System OCR – technologia rozpoznawania znaków

Czym jest Optical Character Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie tekstu?

Technologia OCR (Optical Character Recognition) to technika optycznego rozpoznawania znaków, całych tekstów i obrazów. W ciągu minuty potrafi rozpoznać ok. 10 000 znaków. To ogromne ułatwienie dla wielu pracowników biurowych, ale nie tylko. Rozwiązanie umożliwia też przyjazną współpracę między różnymi wewnętrznymi departamentami firmy, np. między działami zakupów i finansów.

OCR zapewnia usprawnienie, które odczuwa całe przedsiębiorstwo. Zastosowanie w korporacji, spółce, zakładzie czy instytucji publicznej FlowDog OCR uwalnia pracowników od żmudnego i ręcznego przepisywania danych z dokumentów i wykonywania odtwórczej pracy. O jakie konkretnie materiały chodzi? Przede wszystkim o:

• faktury
• korekty faktur
• paragony
• e-faktury w PDF, JPG, PNG, TIFF
• rachunki – również wypisywane ręcznie
• druki zaliczek
• raporty kasowe
• czeki.

Podczas skanowania tego rodzaju kwitów i pism technologia OCR rozpoznaje m.in. takie dane jak:

• dane kontrahenta
• numery NIP
• waluty
• ilości
• jednostki miar
• ceny netto
• ceny brutto
• opisy
• VAT
• numer faktury
• numer rachunku bankowego
• datę operacji.

Po sczytaniu wszystkich danych narzędzie przenosi rozpoznane informacje do konkretnego oprogramowania.

Technologia OCR – korzyści

W niemal każdym przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość czy sektor, przetwarzane są dokumenty. Często pracuje nad nimi wyznaczony do tego pracownik, a niekiedy są to całe zespoły. Technologia OCR wprowadzona została z myślą o szybkiej digitalizacji materiałów. Wdrożenie OCR w firmie wiąże się z wieloma zaletami, które można wykorzystywać w codziennej pracy.

Do głównych korzyści z pewnością możemy zaliczyć liczne optymalizacje procesu. Mowa w tym przypadku o wprowadzaniu faktur z plików JPG, PDF, PNG czy dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej.

Usprawnienie obiegu materiałów zapewnia oszczędność czasu i energii. Umożliwia zredukowanie konieczności ręcznego przepisywania danych. Podczas gdy samodzielne wykonywanie pracy generuje mnogość błędów, automatyczny system wyklucza wszelkie pomyłki. Dzięki temu pracownicy zyskują więcej czasu na produktywną pracę. Dodatkowo zwiększa się ich kreatywność, którą dotychczas pochłaniały mozolne, powtarzalne czynności.

W związku z tym pracownicy zyskują czas na wykonywanie produktywnych i zyskownych dla zakładu działań. To jednak nie koniec zalet technologii OCR. Innowacyjne narzędzie redukuje też liczbę pomyłek, które wynikają z ludzkich błędów. System bardzo dobrze radzi sobie z odczytywaniem różnego rodzaju dokumentów i niestraszne są mu specyficzne polskie znaki.

OCR nie tylko odciąża działy zajmujące się fakturami czy walidacją danych. Technologia przyspiesza także obieg dokumentów. Wdrażając przy tym nasz system elektronicznego obiegu dokumentów, kompleksowo wyposaża się firmę w nowoczesną i inteligentną technologię zarządzania umowami, e-fakturami, kontraktami, a także zadaniami pracowników.

Papiery i dane przeskanowane za pomocą OCR można zapisać np. w pliku PDF. Mając zintegrowany system zarządzania i korzystając z innych usprawniających pracę usług FlowDog, można szybko udostępnić poszczególne materiały i informacje konkretnym osobom. Istnieje też opcja nadawania do nich dostępu całym zespołom bądź jedynie poszczególnym osobom (poprzez oznaczenie ich jako poufnych i ograniczenie grona odbiorców).

Korzystanie z inteligentnego OCR zapobiega występowaniu przestojów w opracowywaniu dokumentacji, która musi trafić do księgowości i zostać odpowiednio zarządzona. Ponadto z zastosowaniem systemu można szybko odnaleźć niezbędne pisma oraz ich fragmenty, bez konieczności przeszukiwania segregatorów i teczek.

OCR – ekologiczne rozwiązanie redukujące zużycie papieru w firmie

Rocznie na świecie produkuje się 300 ton papieru. Przeciętny pracownik biurowy w ciągu roku zużywa 10 000 arkuszy papieru do kopiowania. Współczesne firmy ulegają dynamicznej digitalizacji, a korzystając z innowacyjnych narzędzi, w tym OCR, stają się bardziej ekologiczne.

Dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków skutecznie można obniżyć nakłady zużywanych materiałów do tworzenia specjalnych archiwów i zabezpieczeń faktur w formie papierowej. OCR znajdzie zastosowanie szczególnie w firmach, które planują wdrażanie polityki paperless lub są w jego trakcie.

Redukcja kosztów w firmie z technologią OCR

System OCR umożliwia firmom redukcję kosztów. Z jednej strony wiąże się to z brakiem konieczności zatrudniania specjalistów od ekstrakcji danych oraz optymalizacji czasu pracowników. Z drugiej strony narzędzie pomaga obniżyć koszty związane z kopiowaniem, drukowaniem czy wysyłką dokumentów.

Z OCR skutecznie można zniwelować koszty związane z zagubieniem różnego rodzaju pism, umów czy druków finansowych. Oszczędności mogą być też widoczne w postaci odzyskanej powierzchni biurowej, którą trzeba byłoby zagospodarować w celu przechowywania i archiwizowania dokumentów papierowych.

Wyszukiwanie faktur z OCR

Technologia OCR umożliwia nie tylko szybkie i skuteczne wprowadzanie faktur do systemu. Z FlowDog OCR możliwe jest także inteligentne wyszukiwanie. W przypadku zakupienia przez firmę 20 laptopów narzędzie odnajdzie faktury na słowo kluczowe danego produktu – laptop.

Jeżeli poszukiwana jest faktura laptopa konkretnego producenta, bo zakupione zostały produkty Apple i DELL, należy wpisać konkretną markę, z czym system także sobie poradzi. Funkcjonalność wyszukiwarki jest bardzo szeroka. OCR pozwala nie tylko na wprowadzanie dokumentów z zewnątrz, ale też na wykonywanie na nich działań wewnątrz systemu.

OCR – jak działa sztuczna inteligencja rozpoznawania znaków?

Optical Character Recognition to technologia optycznego rozpoznawania tekstu. Znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach, a ostatnio jest coraz powszechniej wykorzystywana w biznesie. Dzięki technologii OCR możliwe jest optyczne rozpoznawanie tekstu w zeskanowanym dokumencie.

Od wielu lat dostrzega się postęp w optycznym rozpoznawaniu znaków – od drogich oprogramowań z początku lat 90., w przypadku których wymagane były skany dobrej jakości, przez niezbyt czytelne skany wykonane telefonami komórkowymi, aż po obecny inteligentny OCR, który w zależności od programu zapewnia dokładność nawet do 99%.

Rozpoznawanie pisma jest możliwe dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji. Korzystając z różnych opcji segmentacji obrazu, można wyodrębnić poszczególne znaki, a także litery. Aby uniknąć pomyłek, program sprawdza całość rozpoznawanego tekstu czy poszczególne wyrazy pod względem poprawności gramatycznej, językowej i ortograficznej.

System do skanowania znaków typu OCR wykorzystuje złożone algorytmy do analizy pliku graficznego. Narzędzie rozpoznaje dokument i przekształca obraz w tekst poprzez odczytanie istotnych danych i odpowiednie zakwalifikowanie typu do kategorii (tj. numeru faktury, numeru NIP, daty, kwoty netto, kwoty brutto, ilości zamówienia itp.). Sprawia to, że faktura automatycznie trafia do systemu, w którym zostaje zweryfikowana i zaksięgowana.

Narzędzie FlowDog OCR umożliwia optyczne rozpoznawanie tekstu w dokumencie jednostronicowym czy wielostronicowym. Dzięki poprawnej klasyfikacji dokumentom nadany zostaje automatyczny obieg. Możliwa jest też ich właściwa archiwizacja.

Narzędzia OCR – jakie firmy z nich korzystają?

OCR znajduje zastosowanie zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach – szczególnie wśród pracowników działu kadrowego, działu księgowości czy biur rachunkowych. Cyfryzacja firm nabrała w ostatnim czasie ogromnego tempa. W związku z tym korzystanie z technologii OCR jest kluczowe w dążeniu do pełnej digitalizacji firmy.

Coraz więcej firm decyduje się na pełną pracę zdalną w architekturze rozproszonej. Jest to możliwe dzięki odpowiednim narzędziom technologicznym. Powszechne stają się posiadanie dostępu do pełnej bazy danych w czasie rzeczywistym oraz tworzenie, edytowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, a także szybkie i skuteczne nadawanie obiegu właściwym procesom w systemie.

Współcześnie z takich usprawnień może skorzystać każda firma, bez względu na jej wielkość czy profil działalności. Technologię OCR wykorzystuje się m.in. w bankowości, turystyce, służbie zdrowia, administracji publicznej, przemyśle spożywczym oraz ubezpieczeniach. Zastosowanie FlowDog jako systemu do skanowania znaków OCR przyspieszy digitalizację dzięki automatyzacji rejestru faktur.