Automatyczne generowanie ofert i umów

Automatyczne generowanie dokumentów

Dzięki zaawansowanym systemom automatyzacji współczesne firmy mogą znacząco skrócić czas potrzebny na przygotowanie kluczowych dokumentów, jednocześnie podnosząc ich jakość i zgodność z obowiązującymi normami prawnymi.

Automatyczne generowanie ofert i umów pozwala na zminimalizowanie ryzyka błędów ludzkich, co ma bezpośrednie przełożenie na zadowolenie klientów i stabilność finansową firmy. Ponadto umożliwia szybszą finalizację umów, spójną i klarowną komunikację oraz łatwe i wygodne zarządzanie sprzedażą.

Co wyróżnia system FlowDog i dlaczego staje się on nieodłącznym elementem każdego nowoczesnego biznesu?

Jak działa automatyczne generowanie ofert i umów FlowDog?

System FlowDow wyróżnia kilka innowacyjnych elementów.

• Łatwe akceptowanie zamówień

Dzięki mechanizmowi opartemu o połączenie wiadomości SMS, e-mail i generowania skrótów cyfrowych dokumentów, klienci mogą podpisywać zamówienia szybko, łatwo i bezpiecznie.

• Automatyczne generowanie dokumentów PDF

Nasza autorska technologia umożliwia w pełni automatyczne przygotowywanie i generowanie umów i zamówień w formacie PDF. Zapewnia przy tym pełen profesjonalizm, spójność komunikacji i szybkość działania.

• Łatwe wdrażanie bez kodowania

Technologia LowCode/NoCode umożliwia szybkie tworzenie struktury danych oraz ekranów interfejsu użytkownika. Taka elastyczność pozwala na łatwe i wygodne dostosowanie produktu do potrzeb biznesowych konkretnej organizacji.

Przykładowe funkcjonalności FlowDog

System automatycznego generowania ofert i umów ma szereg funkcjonalności, które ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków, porządkują informacje i uwalniają pracowników od rutynowych zadań.

Zarządzanie zamówieniami

• Scentralizowane informacje o zamówieniach
• Przydzielanie realizacji zamówień do określonych pracowników lub grup pracowników
• Bieżące informacje o statusie realizacji zamówienia
• Ostrzeżenia o opóźnieniach
• Możliwość informowania działu finansów o konieczności wystawienia dokumentów sprzedaży

Zarządzanie sprzedażą

• Baza klientów
• Cenniki
• Szanse sprzedaży
• Możliwość generowania ofert
• Możliwość generowania zamówień
• Możliwość generowania umów
• Prowadzenie ewidencji działań sprzedażowych (telefony, maile, spotkania)
• Integracja ze skrzynką pocztową
• Integracja z kalendarzem

Kontrola jakości

• Wprowadzenie standardów kontroli dla poszczególnych zadań
• Możliwość elektronicznego wypełniania np. kart kontroli jakości
• Dostęp do bazy wiedzy
• Możliwość przesyłania wypełnionych kart zgodnie z ustalonymi ścieżkami akceptacji
• Archiwizowanie dokumentów elektronicznych

Korzyści automatyzacji generowania ofert i umów

Automatyczne generowanie dokumentów, takich jak oferty i umowy, niesie ze sobą szereg korzyści, które wykraczają poza oczywiste oszczędności czasowe i finansowe.

1. Zwiększenie efektywności operacyjnej

Najbardziej namacalnym benefitem automatyzacji jest zwiększenie efektywności operacyjnej. Proces tworzenia dokumentów zostaje skrócony do kilku minut. Wszystko to za sprawą gotowych szablonów, które można szybko dostosować do specyficznych potrzeb klienta.

2. Poprawa zgodności z przepisami prawnymi

W branżach regulowanych, takich jak finanse czy prawo, każdy błąd w umowie może mieć poważne konsekwencje. Automatyczne systemy generowania umów, dzięki eliminacji ręcznego wpisywania danych, redukują ryzyko błędów, co przekłada się na większą precyzję i spójność dokumentów.

3. Poprawa relacji z klientami

Szybkość i precyzja tworzenia dokumentów mają bezpośredni wpływ na relacje z klientami. Dzięki automatyzacji firma postrzegana jest jako profesjonalna i wzbudzająca zaufanie. Możliwość błyskawicznego przygotowania oferty może być kluczowym czynnikiem w wygraniu kontraktu, zwłszcza w sytuacjach, gdy czas reakcji jest decydujący.

4. Spersonalizowana komunikacja

Nasze indywidualne szablony maili umożliwiają personalizację komunikacji z klientami, co wpływa pozytywnie na relacje biznesowe i zwiększa szanse na udane transakcje.

5. Łatwa integracja z bazą danych

Automatyczna aktualizacja bazy danych klientów z zewnętrznymi bazami sprawia, że informacje są zawsze aktualne i dokładne, co minimalizuje ryzyko błędów i umożliwia synchronizację informacji w czasie rzeczywistym.

6. Niestandardowe umowy pod ręką

Możliwość dodawania niestandardowych umów za pomocą krótkiego formularza i załącznika z weryfikacją danych klienta daje firmie swobodę obsługi różnorodnych przypadków.

7. Efektywny proces akceptacji

Przekierowywanie określonych umów do przełożonego w celu akceptacji oraz możliwość samodzielnego przekazywania dokumentów do akceptacji przez handlowca podnosi efektywność procesu akceptacji.

8. Skalowalność i elastyczność

Automatyzacja umożliwia łatwe skalowanie procesów w miarę rozwoju firmy. System może obsługiwać rosnącą liczbę dokumentów bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu. Automatyczne generowanie dokumentów pozwala też na szybkie dostosowanie się do zmieniających się potrzeb klientów.

FlowDog wspiera długofalowy rozwój firm

Automatyczne generowanie ofert i umów FlowDog to strategiczne narzędzie, które przynosi wymierne korzyści biznesowe. Zwiększenie efektywności, zgodności z przepisami, poprawa relacji z klientami oraz skalowalność to elementy, które czynią z niego nieodzowny element nowoczesnego biznesu.

System FlowDog nie tylko upraszcza codzienne operacje, porządkuje procesy, przyspiesza pracę i eliminuje błędy, ale też wspiera długoterminowy rozwój i innowacyjność firmy.