Jeszcze jakiś czas temu każda firma czy sekretariat dysponowały specjalnie zagospodarowaną przestrzenią, w której gromadziły i przechowywały papierowe dokumenty. Obecnie jednak archiwizacja dokumentów wygląda zupełnie inaczej – tradycyjne archiwa odchodzą w niepamięć. Za zjawisko to odpowiada tak zwana digitalizacja. Czym jest i co warto wiedzieć na jej temat? Dlaczego warto wprowadzić to rozwiązanie w swojej firmie?
Proces digitalizacji można najprościej określić jako przetwarzanie dokumentów będących w formie papierowej do wersji elektronicznej. Można mu poddać wszelkiego rodzaju tradycyjne materiały – zarówno umowy, faktury czy rachunki, jak i książki lub zdjęcia. Cyfryzacja ma wiele zalet, które nie tylko ułatwiają wykonywanie obowiązków przez pracowników firmy, ale także podnoszą bezpieczeństwo przechowywanych danych. W jaki sposób?
Digitalizacja pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w formie cyfrowej. Jakie jednak korzyści niesie ze sobą podjęcie decyzji o jej wdrożeniu? Co zyskujecie Ty, jako przedsiębiorca, i pracownicy, którymi kierujesz? Oto pozytywne skutki digitalizacji zbiorów, archiwów i wszelkiego rodzaju dokumentacji dla Twojego przedsiębiorstwa.
Tym, co zdecydowanie przemawia za digitalizacją, z pewnością jest możliwość lepszej i efektywniejszej aranżacji przestrzeni biurowej. Wie o tym każdy, kto choć przez chwilę musiał pracować w biurze pełnym szafek, skrzynek i pudełek wypełnionych dokumentami. Komfort pracy w takich warunkach daleki jest od wysokiego. Ale przedsiębiorcy zauważą z pewnością kolejne, jeszcze ważniejsze zalety digitalizacji.
Uporządkowanie wszelkiego rodzaju dokumentów, korespondencji i zbiorów pozwoli pracownikom na szybkie przeszukiwanie dokumentacji bieżącej i archiwów w wersji elektronicznej – bez konieczności przeglądania szuflad i segregatorów. Nawet jeśli zachowujecie wysokie standardy, jeżeli chodzi o sposób ich przechowywania, może to powodować opóźnienia w pracy i jest zwyczajnie stratą czasu.
Wprowadzenie digitalizacji ułatwi i usprawni pracę administracji oraz pozostałych pracowników Twojej firmy – i nie chodzi tylko o to, że nie będą musieli już więcej przerzucać dokumentów z miejsca na miejsce, aby znaleźć ten jeden, akurat potrzebny. Będą mieli do nich dostęp o każdej porze i z każdego miejsca, a realizacja zadań będzie płynna i błyskawiczna. Dane przechowywane w pamięci komputera mogą być bowiem z łatwością odszukane i udostępnione każdemu pracownikowi w ciągu kilku sekund.
Konieczność skutecznego zabezpieczenia dokumentów będących własnością firmy lub jej pracowników, klientów czy kontrahentów wynika z przepisów. Przedsiębiorstwo zobowiązane jest tak zabezpieczyć archiwum, aby żadne poufne informacje nie znalazły się w posiadaniu osób niepowołanych.
Zadanie to staje się dużo łatwiejsze, gdy zamiast papierowych kopii przesyłane są materiały cyfrowe. Nowoczesne rozwiązania informatyczne, wspierające digitalizację, pozwalają chronić i zachować poufność dokumentów oraz materiałów.
Dzięki digitalizacji nie musisz obawiać się, że Twoje dokumenty ulegną zniszczeniu, na przykład w wyniku zalania kawą. Wszelkie materiały cyfrowe można odzyskać nawet w przypadku awarii komputera.
Digitalizacja może również podnieść opinię o Twojej firmie, pozwalając jej klientom czy partnerom biznesowym postrzegać ją jako nowoczesną i dobrze zorganizowaną. Wykorzystanie materiałów cyfrowych sprawi, że wysłanie wizytówki, oferty, faktury czy kontraktu stanie się nie tylko szybsze, ale też wygodniejsze i bardziej skuteczne – a to wpływa na poziom zadowolenia z obsługi.
Wyobraź sobie, że dzwoni do Ciebie klient i prosi o przesłanie kopii faktury. Możesz mu ją wysłać pocztą. Zanim jednak znajdziesz ją wśród setek materiałów, skopiujesz i wyślesz, minie sporo czasu. Możliwe, że otrzymasz kilka ponaglających telefonów lub maili. Digitalizacja umożliwia Ci wykonanie tego zadania w maksymalnie kilka minut i to z dowolnego miejsca, na przykład z domu czy nadmorskiego kurortu.
Digitalizację uznaje się za szansę na rozwój i optymalizację procesów odbywających się w przedsiębiorstwach. Tymczasem tak postrzegana archiwizacja dokumentów przyczynia się również do ochrony naturalnych zasobów naszej planety – poprzez rezygnację z użycia papieru ograniczamy degradację środowiska naturalnego. To także może być cenny element PR Twojej firmy.
Digitalizacji poddawać można nie tylko dokumenty, ale również na przykład nagrania dźwiękowe czy mikrofilmy. Proces ten świetnie nadaje się też do archiwizacji materiałów bibliotecznych i umożliwia z jednej strony ich udostępnienie użytkownikom, a z drugiej – zabezpieczenie oryginału przed uszkodzeniem.
Prostym, bezpiecznym i błyskawicznym wprowadzaniem, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów firmy – tym właśnie jest digitalizacja. Cyfryzacja pełni w nowoczesnym biznesie funkcję niezwykle istotną i można się spodziewać jej dalszego postępu. Warto iść z jej duchem, tym bardziej że przynosi wymierne i konkretne korzyści zarówno samej firmie, jak i jej pracownikom, partnerom oraz klientom.
Nowoczesne narzędzia wspierające pracę zdalną -> Elektroniczna ewidencja czasu pracy -> Automatyzacja procesów a bezpieczeństwo
