Rozwój nowych technologii sprawia, że coraz więcej aspektów życia codziennego ulega procesowi cyfryzacji. W ostatnich latach szczególnie dynamicznie rozwijały się prace nad powszechnym wdrożeniem e-paragonów. Cały proces z uwagi na wysokie obciążenia dla firm oraz potrzebę zaimplementowania nowych technologii został rozłożony w czasie i nadal trwa. Jeśli chcesz się dowiedzieć czym jest e-paragon, które kasy fiskalne dają możliwość stosowania e-paragonów i jakie zalety ma elektroniczny paragon fiskalny, koniecznie przeczytaj poniższy artykuł!
Art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) nakłada na przedsiębiorców obowiązek ewidencjonowania „sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych” przy wykorzystaniu kas rejestrujących.
Ten sam artykuł w ustępie 3a mówi, że przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących muszą „wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub, za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony”.
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, szczegółowo reguluje kwestie związane z prowadzeniem ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także warunki i sposób używania kas oraz „rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów”.
Ponadto rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii „w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących” oraz rozporządzenie „w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii”, uzupełniają ww. przepisy w zakresie szczegółowych kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.
E-paragon najprościej ujmując, jest to elektroniczna forma tradycyjnego paragonu fiskalnego, który jest dowodem dokonania transakcji. Nie ma przymusu drukowania e-paragonu, gdyż jest on przesyłany nabywcy za jego zgodą. Elektroniczny paragon fiskalny może być przekazany SMS-em, mailem lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcjonalnością. Obecnie najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest wysyłanie paragonu w formacie .PDF na podany przez klienta adres poczty elektronicznej.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. „w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania” oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. „w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania” stanowią podstawę prawną do wystawiania e-paragonów za pomocą kas wirtualnych.
Kasy wirtualne jest to rodzaj kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania, które można zainstalować na tablecie lub smartfonie. Nie jest to stricte konkretne urządzenie, ale program i to osoba prowadząca działalność gospodarczą decyduje, czy chce korzystać z tego typu rozwiązania. Mogą posługiwać się nim osoby posiadające status płatnika VAT prowadzące działalność w zakresie m.in.:
Należy mieć na uwadze, że urządzenia wykorzystywane jako kasy wirtualne powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i na bieżąco aktualizowane. Dodatkowo organy podatkowe mogą zażądać od przedsiębiorcy udostępnienia urządzenia, na którym zostało ono zainstalowane. Ponadto podatnik zobowiązany jest poinformować właściwy Urząd Skarbowy o awarii (w ciągu 24 godzin od stwierdzenia wystąpienia awarii) lub utracie urządzenia (w ciągu 3 dni od powzięcia informacji o utracie).
Od 1 maja 2019 r. obowiązują przepisy, które umożliwiają zewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas online. Kasa fiskalna online umożliwia wystawienie e-paragonu oraz jednocześnie przesłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Dla prawidłowego przebiegu procesu przepływu informacji kasy online muszą być podłączone do sieci teleinformatycznej. Dodatkowo kasy online muszą być połączone z terminalami płatniczymi.
Jednak faktycznie dopiero wydane później rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących w pełni umożliwiło wystawianie i wydawanie paragonu w formie elektronicznej bez konieczności drukowania go w kasach online. Opóźnienia związane z pojawieniem się e-paragonów wiązały się m.in. z potrzebą opracowania i wdrożenia nowych funkcji.
Paragon fiskalny wygenerowany przez kasę rejestrującą on-line powinien być w formie papierowej i elektronicznej lub na prośbę klienta tylko w postaci elektronicznej. Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek stosowania kasy fiskalnej online. Obligatoryjnie ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą tego rodzaju kas rejestrujących mają podmioty, które:
Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, uzyskują konkretne profity dzięki temu, że mogą wystawić e-paragony. Niektóre z nich to:
Paragon elektroniczny powinien zawierać następujące informację:
Od września 2023 r. posiadaczom aplikacji e-paragony zostaną udostępnione nowe funkcje pozwalające na gromadzenie elektronicznych paragonów fiskalnych oraz generowanie indywidualnego kodu użytkownika.
Jeśli użytkownik aplikacji e-paragony będzie chciał otrzymać elektroniczny zapis transakcji, powinien pobrać unikalny identyfikator (w postaci kodu paskowego), który w momencie dokonywania zakupu będzie musiał przedstawić sprzedawcy do zeskanowania czytnikiem. W ciągu kilku następnych sekund będzie można pobrać paragon z systemu na swój telefon.
Osoby, które zdecydują się skorzystać z tego typu rozwiązania:
Elektroniczne paragony fiskalne są pełnoprawnymi dowodami zakupu, które upoważniają do zwrotu, wymiany lub reklamacji towaru. Od tradycyjnych paragonów papierowych różnią się tym, że są wystawiane i gromadzone za pomocą nowoczesnych technologii cyfrowych. Ponadto dzięki zastosowaniu sprawdzonych mechanizmów weryfikacji danych są równie dobrze zabezpieczone, jak ich papierowi poprzednicy. Paragon elektroniczny jest wygodniejszy w przechowywaniu oraz redukuje negatywny wpływ firm na naturalne środowisko.
FlowDog wziął udział w renomowanym konkursie "Mocarze Hiperautomatyzacji" i osiągnął niezwykły sukces. Wraz z naszym Klientem, Eden Springs, zgłosiliśmy naszą innowacyjną automatyzację procesów, które udało się u nich [...]
Sprawdź jakie procesy zostały zautomatyzowane w firmie z sektora produkcji dzięki wdrożeniu systemu FlowDog.
Dlaczego FlowDog to idealne rozwiązanie dla branży produkcji? Specyfika tego sektora powoduje, że ciężko o dwa takie same, identyczne procesy. Indywidulane podejście jest tutaj na wagę złota. Narzędzia [...]
Diabeł tkwi w szczegółach… udanego wdrożenia. Sprawdź od czego zacząć odpowiednie przygotowanie do zmiany?
Czym jest automatyzacja procesów? Jakie są zalety i wady optymalizacji procesów? W jakim obszarze najszybciej zoptymalizować procesy w firmie?
