Artykuły blogowe

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – czy jest potrzebna w Twojej firmie?

Rynek pracy nieustannie ewoluuje, a przedsiębiorstwa stają przed koniecznością ciągłego dostosowywania się do zachodzących przemian. Pandemia koronawirusa i związane z nią przymusowe lockdowny stały się dodatkowym motorem napędowym tych zmian. W efekcie nastąpił szybki rozwój nowych technologii informacyjnych i komunikacyjnych. Postępująca digitalizacja nie omija nawet takich sektorów rynku, które przez lata – z mniejszą lub większą skutecznością – się przed nią broniły.

Z tego artykułu dowiesz się, jakie rozwiązania IT stosują dziś firmy, czemu służy elektroniczna ewidencja czasu pracy i jak zadbać o bezpieczeństwo, gdy wszystko wokół ulega automatyzacji.

 Praca w dobie pandemii – jak firmy odnajdują się w nowej rzeczywistości?

 

Pandemia koronawirusa na dobre zmieniła globalne rynki. Firmy niemal z dnia na dzień musiały zapomnieć o swoich dotychczasowych modelach organizacyjnych i wdrożyć nowe rozwiązania, które pozwoliłyby utrzymać płynność działalności lub jak najbardziej ograniczyć ewentualne straty. Niektóre przedsiębiorstwa nie podołały wyzwaniu, innym udało się przetrwać dzięki odważnym i spontanicznym decyzjom. Po dwóch latach od pierwszego lockdownu firmy nie tylko dają możliwość pracy zdalnej, ale wręcz do niej zachęcają.

„Home office” jest standardem w niemal wszystkich zawodach, w których bezpośredni kontakt z klientem nie jest fundamentem funkcjonowania biznesu. Umowy podpisuje się elektronicznie, a spotkania twarzą w twarz realizowane są przez internetowe platformy wideokonferencyjne. W ogłoszeniach rekrutacyjnych „możliwość pracy w biurze” coraz częściej figuruje jako… dodatkowy benefit. Takie podejście wiąże się z koniecznością wprowadzenia zmian w zakresie komunikacji wewnątrzfirmowej oraz przepływu dokumentów. Umożliwia to np. elektroniczna ewidencja czasu pracy. Jakie korzyści przynosi firmom wdrożenie odpowiednich rozwiązań, dowiesz się z tekstu Digitalizacja dokumentów, czyli jak elektroniczny obieg dokumentów wpływa na oszczędność czasu i pieniędzy w przedsiębiorstwach.

Nowoczesne narzędzia wspierające pracę zdalną

 

Digitalizacja to jeden z najskuteczniejszych sposobów, aby zachować stabilny, dobrze funkcjonujący i konkurencyjny biznes. Przedsiębiorcy zdają sobie z tego sprawę, dlatego we FlowDog niemal bez ustanku projektujemy dla nich nowe rozwiązania IT. Aby przejście w tryb pracy zdalnej było bezproblemowe i efektywne, konieczne jest gruntowne przeanalizowanie aktualnego sposobu funkcjonowania firmy. Pozwala to wyszczególnić procesy, które powinny działać sprawniej, i określić, jakie technologie cyfrowe można w tym celu wykorzystać.

Do kluczowych funkcjonalności, wspierających pracę online, należą: zdalne planowanie projektów, sprawne zarządzanie zadaniami i spotkaniami, przydzielanie pracy, śledzenie postępów poszczególnych projektów i ewidencja czasu pracy. Wszystkie te rozwiązania znajdziesz w ofercie FlowDog.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

 

Elektroniczna ewidencja czasu pracy umożliwia wygodne zarządzenie firmą, łatwe tworzenie i przydzielanie zadań, monitorowanie statusu pracy oraz pełną kontrolę nad wydatkami i zyskami. Oprogramowanie pozwala zoptymalizować koszty i podnieść jakość obsługi klienta. Umożliwia też korzystanie z DMS (elektronicznego systemu obiegu dokumentów) z dowolnego miejsca na świecie. Do głównych funkcjonalności ewidencji czasu pracy należą ponadto:

Wygodne rejestrowanie obecności

Zarządzanie nieobecnościami i zastępstwami jest teraz jeszcze łatwiejsze. Dzięki rejestracji obecności szefowie i menedżerowie mogą szybko reagować na nieprzewidziane luki pracownicze i zapewnić firmie ciągłość pracy.

