczniejszy i wydajniejszy.

System DMS – co to jest?

System DMS (ang. Document Management System) to system do zarządzania dokumentami. Systemy typu DMS działają w bazie danych. Są przeznaczone do kompletowania, gromadzenia, przesyłania, udostępniania oraz wyszukiwania dokumentów. Dotyczy to zarówno plików, które powstały w ramach działania danej organizacji, jak i przekazywanych na zewnątrz. Funkcjonalnością takiego systemu jest m.in. możliwość wyszukiwania potrzebnych danych na podstawie konkretnych kryteriów czy słów kluczowych. Dokument trafia do systemu automatycznie, np. poprzez zeskanowanie papierowej wersji.

Dlaczego warto korzystać z elektronicznego systemu dokumentów?

Model tradycyjnego obiegu dokumentów wciąż jest obecny w wielu przedsiębiorstwach. Nie tylko w tych małych. Również w niektórych średnich, a nawet dużych firmach wciąż występuje papierowy obieg dokumentów. Tradycyjny obieg to przekazywanie pism w formie papierowej między całymi działami oraz jednostkami.

Proces obiegu dokumentów to ścieżka ich rejestracji i przyporządkowania. Obejmuje nadawanie im uprawnień czy priorytetów, a także odpowiedniej klasyfikacji. Papierowy obieg ma wiele wad i może przynieść firmie sporo strat. Nie jest on optymalny pod względem finansowym, wydajnościowym i efektywnościowym.

10 zalet systemu DMS – nie tylko zoptymalizowanie kosztów o 50%

Cyfrowy system zarządzania dokumentami zapewnia wiele korzyści. Umożliwia użytkownikom tworzenie i przechowywanie dokumentów w bezpiecznym środowisku cyfrowym. Eliminuje potrzebę stosowania fizycznych szafek na akta lub teczek. System DMS oferuje efektywniejsze możliwości wyszukiwania, pozwalające na szybszy dostęp do danych. Zautomatyzowany przepływ pracy zapewnia bezpieczne przechowywanie i udostępnianie plików w różnych działach oraz wśród interesariuszy zewnętrznych. Niemniej zalet DMS jest znacznie więcej, a najważniejsze z nich to:

• Łatwa dostępność – dzięki systemowi DMS dostęp do dokumentów można uzyskać z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy mieć komputer lub urządzenie przenośne i dostęp do Internetu. Systemy oparte na chmurze ułatwiają dostęp do najnowszej wersji dokumentu bez konieczności martwienia się o problemy z kompatybilnością lub utratę plików z powodu awarii sprzętu. Dzięki temu zespoły mogą łatwiej współpracować nad projektami, znajdując się w różnych lokalizacjach.
• Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – dobry DMS powinien mieć solidne zabezpieczenia, które chronią Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem i są zgodne ze standardami branżowymi. Dzięki temu tylko upoważniony personel ma dostęp do wrażliwych informacji. W takim przypadku ryzyko dostania się ich w niepowołane ręce jest ograniczone do minimum.
• Zautomatyzowany przepływ pracy – umożliwia użytkownikom szybkie i łatwe tworzenie, przeglądanie, zatwierdzanie i odrzucanie dokumentów. Nie wymaga ręcznej interwencji zespołów zarządzających. Pomaga usprawnić procesy i poprawić wydajność poprzez skrócenie czasu realizacji zadań związanych z dokumentami.
• Kontrola wersji – to kolejna ważna funkcja oferowana przez wiele systemów zarządzania dokumentami. Pozwala użytkownikom na śledzenie zmian dokonywanych w dokumentach w czasie. Dzięki temu starsze wersje mogą być pobierane w razie potrzeby w celach referencyjnych lub porównawczych. Pomaga to też zapewnić spójność pomiędzy różnymi wersjami dokumentu. Wpływa także na poprawę dokładności podczas wprowadzania zmian lub aktualizacji istniejących dokumentów.
• Pojemność pamięci masowej – wiele platform do zarządzania dokumentami zapewnia dużą pojemność pamięci masowej. W związku z tym firmy nie muszą się martwić o wyczerpanie miejsca na zasoby cyfrowe. Są one bezpiecznie przechowywane poza siedzibą firmy w przypadku nagłych wypadków, takich jak pożary lub powodzie.
• Możliwość audytu – funkcje audytu umożliwiają managerom śledzenie, kto ma dostęp do określonych dokumentów w danym czasie. Pomaga to im odpowiednio wcześnie dostrzec potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa lub naruszenia danych.
• Funkcjonalność wyszukiwania – pozwala użytkownikom na szybkie lokalizowanie określonych plików spośród tysięcy dokumentów. Możliwe jest to poprzez wprowadzenie właściwych słów kluczowych do paska wyszukiwania systemu. W ten sposób unika się ręcznego przeglądania teczek czy archiwów.
• Oszczędność kosztów – poprzez automatyzację procesów firmy mogą zmniejszyć koszty. Unika się kosztów pocztowych czy kurierskich związanych z wymianą dokumentów między kontrahentami. Błyskawiczne dostarczanie i odbieranie faktur może wiązać się z rabatami za wczesną i regularną płatność. Unika się niechcianych odsetek w przypadku zwłoki. Z DMS istotnie można zniwelować koszty archiwizacji. Firmy ograniczają koszty dotyczące drukowania, kserowania i stacjonarnego archiwum. Należy wziąć też pod uwagę oszczędność wynikającą z minimalizacji popełnianych błędów. W historii przedsiębiorstw zapisało się wiele sytuacji, w których jeden prosty błąd człowieka kosztował firmę miliony złotych.
• Możliwości integracji – wiele systemów zarządzania dokumentami oferuje integrację z innymi aplikacjami biznesowymi. Mowa w tym przypadku o oprogramowaniach księgowych, platformach do zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemach planowania zasobów przedsiębiorstwa czy popularnych pakietach biurowych.
• Skalowalność – last but not least, jedną z najlepszych cech oferowanych przez większość rozwiązań zarządzania dokumentami jest skalowalność. Oznacza to, że firmy mogą zwiększać pojemność pamięci masowej w razie potrzeby, bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu. W miarę rosnących potrzeb mogą też wdrażać do systemu DMS nowe funkcjonalności.

System DMS – przykłady wykorzystania

Chcielibyśmy, żeby wszystko zawsze szło tak, jak sobie zaplanowaliśmy, ale realia pracy często są inne. Zdarza się, że to właśnie te, wydawać by się mogło, najprostsze i najbardziej administracyjne czynności opóźniają dalsze procesy w działach sprzedaży czy marketingu, a także wśród pracowników, którzy są rozproszeni w terenie, lub podmiotów trzecich. Elektroniczny obieg dokumentów może znacznie usprawnić codzienne, powtarzalne zadania i wiele procesów w firmie.

Obieg korespondencji

Sprawny obieg dokumentacji ułatwia zapanowanie nad porządkiem korespondencji. Każdy z pracowników może samodzielnie rejestrować swoje działania, a także przetwarzane dokumenty. FlowDog wspiera automatyczną i manualną rejestrację korespondencji. Za pomocą platformy można przetwarzać niezbędne dane i przesyłać dokumenty odpowiedniemu odbiorcy.

Proste administrowanie systemem

Systemy DMS zapewniają sprawne zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami. Umożliwiają także konfigurację systemu adekwatną do potrzeb biznesowych firmy. Znacznie ułatwia to korzystanie z aplikacji, ponieważ pozwala na ograniczenie do minimum liczby zbędnych informacji i wiadomości.

Raportowanie

Dzięki modułowi raportowania istnieje możliwość podglądania statusu spraw w czasie rzeczywistym. Funkcja ta umożliwia też kontrolę efektów pracy zespołów. Za jej pomocą możliwe jest generowanie automatycznych raportów według odpowiednio dostosowanych filtrów. Wobec tego łatwo jest wykryć niezgodności, przestoje i błędy, a także szybko na nie zareagować.

Systemy zarządzania dokumentami oferują wiele korzyści. Zapewniają lepszą dostępność, bezpieczeństwo i środki zgodności, zautomatyzowany przepływ pracy czy kontrolę wersji. Większość rozwiązań ma opcję integracji i jest skalowalna. Dzięki temu małe i duże firmy mogą czerpać korzyści związane z użytkowaniem DMS w sposób efektywny i skuteczny.