Artykuły blogowe

Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie

 

Wdrażanie nowoczesnych technologii w firmie, a w tym narzędzi do automatyzacji, staje się coraz bardziej pożądane. Aby skutecznie zautomatyzować i zoptymalizować procesy, należy zrobić to stopniowo, zaczynając od obszarów, które najbardziej tego wymagają. Wdrożenie zmian i widoczne efekty będą wtedy najszybciej zauważalne. Jednym z takim obszarów jest zarządzanie obiegiem dokumentów, a konkretniej obieg faktur w firmie.

Sprawny obieg faktur kosztowych wpływa na efektywne zarządzanie finansami firmy oraz przebieg współpracy z kontrahentami zewnętrznymi.

Obieg faktur w firmie – odpowiedzialne zarządzanie dokumentami rozliczeniowymi

Zarządzanie fakturami kosztowymi przebiega w ten sam sposób zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. Napływające do firmy dokumenty są wprowadzane do systemu z uwzględnieniem istotnych parametrów, które później mogą posłużyć m.in. do wyszukiwania faktur – kolejno są automatycznie przydzielane według zdefiniowanych wcześniej ścieżek do weryfikacji, akceptacji i realizacji. Każdy taki proces to kilka etapów, na które składają się rejestracja dokumentu, przekazanie do weryfikacji i opisu, akceptacja, dekretowanie, przekazanie do systemu księgowego oraz dokonanie płatności.

Jakie korzyści daje elektroniczny obieg faktur?

Transformacja cyfrowa firm dzieje się tu i teraz, a digitalizacja dokumentów jest nieuchronnym procesem, na który zdecydować będzie musiało się każde chcące się rozwijać przedsiębiorstwo. Elektroniczny przepływ dokumentów w firmie wymiernie wpływa na działalność firmy, komfort pracy i przebieg procesów. Spośród kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia elektronicznego obiegu faktur w firmie możemy wymienić:

  • skrócenie czasu obsługi faktur
  • zminimalizowanie liczby błędów w wystawianych fakturach, a także opóźnień w wysyłce czy płatnościach
  • lepszy przepływ informacji – pełen dostęp do pożądanych dokumentów na dowolnym urządzaniu, z dowolnego miejsca w czasie rzeczywistym
  • automatyzację powtarzalnych zadań – wyeliminowanie ręcznych, manualnych prac poprzez zastosowanie narzędzia typu OCR
  • obieg faktur w formie elektronicznej mający trzyskładnikowy proces akceptacji (który zwiększa bezpieczeństwo procedur i pozwala zachować lepszą kontrolę)
  • lepszą komunikację pomiędzy różnymi działami firmy poprzez płynny przepływ faktur kosztowych.

Od czego zacząć wdrożenie narzędzia do elektronicznego obiegu faktur?

Na początek należy zacząć od szczegółowej analizy potrzeb danego przedsiębiorstwa i zebrania odpowiednich wymagań. Następnie trzeba przejść do ich konfiguracji i ewentualnej integracji z innymi systemami, z jakich się korzysta. Na koniec odbywa się oczywiście faza testów – sprawdzane jest, czy wszystko działa odpowiednio, oraz realizowane jest szkolenie z instruktażem korzystania z narzędzia. Tak więc wdrożenie rozwiązań do elektronicznego obiegu faktur może być przeprowadzone dość sprawnie i relatywnie w krótkim czasie. Bardzo ważne jest jednak, aby wybrany system był dopasowany do innych rozwiązań, jakie są dostępne w firmie, a także był przystosowany do jego ewentualnego rozwoju o nowe moduły i funkcje. Dobra narzędzie to takie, które rozwija się wraz z przedsiębiorstwem i które można indywidualnie dostosować do potrzeb firmy.

Jeśli chcesz usprawnić pracę i oszczędzić czas, dowiedz się więcej na temat wdrożenia funkcji OCR.

Elektroniczny obieg faktur początkiem digitalizacji całej firmy?

Automatyzacja obiegu faktur kosztowych w firmie może stać się początkiem cyfryzacji całej firmy. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala na monitorowanie położenia dokumentu, jego proste wyszukiwanie, a także archiwizację w systemie. Dzięki temu wgląd w dokumenty mają tylko osoby do niego uprawnione. Poza modułem obiegu faktur kosztowych digitalizacja może zapewnić usprawnienie kolejnych obszarów w firmie, a następnie dostarczenie nowych modułów, tj. CRM, który jest dostosowany do potrzeb firmy i pozwala na planowanie, rejestrowanie działań oraz przejrzyste raportowanie. Kolejno można usprawnić konkretne zarządzanie projektami poprzez ich kontrolę i harmonogramowanie zadań, które często sprawdza się w dużych firmach, mających złożone procesy. Moduł Business Intelligence może z kolei pomóc w tworzeniu indywidualnych raportów i analiz, pomagając w ocenie efektywności podejmowanych działań.

 

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzanie zdalnie procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

Task & Process Mining

To obszar, który jest naturalnym rozszerzeniem prowadzonej przez nas działalności w zakresie dostarczania systemu do obsługi procesów biznesowych. Rozszerzenie to polega na udostępnianiu narzędzi, które umożliwiają wyszukiwanie pewnych zależności, prawidłowści, zatorów, czy tzw. potencjałów optymalizacyjnych.


Czytaj więcej

OCR – Moduł Rozpoznawania Znaków

Zacznij poświęcać mniej czasu na tzw. Papierkową robotę i wprowadzanie faktur z plików pdf. Zyskaj pewność, że wszystkie Twoje faktury będą zaksięgowane tak szybko jak to możliwe!


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE