Artykuły blogowe

System DMS – czym jest i jak go stosować?

System DMS – co to?

System DMS (Document Management System) to nic innego jak system do zarządzania dokumentami. Systemy typu DMS działają w bazie danych i są przeznaczane do kompletowania, gromadzenia, przesyłania, udostępniania oraz wyszukiwania dokumentów, które powstały w ramach działania danej organizacji, a także tych przekazywanych na zewnątrz. Funkcjonalnością takiego systemu jest m.in. możliwość wyszukiwania potrzebnych danych na podstawie konkretnych kryteriów czy słów kluczowych. Dokument trafia do systemu automatycznie, np. poprzez zeskanowanie wersji papierowej.

Dlaczego warto korzystać z elektronicznego systemu dokumentów?

Wydawać by się mogło, że model tradycyjnego obiegu dokumentów jest obecny tylko w małych przedsiębiorstwach. Niestety, w średnich, a nawet dużych firmach papierowy obieg dokumentów wciąż jest powszechny. Tradycyjny obieg to przekazywanie pism w formie papierowej między działami, pracownikami, oddziałami oraz dostawcami zewnętrznymi i kontrahentami. Proces obiegu dokumentów to ścieżka ich rejestracji i przyporządkowania, nadania im uprawnień i priorytetów, a także ich odpowiedniego sklasyfikowania oraz prawidłowego zarchiwizowania.

Papierowy obieg dokumentów ma wiele wad i może przynieść sporo strat w firmie. Od tych oczywistych – finansowych – po te związane z zatrudnianiem pracowników, a przede wszystkim z czasem, który jest przeznaczany na czynności, jakie mogłyby przecież zostać zautomatyzowane.

Dowiedz się więcej o elektronicznym obiegu dokumentów!

System DMS – przykłady wykorzystania

Chcielibyśmy, żeby wszystko zawsze szło tak, jak sobie zaplanowaliśmy, ale realia pracy często są inne. Zdarza się, że to właśnie te, wydawać by się mogło, najprostsze i najbardziej administracyjne czynności opóźniają dalsze procesy w działach sprzedaży, marketingu, a także wśród pracowników, którzy są rozproszeni w terenie, czy podmiotów trzecich. Elektroniczny obieg dokumentów może znacznie usprawnić codzienne, powtarzalne zadania i wiele procesów w firmie.

Obieg korespondencji

Sprawny obieg dokumentacji potrafi zapanować nad porządkiem korespondencji wychodzącej i przychodzącej. Każdy z pracowników może samodzielnie rejestrować swoje działania, a także dokumenty, za jakie jest odpowiedzialny, i przekazywać je dalej. FlowDog wspiera automatyczną i manualną rejestrację korespondencji – potrafi przetworzyć niezbędne dane i przesłać dokumenty odpowiedniemu odbiorcy.

Proste administrowanie systemem

Systemy typu DMS zapewniają sprawne zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami oraz konfiguracje systemu. Znacznie ułatwia to korzystanie z aplikacji, ponieważ pozwala na ograniczenie do minimum liczby zbędnych informacji i wiadomości (w zależności od zakresu obowiązków, jakie mają użytkownicy).

Raportowanie

Dzięki modułowi raportowania istnieje możliwość podglądania statusu spraw w czasie rzeczywistym, a także kontrolowania efektów pracy zespołów i – co najważniejsze – generowania automatycznych raportów według nadanych odpowiednio filtrów. Dzięki temu łatwo jest wykryć niezgodności, przestoje i błędy, a także szybko na nie zareagować.

Wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją pozwoli w łatwy sposób utrzymać porządek oraz kontrolę nad wielozadaniowością. Każdy rozwijający się biznes powinien liczyć się z coraz większą liczbą klientów, a tym samym z kolejnymi wymaganiami i dokumentacją. Uporządkowanie procesów związanych z obiegiem pism – z ich odpowiednim podziałem, przypisaniem do poszczególnych pracowników czy nadaniem im etapów realizacji – znacznie usprawni przekazywanie dokumentów. Możliwości wynikające ze szczegółowego filtrowania, wyszukiwania, a także generowania przejrzystych raportów znacznie przekładają się na ograniczenie błędów, pomyłek i zbędnych kosztów, a także zapewniają dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

 

 

 

 

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzaj zdalnie procesami i zadaniami! FlowDog pozwala pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog – elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Usługi w terenie

Zyskaj kontrolę nad ilością i jakością usług świadczonych przez pracowników terenowych. Z FlowDog zlecaj zadania z poziomu aplikacji, monitoruj statusy, bądź w kontakcie z pracownikami i zwiększaj dosprzedaż terenową!



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE