System Elektronicznego Obiegu Dokumentów – FlowDog
Rozwiązanie FlowDog umożliwia zdalne, skuteczne i wydajne zarządzanie procesami i dokumentami. Dzięki EOD możliwe jest usprawnienie pewnych kroków, które dotychczas były wykonywane manualnie. System workflow służy do automatyzacji procesów biznesowych.
Wdrażając rozwiązanie, zyskuje się całodobowy dostęp mobilny i webowy do wszystkich zadań i dokumentów. Dzięki temu wszelkie działania w firmie są uporządkowane i sklasyfikowane. Jednocześnie zmniejsza się liczba pracowników, których trzeba zaangażować w obsługę dokumentów.
EOD – jak działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Funkcjonowanie elektronicznego obiegu dokumentów w zależności od firmy może przebiegać inaczej. Mają na to wpływ czynniki takie jak wielkość, specyfika czy model biznesowy organizacji.
Działanie systemu z reguły polega na tym, że osoby decyzyjne wytyczają zasady przepływu pracy w przedsiębiorstwie i przydzielają zadania. Można określać, jakie procesy w firmie rozpoczynają obieg dokumentów, a także które statusy dokumentów odpowiadają uruchomieniu poszczególnych zadań.
Specjaliści pracujący w środowisku EOD cenią wielość jego możliwości, a także łatwą obsługę. Z systemem do zarządzania dokumentami łatwiejsze stają się monitorowanie, kontrolowanie, optymalizowanie czy modelowanie procesów.
Elektroniczny obiegu dokumentów dla firm z różnych branż
Szacuje się, że blisko 2/3 średnich i dużych przedsiębiorstw w Polsce korzysta z systemów workflow. W dobie dynamicznej transformacji cyfrowej firmy coraz chętniej automatyzują procesy back office z myślą o optymalizacji kosztów i czasu pracy.
Elektroniczny obieg dokumentów wdrażany jest najczęściej w podmiotach z branży finansów, rachunkowości i księgowości. W narzędzie te inwestują organizacje z rozmaitych sektorów, m.in.:
- przemysłowego
- spożywczego
- medycznego
- publicznego
- prawnego
- budowniczego
- logistycznego
- sprzedażowego.
Tego typu programy są implementowane w wewnętrznych działach finansowych, kadrowych czy IT. W zależności od branży możliwości realizowanych procesów jest naprawdę wiele. Wśród nich znajdują się m.in.:
- obieg faktur kosztowych i magazynowych
- elektroniczne dystrybuowanie faktur sprzedaży do klientów
- procesowanie wniosków o zaliczki pracownicze
- rozliczanie delegacji
- procesowanie przetargów
- dystrybuowanie instrukcji stanowiskowych
- procesowanie obiegu specyfikacji produktu
- obsługa zgłoszeń niezgodności magazynowych i reklamacji jakościowych
- procesowanie wniosków urlopowych
- ewidencjonowanie czasu pracy
- opiniowanie i archiwizacja umów handlowych
- rejestrowanie i akceptowanie zapytań ofertowych
- rejestrowanie i dekretacja korespondencji przychodzącej
- delegowanie zadań wynikających z korespondencji
- weryfikowanie dostaw transportowych i przebiegu pojazdów
- procesowanie konsultowania i akceptowania umów
- monitorowanie okresu ważności umów
- procesowanie przygotowywania umów korporacyjnych i indywidualnych
- archiwizowanie wszelkich dokumentów wraz z załącznikami.
Uprawnienia i dostępy w EOD
W procesie elektronicznego obiegu dokumentów bardzo ważne jest zwrócenie uwagi na właściwe działanie funkcji przypisywania dostępu i uprawnień. Rozwiązanie FlowDog pozwala na pełną bądź częściową poufność konkretnych danych. Możliwe jest to dzięki nadawaniu przywileju ich przeglądania jedynie wybranym osobom. Dzięki aplikacji przekazywanie wszelkich wrażliwych i prywatnych informacji odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. W ten sposób ogranicza się ryzyko zagubienia pism i druków oraz dostania się ich w niepowołane ręce.
Inteligentne i intuicyjne zarządzanie elektronicznymi dokumentami
Odnalezienie nagromadzonych przez miesiące i lata dokumentów umożliwia inteligentna i intuicyjna wyszukiwarka. FlowDog zapewnia pełną rejestrację i archiwizację. Dzięki temu można mieć dostęp do kompleksowej historii klienta i, co więcej, otrzymywać powiadomienia o:
- ważnych datach
- gwarancjach
- terminach ważności
- przedawnieniach
- przeglądach
- aktualnym statusie projektów.
Dzięki takim funkcjonalnościom firma może wzmacniać wizerunek marki indywidualnie podchodzącej do każdego klienta, budując ponadprzeciętne relacje biznesowe.
W elektronicznym obiegu dokumentów istotną rolę odgrywa też fakturowanie. FlowDog daje dostęp do wszystkich e-faktur w każdym momencie, z poziomu aplikacji. Podobnie zautomatyzowaniu podlega generowanie ofert i umów.
Intuicyjność i automatyzacja dotyczą także spraw pracowników, m.in. rozliczania ich czasu pracy. Mogą oni zgłaszać wnioski urlopowe zarówno z poziomu aplikacji desktopowej, jak i mobilnej. Informacja o nieobecności w pracy jest wtedy przekazywana z większym wyprzedzeniem. W związku z tym można dostosować działania do zasobów zespołu.
EOD z modułem OCR
Elektroniczny obieg dokumentów obejmuje wiele możliwości rozszerzeń i implementacji zaawansowanych technologii. Klienci FlowDog często decydują się na rozwiązanie z modułem OCR (ang. Optical Character Recognition). Wykorzystanie techniki OCR (optycznego rozpoznawania znaków) umożliwia mechaniczne tworzenie różnego rodzaju kontraktów czy umów i sprawne zawieranie transakcji.
System zarządzania dokumentami wyposażony w OCR ułatwia i przyspiesza wykonywanie różnych zadań w firmie. Dzięki optycznemu rozpoznawaniu znaków pracownicy są odciążeni od żmudnego i ręcznego przepisywania danych z dokumentów oraz wykonywania odtwórczej pracy.
EOD z modułem OCR umożliwia szybkie i wydajne skanowanie. W ciągu minuty możliwe jest rozpoznanie ok. 10 000 znaków z dokumentów takich jak faktury, paragony, rachunki, druki zaliczek, raporty kasowe czy czeki. Narzędzie sczytuje z dokumentów m.in. dane kontrahenta, numery NIP, jednostki miar, opisy, numery kont, ceny netto oraz brutto czy VAT. Następnie przenosi rozpoznane informacje do konkretnego oprogramowania. Więcej informacji na ten temat znajduje się na podstronie System OCR – technologia rozpoznawania znaków.
Elektroniczny obieg dokumentów – chmura czy serwer?
Implementacja systemów DMS oferowana jest w dwóch wariantach – w chmurze i na serwerze. Jedne firmy będą bardziej zadowolone z wdrożenia przez chmurę, inne – z DMS na serwerze. Jak zweryfikować, która opcja jest dla danego przedsiębiorstwa najlepsza? Trzeba poznać różnice między rozwiązaniami, a także ich wady i zalety.
Największa zaleta elektronicznego obiegu dokumentów na serwerze lokalnym to możliwość sprawowania pełnej kontroli nad danymi i całym systemem. Dzięki temu organizacje nie są od nikogo zależne. Systemy tego rodzaju działają też w trybie online. Dlatego nawet awaria Internetu nie jest w stanie utrudnić pracownikom dostępu do danych.
Utrzymanie systemu DMS na serwerze spoczywa na dziale IT firmy, łącznie z regularną konserwacją i zapewnieniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Ze względu na konieczność ponoszenia kosztów serwerowych i serwisowych opcję self-hosted DMS uznaje się za droższe rozwiązanie.
