Artykuły blogowe

Automatyzacja procesów – 5 rzeczy, które warto wiedzieć

Czym jest automatyzacja procesów?

Automatyzacja procesów biznesowych – tzw. workflow – to proces uporządkowania i usprawnienia, podczas którego dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur. Każda firma ma procesy, nawet jeśli nie nazywa ich w ten sposób. Procesem jest obieg dokumentów, np. faktur, czy akceptacja kosztów, wniosków urlopowych, a nawet dodawanie kolejnego zamówienia. Automatyzacja procesów powinna być jednym z głównych celów każdej firmy. Cyfryzacja może wydawać się skomplikowana i kojarzyć się tylko z bardzo dużymi firmami, jednak, aby móc rozwijać biznes, warto przeanalizować dotychczasowe działania w firmie. Automatyzacja procesów w firmie niesie wymierne korzyści w perspektywie czasu. Świadomość, że odpowiednie zarządzanie procesami jest potrzebne, jest coraz większa wśród polskich przedsiębiorstw. Pojawia się jednak sporo niepewności i brak odpowiedniej edukacji w tej kwestii, co spowalnia proces automatyzacji. Jak rozpocząć cyfryzację w firmie z sukcesem i bez wątpliwości?

Zalety i wady automatyzacji procesów

Automatyzacja procesów biznesowych powinna być świadomym i przemyślanym działaniem – wtedy bowiem może przynieść szereg długofalowych korzyści. Spośród najważniejszych możemy wymienić:

– Obniżenie kosztów o nawet 30%. Automatyzacja sprzyja oszczędnościom. Dzięki dostarczeniu odpowiednich dla firmy narzędzi usprawniane są działania pracowników i zyskują oni więcej czasu na kreatywne działania.

– Zmniejszenie i eliminacja wskaźników błędów. Nie myli się tylko ta osoba, która nic nie robi. Błędy i pomyłki ludzkie są naturalnymi elementami działania firmy. Odpowiedni system jest w stanie wpłynąć na redukcję ryzyka.

Poprawa jakości procesów wewnętrznych. Kluczowe są w tym przypadku status wszystkich zadań, zdefiniowana jasna procedura zarządzania, automatyczne powiadomienia i możliwość pracy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, a także brak przestojów i efektywna praca.

Wyższa jakość obsługi klienta. Czas reakcji na potrzeby klientów czy potencjalnych kontrahentów jest w dzisiejszych czasach kluczowy, aby możliwe było rozwijanie biznesu. Dlatego obsługa wybranych potrzeb zewnętrznych może odbywać się za pośrednictwem jednego systemu dostępnego w aplikacji webowej lub mobilnej.

Mimo licznych zalet automatyzacja procesów może posiadać też pewne wady. Przede wszystkim, decydując się na nią, trzeba liczyć się z pewnym kosztem inwestycji. Na inwestycję tę składają się zasoby finansowe, ale przede wszystkim czas wybranych pracowników czy zespołów mających odpowiadać za projekt. Bez stosownego nakładu czasu pracy i zaangażowania we wdrożenie nawet najlepszy system nie będzie efektywny – pracownicy nie będą chcieli z niego korzystać. Dlatego już na etapie wyboru odpowiedniego dla firmy rozwiązania należy zwrócić uwagę na niezbędny czas. Trzeba także uwzględnić wszystkie możliwości, jakie oferuje system, oraz to, czy będzie on przyjazny w użytkowaniu w przypadku zarówno wysoko wykwalifikowanej kadry, jak i pracowników liniowych.

W jakich obszarach może być wykorzystywana automatyzacja procesów?

Przeniesienie wszystkich dotychczasowych procesów, np. czynności wykonywanych w Excelu, maili czy papierowych dokumentów, nie będzie możliwe od razu. Warto zastanowić się, które zmiany przyniosą korzyści najszybciej. Kluczową rolę odgrywają pracownicy – wdrażanie nowych narzędzi to zawsze duże wyzwanie dla wszystkich, którzy są włączeni w projekt. Ponadto każdy proces, nawet, jeśli nazywa się tak samo w wielu firmach, w każdej z nich przebiega zupełnie inaczej.

Krok pierwszy – identyfikacja potrzeb

Na początku należy przyjrzeć się czynnościom, które wykonujemy codziennie. Określamy, jaką część czasu zajmują nam rzeczywiste procedury z nimi związane, a ile czasu poświęcamy realnie na wszystkie pozostałe elementy związane z tymi zadaniami.

W każdej organizacji występują różne działy i obszary akcji, za które odpowiadają ludzie – ludzie, którzy mają swoje ulubione i te mniej lubiane czynności. W działach finansowych możemy śmiało poddać automatyzacji procesy księgowe, w HR – rekrutację i onboarding, w IT – zarządzanie ticketami czy sprzętem, a w dziale administracji – zarządzanie biurem, rejestr umów, marketing, przygotowywanie kampanii (czyli cały workflow).

Krok drugi – odpowiednie narzędzia

Obecnie na rynku jest bardzo dużo rozwiązań, które gwarantują automatyzację poszczególnych obszarów firmy. Każde coś automatyzuje, upraszcza. Na co zwrócić uwagę, aby wybór okazał się trafiony? Na ludzi. Musimy pamiętać, że w każdej organizacji fundament tworzą ludzie, dla których wdrażanie nowego systemu to dodatkowa praca i konieczność wprowadzania danych w kolejnym miejscu. Warto pamiętać, że wiele procesów jest ze sobą powiązanych, np. proces sprzedaży z fakturowaniem, proces rekrutacji z administracją itd. Dlatego, jeśli przymierzamy się do automatyzacji, poszukajmy narzędzia, które zapewni nam szerokie możliwości. Na rynku znajdziemy platformy, które podołają takiemu zadaniu.

Krok trzecielastyczność systemu

Wybrane narzędzie powinno być relatywnie szybkie w implementacji i elastyczne we wprowadzaniu zmian. Przy wyborze systemu kluczowe jest, aby nie było ono rozwiązaniem zamkniętym – tak aby w dowolnym momencie można było dokonywać modyfikacji związanych choćby ze zmianami, jakie zachodzą w automatyzowanych w firmie procesach.

Krok czwarty –plan automatyzacji

Nie da się wprowadzić wszystkich zmian jednocześnie – bez poprawek i ulepszeń. Należy zacząć od dodawania do systemu głównych parametrów procesu. Wszystkie pozostałe wątki i warianty można uwzględniać na bieżąco, zależnie od potrzeb. Komunikacja to słowo klucz. Nie zapominajmy o odpowiednim wdrożeniu wszystkich, którzy będą z systemu korzystać – ma to ogromne znaczenie, zwłaszcza w przypadku procesu obsługiwanego manualnie, gdzie występuje mnóstwo możliwości. Jeśli chcielibyśmy spisać je wszystkie i oprogramować, po pierwsze zajęłoby to mnóstwo czasu, a po drugie – proces wcale nie byłby łatwiejszy. Gdy na początku wprowadzimy podstawowe założenia, damy sobie szansę na pominięcie tego, co jest zbędne, i uwzględnienie wyłącznie tego, co rzeczywiście przyniesie nam korzyść.

Krok piąty – zaangażowanie

Zmiany są po to, aby pomóc pracownikom w wykonywaniu codziennych zadań i ułatwić im pracę. Zaangażuj swoich ludzi, pozwól im działać i słuchaj tego, co mówią. Wówczas możliwe będzie reagowanie na ich potrzeby – sprawienie, że wdrażanie nowego systemu okaże się dla nich korzyścią. Wybierz kilka osób, które będą odpowiedzialne za automatyzację procesów w firmie, wybór narzędzia i koordynację wdrożenia. Współpracując z pracownikami, realnie wpłyniesz na rozwój biznesu.

 

 

 

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco–
subskrybuj nasz newsletter

zapisz się do newslettera

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzaj zdalnie procesami i zadaniami! FlowDog pozwala pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog – elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Usługi w terenie

Zyskaj kontrolę nad ilością i jakością usług świadczonych przez pracowników terenowych. Z FlowDog zlecaj zadania z poziomu aplikacji, monitoruj statusy, bądź w kontakcie z pracownikami i zwiększaj dosprzedaż terenową!



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE