Automatyzacja procesów – 5 rzeczy, które warto wiedzieć

Automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, BPA) jest przyszłością wielu firm i branż. Przynosi przedsiębiorstwom mnóstwo korzyści, wobec czego staje się coraz popularniejsza i potrzebna w dzisiejszym świecie biznesu. Stosują ją nie tylko wielkie korporacje i instytucje publiczne. Coraz częściej wdrażana jest przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Warto zauważyć, że automatyzacja procesów nie jest rozwiązaniem uniwersalnym i nie każdy proces biznesowy może zostać zautomatyzowany. W przypadku realizacji niektórych zadań nadal konieczne jest zaangażowanie człowieka, jednak automatyzacja może istotnie usprawnić tzw. workflow.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych to proces uporządkowania i usprawnienia, podczas którego dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur. Każda firma ma procesy, nawet jeśli nie nazywa ich w ten sposób. Procesem jest obieg dokumentów, np. faktur, akceptacja kosztów czy wniosków urlopowych, a nawet dodawanie kolejnego zamówienia.

Nowoczesne zarządzanie procesami powinno być jednym z głównych celów każdej firmy. Cyfryzacja niesie bowiem wymierne korzyści w perspektywie czasu. Świadomość potrzeby odpowiedniego zarządzania procesami jest coraz większa wśród polskich przedsiębiorstw. Pojawia się jednak sporo niepewności i brak odpowiedniej edukacji w tej kwestii. Wobec tego wiele firm oddala implementację, myśląc, że jest to proces skomplikowany i drogi. Jak rozpocząć cyfryzację w firmie z sukcesem i bez wątpliwości?

Jak i które procesy biznesowe można poddać automatyzacji?

Zautomatyzowanie wszystkich dotychczasowych procesów biznesowych nie będzie możliwe od razu. Warto zastanowić się, które zmiany przyniosą korzyści najszybciej. Na początek najlepiej wybrać czynności wysoce ustandaryzowane o niskiej zmienności. Dobrze sprawdzą się procesy, w których pojawia się sporo ludzkich błędów i których obsługa odbywa się w wielu systemach. Przed wdrożeniem systemów automatyzujących procesy warto wykonać 5 kluczowych kroków.

Krok pierwszy – identyfikacja potrzeb

Automatyzacja procesów biznesowych polega na zastosowaniu technologii informatycznych i narzędzi do zautomatyzowania powtarzalnych, czasochłonnych i często małowartościowych procesów w organizacji. Aby zidentyfikować potrzeby w zakresie zautomatyzowanego zarządzania procesami, warto wykonać następujące kroki:

1. Zidentyfikuj procesy, które są powtarzalne, czasochłonne i mają niską wartość dodaną. Są to często czynności, które angażują wielu pracowników, ale nie wymagają od nich dużej kreatywności czy innowacyjności.
2. Przeprowadź analizę tych procesów, aby określić ich szczegółowe etapy i identyfikować problemy, takie jak zatory, błędy czy opóźnienia.
3. Wyznacz procesy, które mogą zostać zintegrowane z innymi systemami, takimi jak CRM czy ERP.
4. Określ cele i korzyści, jakie chcesz osiągnąć dzięki automatyzacji procesów. Mogą być to zwiększenie efektywności i wydajności, ograniczenie kosztów, poprawa jakości obsługi klienta czy skrócenie czasu realizacji procesów.
5. Skonfrontuj procesy do automatyzacji oraz oczekiwania wobec działań ze strategią firmy, jej celami operacyjnymi, modelem biznesowym, kulturą pracy i sytuacją finansową.

Krok drugi – odpowiednie narzędzia

Obecnie na rynku jest bardzo dużo rozwiązań, które gwarantują automatyzację poszczególnych obszarów firmy. Każde coś automatyzuje, upraszcza. Na co zwrócić uwagę, aby wybór okazał się trafiony? Na ludzi. Musimy pamiętać, że w każdej organizacji fundament tworzy personel, dla którego wdrażanie nowego systemu to dodatkowa praca i konieczność wprowadzania danych w kolejnym miejscu.

Wiele procesów jest ze sobą powiązanych, np. proces sprzedaży z fakturowaniem, proces rekrutacji z administracją itd. Dlatego, jeśli przymierzamy się do automatyzacji, poszukajmy narzędzia, które zapewnia szerokie możliwości.

Krok trzeci – elastyczność systemu

Wybrane narzędzie powinno być relatywnie szybkie w implementacji i elastyczne we wprowadzaniu zmian. Przy wyborze systemu kluczowe jest, aby nie było ono rozwiązaniem zamkniętym. Dzięki temu w dowolnym momencie można dokonywać modyfikacji związanych choćby ze zmianami, jakie zachodzą w automatyzowanych w firmie procesach.

Krok czwarty – plan automatyzacji

Nie da się wprowadzić wszystkich zmian jednocześnie – bez poprawek i ulepszeń. Należy zacząć od dodawania do systemu głównych parametrów procesu. Wszystkie pozostałe wątki i warianty można uwzględniać w późniejszym czasie – zależnie od potrzeb. Komunikacja to słowo klucz. Nie zapominajmy o odpowiednim przeszkoleniu pracowników, którzy będą korzystać z systemu.

Ma to ogromne znaczenie, zwłaszcza w przypadku procesu obsługiwanego manualnie, gdzie występuje mnóstwo możliwości. Jeśli chcielibyśmy spisać je wszystkie i oprogramować, po pierwsze zajęłoby to mnóstwo czasu, a po drugie – proces wcale nie byłby łatwiejszy. Gdy na początku wprowadzimy podstawowe założenia, damy sobie szansę na pominięcie tego, co jest zbędne, i uwzględnienie wyłącznie tego, co rzeczywiście przyniesie nam korzyść.

Krok piąty – zaangażowanie

Zmiany są po to, aby pomóc pracownikom w wykonywaniu codziennych zadań i ułatwić im pracę. Zaangażuj swoich ludzi, pozwól im działać i słuchaj tego, co mówią. Wówczas możliwe będzie reagowanie na ich potrzeby. Dzięki temu wdrożenie nowego systemu rzeczywiście okaże się dla nich korzyścią. Wybierz kilka osób, które będą odpowiedzialne za automatyzację procesów w firmie, wybór narzędzia i koordynację wdrożenia. Współpracując z pracownikami, realnie wpłyniesz na rozwój biznesu.

Zalety i wady automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów powinna być świadomym i przemyślanym działaniem. Wówczas może przynieść szereg długofalowych korzyści. Najważniejsze to:

• Obniżenie kosztów o nawet 30% – automatyzacja sprzyja oszczędnościom. Dzięki dostarczeniu odpowiednich dla firmy narzędzi usprawniane są działania pracowników i zyskują oni więcej czasu na kreatywne działania.
• Zmniejszenie i eliminacja wskaźników błędów – nie myli się tylko ta osoba, która nic nie robi. Błędy i pomyłki ludzkie są naturalnymi elementami działania firmy. Odpowiedni system jest w stanie wpłynąć na redukcję ryzyka.
• Poprawa jakości procesów wewnętrznych – kluczowe są w tym przypadku statusy wszystkich zadań, zdefiniowana i jasna procedura zarządzania, automatyczne powiadomienia i możliwość pracy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, a także brak przestojów i efektywna praca.
• Wyższa jakość obsługi klienta – czas reakcji na potrzeby klientów czy potencjalnych kontrahentów jest w dzisiejszych czasach kluczowy, aby możliwe było rozwijanie biznesu. Dlatego obsługa wybranych potrzeb zewnętrznych może odbywać się za pośrednictwem jednego systemu dostępnego w aplikacji webowej lub mobilnej.
• Zwiększenie konkurencyjności – firma, która zautomatyzuje swoje procesy biznesowe, może szybciej i skuteczniej reagować na zmiany w branży, co zwiększa jej konkurencyjność.
• Skalowalność – automatyzacja procesów umożliwia łatwiejszą i szybszą skalowalność firmy, co jest szczególnie istotne w przypadku dynamicznie rozwijających się sektorów.
• Poprawa komunikacji – automatyzacja pozwala na lepszą i szybszą komunikację wewnątrz firmy oraz z klientami i partnerami biznesowymi.

Mimo licznych zalet automatyzacja procesów może posiadać też pewne wady. Przede wszystkim, decydując się na nią, trzeba liczyć się z pewnym kosztem inwestycji. Na inwestycję tę składają się zasoby finansowe, ale przede wszystkim czas wybranych pracowników czy zespołów mających odpowiadać za projekt. Bez stosownego nakładu czasu pracy i zaangażowania we wdrożenie nawet najlepszy system nie będzie efektywny –pracownicy nie będą chcieli z niego korzystać. Dlatego już na etapie wyboru odpowiedniego dla firmy rozwiązania należy zwrócić uwagę na niezbędny czas. Trzeba także uwzględnić wszystkie możliwości, jakie oferuje system, oraz to, czy będzie on przyjazny w użytkowaniu w przypadku zarówno wysoko wykwalifikowanej kadry, jak i pracowników liniowych.

Automatyzacja procesów logistycznych

Automatyzacja procesów jest szczególnie ważna w logistyce ze względu na dużą liczbę procesów i danych, które trzeba przetwarzać w krótkim czasie. To kluczowe rozwiązanie, które pozwala na zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstwa oraz poprawę obsługi klienta. Wdrożenie systemów i narzędzi do automatyzacji wymaga jednak odpowiedniego przygotowania oraz zaplanowania procesu wdrożenia, aby zapewnić optymalne korzyści i minimalizację ryzyka. W logistyce automatyzacji poddawane są np.:

• Przyjmowanie zamówień – automatyzacja procesu przyjmowania zamówień pozwala na szybszą i efektywniejszą obsługę klienta. Można zastosować aplikacje, dzięki którym klient samodzielnie składa zamówienie, a następnie system automatycznie przekazuje je do realizacji.
• Magazynowanie – automatyzacja magazynowania umożliwia optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej oraz minimalizację błędów podczas kompletowania towaru.
• Transport – automatyzacja procesów związanych z transportem pozwala na szybsze i efektywniejsze dostarczenie towarów klientowi. W transporcie można zastosować rozwiązania takie jak systemy GPS, które umożliwiają śledzenie przesyłki oraz optymalizowanie trasy.
• Obsługa dokumentacji – automatyzacja procesu obsługi dokumentacji pozwala na usprawnienie przetwarzania danych oraz minimalizację błędów.

Zarządzanie procesami – delegowanie zadań i kontrola pracowników

Dzięki zastosowaniu narzędzi FlowDog do automatyzacji procesów biznesowych możliwe jest m.in. delegowanie oraz przypisywanie zadań, a także kontrola pracowników. To moduły, które znakomicie sprawdzą się w firmach o architekturze rozproszonej oraz przedsiębiorstwach zarządzających dużą liczbą pracowników.

Z modułem do zarządzania zadaniami można przypisywać tzw. taski do konkretnych pracowników oraz monitorować ich postęp. Personel otrzymuje powiadomienia o zleconych czynnościach, a managerowie mogą śledzić progres i reagować w razie potrzeby.

Moduł czasu pracy służy do rejestrowania czasu pracy pracowników, a także do sprawdzania, czy personel przestrzega ustalonych godzin pracy. Dzięki temu managerowie mogą zapewnić, że zespoły pracują efektywnie i wykonują swoje zadania w wyznaczonym czasie.

System raportowania doskonale sprawdzi się w przypadku potrzeby generowania raportów dotyczących pracy i postępów w zadaniach. Z jego zastosowaniem managerowie mogą łatwo sprawdzić, jakie zadania zostały wykonane, a jakie jeszcze czekają na realizację, a także ocenić efektywność pracy poszczególnych pracowników. Dodatkowo użytkownicy systemu mogą dodawać multimedia, np. zdjęcia wykonane podczas pracy lub komentarze w postaci notatek głosowych.

Podsumowanie

Automatyzacja procesów biznesowych to stale rosnący trend wśród startupów, firm rozwijających się i przedsiębiorstw z ugruntowaną pozycją na rynku. Na początku wdrażania narzędzi do zautomatyzowanego zarządzania procesami warto skupić się na procesach ustandaryzowanych o niskiej zmienności. Z czasem można poszerzać zakres działań w tym aspekcie, by usprawniać przepływ pracy, optymalizować koszty i redukować liczbę popełnianych błędów. W celu wyboru odpowiedniego dostawcy usług technologicznych należy dokonać szczegółowego przeglądu rynku. Po implementacji platformy do automatyzacji warto wyznaczyć zespół, który będzie analizował efekty wdrożenia i mierzył efektywność działań.