Systemy cloud-based DMS (w chmurze) utrzymywane są wyłącznie przez dostawcę, a użytkownicy płacą za okresową subskrypcję. Najważniejsze zalety tego rozwiązania to krótki czas realizacji i niskie koszty początkowej konfiguracji. Z elektronicznego obiegu dokumentów w chmurze najczęściej korzystają małe i średnie przedsiębiorstwa. W tym przypadku firma nie musi zatrudniać i opłacać działu IT, gdyż obsługą DMS kompleksowo zajmuje się dostawca technologii. Trzeba mieć jednak na uwadze, że w przypadku awarii Internetu dostęp do danych będzie ograniczony. Z kolei w sytuacji czasowych nieprawidłowości jest się zupełnie uzależnionym od obsługi kontraktora.
Istnieje jeszcze trzecia opcja – hybrydowy system DMS. Oparty jest on na chmurze oraz serwerze. Chętnie korzystają z niego podmioty, które mają odpowiednio wysoki budżet na inwestycje workflow i jednocześnie chcą czerpać z obu rozwiązań to, co najlepsze.
Analiza procesów biznesowych a EOD
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie przynosi podmiotom wymierne korzyści finansowe. Istotnie wpływa na to fakt, że system workflow umożliwia zaoszczędzenie ok. 60–80% czasu przeznaczanego na wykonywanie żmudnych i powtarzalnych zadań, a także odnajdywanie i korygowanie ludzkich błędów.
Każda firma przed implementacją EOD powinna wykonać analizę procesów biznesowych. Dzięki temu możliwe będzie ustalenie priorytetu, wydajności i efektywności wykonywanych w organizacji zadań. Uzyskane wyniki umożliwią zaplanowanie przemyślanej optymalizacji.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie
Wprowadzanie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie należy wiązać nie tylko z obecną sytuacją organizacji. Pod uwagę trzeba wziąć też przyszły rozwój przedsiębiorstwa. To konieczne, aby system odpowiadał na rosnące zapotrzebowanie organizacji. Wobec tego należy uwzględnić różnorodność i wielość funkcji oferowanych przez usługodawcę. Niemniej ważne jest rozważenie długofalowej współpracy, dzięki której kontraktor będzie wprowadzał zmiany związane z rozbudową firmy.
Kwestię wdrożenia EOD oraz cel tego działania obowiązkowo należy omówić z pracownikami. Zespoły powinny być czynnie zaangażowane w całe przedsięwzięcie. Należy też pamiętać o odpowiednim przeszkoleniu kadry i przygotowaniu jej do pracy w nowym środowisku.
Mity o elektronicznym obiegu dokumentów
Na temat elektronicznego obiegu dokumentów krąży wiele mitów. Ich korzeni można doszukiwać się w początkach rozwoju platform do automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Wówczas narzędzia były w pierwszych fazach rozwoju, a branża testowała wiele technologii i rozmaitych opcji. Wobec tego pojawiały się różne mankamenty. Po latach dynamicznego rozkwitu tego sektora specjaliści powinni obalać mity i wskazywać fakty.
- Systemy DMS są przeznaczone dla dużych firm, szczególnie korporacji.
Mit – systemy DMS są przeznaczone dla firm każdej wielkości, także tych małych, które z ich pomocą szybko i skutecznie mogą wypracować przewagę konkurencyjną.
- Dokumenty papierowe są pewniejsze niż elektroniczne.
Mit – przechowywanie kluczowych dokumentów na papierze jest ryzykowne. Nie są odporne na pożary, powodzie oraz zagubienia czy kradzieże. Pod tym względem e-dokumenty są zabezpieczone znacznie lepiej.
- Utrzymanie systemu DMS jest drogie i wymagany jest do tego profesjonalny personel IT.
Mit – utrzymanie systemu DMS nie musi być drogie, szczególnie jeśli wybierze się rozwiązanie w chmurze. Warto wiedzieć, że wsparcie IT często oferują sami usługodawcy.
- Konieczne jest długie oczekiwanie na zwrot z inwestycji.
Mit – niematerialny zwrot z inwestycji w postaci zaoszczędzonego czasu czy poprawy produktywności i wydajności jest odczuwalny natychmiast. Odzyskanie fizycznych kosztów w wielu przypadkach możliwe jest nawet szybciej niż po 12 miesiącach.