Pełna kontrola nad zadaniami

Monitoring historii wszystkich zdarzeń pozwala przedsiębiorcom na bieżąco czuwać nad funkcjonowaniem firmy. Dostęp do szerokiej gamy informacji umożliwia spojrzenie na działalność w sposób całościowy, w tym wygodne kontrolowanie kosztów i przychodów.

Zachowanie ciągłości biznesowej

Elektroniczna ewidencja czasu pracy poprawia efektywność przedsiębiorstwa i korzystnie wpływa na zachowanie ciągłości biznesowej. Pełen dostęp do bieżących informacji na temat firmy pozwala mądrze zarządzać pracownikami i procesami.

Większa efektywność, łatwiejsze rozliczenia

Pracownicy mogą samodzielnie kontrolować czas, jaki przeznaczają na poszczególne zadania, co korzystnie wpływa na ich efektywność. Elektroniczna ewidencja czasu pracy pomaga nie tylko zaplanować działania, ale też zachować zdrowy work-life balance, informując, kiedy kończy się czas przeznaczony na obowiązki zawodowe. Czytelna dokumentacja, związana z obecnościami i urlopami, pozwala z kolei na sprawniejsze dokonywanie rozliczeń pracowników.

Automatyzacja procesów a bezpieczeństwo

 

Digitalizacja z rozpędu wdarła się do firm, nawet jeśli te przez lata się jej opierały. Każdy biznes, który chce przetrwać, powinien prędzej czy później zdecydować się na wprowadzenie nowych rozwiązań technologicznych, takich jak elektroniczna ewidencja czasu pracy. Jak wpływają one na rozwój firm, dowiesz się z tekstu Dlaczego boimy się zmian w biznesie – automatyzacja działań w celu zwiększenia efektywności. Jednak pandemia to cenna lekcja nie tylko dla adresatów nowoczesnego oprogramowania, ale też dla jego twórców. Aż 96% specjalistów z zakresu IT przyznaje, że sytuacja związana z COVID-19 zmieniła ich sposób myślenia o wykorzystywanych technologiach (i nie tylko)*. Świadczy to o tym, że jesteśmy świadkami prawdziwej transformacji cyfrowej, a szybka digitalizacja życia wymusza zmiany po obu stronach software’u.

Firmy IT, w obliczu masowej automatyzacji, musiały szczególnie poważnie potraktować kwestie bezpieczeństwa. Głośnym echem odbiły się włamania do popularnej platformy wideokonferencyjnej Zoom, wykorzystywanej w czasie lockdownów przez szkoły do prowadzenia lekcji. Dlatego we FlowDog kompleksowa ochrona danych jest priorytetem. Produkując elektroniczny system ewidencji czasu pracy, wykorzystujemy najnowocześniejsze metody zabezpieczania ważnych informacji przed wyciekiem, uszkodzeniem oraz nieautoryzowanym dostępem. Nasze rozwiązania analizują potencjalne zagrożenia oraz identyfikują i eliminują luki w infrastrukturze informatycznej. Wszystko po to, abyś mógł pracować wygodnie i bezpiecznie z każdego miejsca na świecie.

 

* Raport Yellowbrick, opracowany na podstawie wypowiedzi ponad 1000 pracowników branży IT.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco–
subskrybuj nasz newsletter

zapisz się do newslettera

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzaj zdalnie procesami i zadaniami! FlowDog pozwala pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog – elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Usługi w terenie

Zyskaj kontrolę nad ilością i jakością usług świadczonych przez pracowników terenowych. Z FlowDog zlecaj zadania z poziomu aplikacji, monitoruj statusy, bądź w kontakcie z pracownikami i zwiększaj dosprzedaż terenową!



DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE