Technologia OCR - FlowDog

Optyczne rozpoznawanie tekstu

Technologia OCR (Optical Character Recognition) to technika optycznego rozpoznawania znaków, całych tekstów i obrazów. W ciągu minuty potrafi rozpoznać ok. 10 000 znaków. To ogromne ułatwienie dla wielu pracowników biurowych, ale nie tylko. Rozwiązanie to wspiera również przyjazną współpracę między różnymi wewnętrznymi departamentami firmy np. między działem zakupów i finansów. Niemniej OCR jest usprawnieniem, które odczuwa całe przedsiębiorstwo. Zastosowanie w korporacji, spółce, zakładzie czy innej instytucji, organizacji FlowDog OCR uwalnia pracowników od żmudnego i ręcznego przepisywania danych z dokumentów i wykonywania bezsensownej odtwórczej pracy. O jakie konkretnie materiały chodzi?

• faktury
• korekty faktur
• paragony
• e-faktury w PDF, JPG, PNG, TIFF
• rachunki – również wypisywane ręcznie
• druki zaliczek
• raporty kasowe
• czeki.

Podczas skanowania tego rodzaju kwitów i pism technologia OCR rozpoznaje m.in. takie dane jak:

• dane kontrahenta
• numery NIP
• waluty
• ilości
• jednostki miary
• ceny netto
• ceny brutto
• opisy
• VAT
• numer faktury
• numer rachunku bankowego
• datę operacji.

Po sczytaniu tego wszystkiego narzędzie przenosi rozpoznane informacje do konkretnego oprogramowania.

Technologia OCR – korzyści

Dzięki temu pracownicy zyskują czas na wykonywanie bardziej produktywnych i zyskownych dla zakładu działań. To jednak niejedyna zaleta technologii OCR. Narzędzie wykorzystujące tę innowację redukuje również liczbę pomyłek, które wynikają z ludzkich błędów. System bardzo dobrze radzi sobie z odczytywaniem różnego rodzaju dokumentów i niestraszne są mu specyficzne polskie znaki.

Technologia OCR poza tym, że odciąża działy zajmujące się fakturami czy walidacją, danych, przyspiesza też obieg dokumentów, którzy przy okazji wdrożenia naszego systemu elektronicznego obiegu dokumentów kompleksowo wyposaża w firmę w nowoczesny i inteligentny system zarządzania umowami, e-fakturami, kontraktami, ale także zadaniami pracowników.

Przeskanowane przez OCR papiery i dane można zapisać np. w pliku PDF, a mając zintegrowany system zarządzania i korzystając z innych usprawniających pracę usług FlowDog, można szybko dane materiały udostępnić konkretnym osobom, czy dać do nich dostęp całym zespołom bądź oznaczyć je, jako poufne, ograniczając grono odbiorców.
Kolejna korzyść OCR to ekologia i ekonomiczność rozwiązania, gdyż rozwiązanie wymaga mniejszych nakładów zużywanych materiałów przy tworzeniu specjalnych archiwów i zabezpieczeń dla faktur w formie papierowej.

Wyszukiwanie faktur z OCR

Technologia OCR umożliwia nie tylko szybkie i skuteczne wprowadzanie faktur do systemu. Z FlowDog OCR możliwe jest także inteligentne wyszukiwanie. W przypadku, gdy firma zakupiła 20 laptopów, technika odnajdzie faktury na słowo kluczowe danego produktu – laptop. Jeżeli poszukiwana jest faktura od laptopa konkretnego producenta, bo zakupione zostały produkty Apple i DEEL, wówczas należy wpisać jednego konkretną markę, z czym system również sobie poradzi. Funkcjonalność wyszukiwarki jest bardzo szeroka, a więc OCR pozwala nie tylko na wprowadzanie dokumentów z zewnątrz, ale także wykonywanie na nich działań wewnątrz systemu.

OCR – korzyści z zastosowania systemu skanowania znaków

OCR – Optical Character Recognition – to technologia optycznego rozpoznawania tekstu, która znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach, a ostatnio jest coraz bardziej powszechna w biznesie. Dzięki korzystaniu z technologii OCR możliwe jest optyczne rozpoznawanie tekstu w zeskanowanym dokumencie (np. papierowym formularzu czy fakturze). Pomocne jest to głównie przy digitalizacji różnego rodzaju dokumentów. Na przestrzeni czasu dostrzegamy postęp w optycznym rozpoznawaniu znaków – od drogiego oprogramowania z początku lat 90., w których wymagane były skany dobrej jakości, przez niezbyt czytelne skany wykonane telefonami komórkowymi, aż do teraz, kiedy inteligentny OCR, w zależności od programu, zapewnia dokładność w niemal 80%. Rozpoznawanie pisma jest możliwe dzięki zastosowaniu jednej z metod z dziedziny sztucznej inteligencji. Dzięki korzystaniu z różnych opcji segmentacji obrazu można wyodrębnić poszczególne znaki, a także litery. Aby uniknąć pomyłek, program sprawdza całość rozpoznawanego tekstu czy poszczególne wyrazy pod względem poprawności gramatycznej, językowej i ortograficznej. Cyfryzacja przetwarzanych danych osiąga coraz lepsze wyniki wraz z rozwojem narzędzia systemu do skanowania znaków, które w ostatnim czasie cieszy się coraz większym zainteresowaniem, ponieważ realnie pozwala usprawnić prowadzenie biznesu.

Zalety korzystania z systemów OCR

W niemal każdym przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość czy sektor, przetwarzane są dokumenty. Często pracuje nad nimi wyznaczony do tego pracownik, a niekiedy są to całe zespoły. Technologia OCR wprowadzona została z myślą o szybkiej digitalizacji materiałów. Wdrożenie OCR w firmie wiąże się z wieloma zaletami, które można wykorzystywać w codziennej pracy. Do głównych korzyści z pewnością możemy zaliczyć liczne optymalizacje procesu, tj. wprowadzanie faktur z plików jpg, pdf, png czy dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej (np. faktur, zamówień, umów, ankiet lub nieedytowalnych materiałów, czyli skanów faktur, zdjęć dokumentów, zrzutów ekranowych itd.). Usprawnienie obiegu materiałów zapewnia oszczędność czasu i energii – umożliwia zredukowanie konieczności ręcznego przepisywania danych. Podczas gdy samodzielne wykonywanie pracy generuje mnogość błędów, automatyczny system wyklucza wszelkie pomyłki. Dzięki temu pracownicy zyskują więcej czasu na produktywną pracę. Dodatkowo zwiększa się ich kreatywność, którą dotychczas pochłaniały mozolne, powtarzalne czynności. Korzystanie z inteligentnego OCR zapobiega też występowaniu przestojów w opracowywaniu dokumentacji, która musi trafić do księgowości i zostać odpowiednio zarządzona. Ponadto z zastosowaniem systemu można szybko odnaleźć niezbędne pisma, czy ich fragmenty, bez konieczności przeszukiwania segregatorów i teczek. Digitalizacja bezwzględnie łączy się także z polityką paperless – cyfrowe prowadzenie firmy i elektroniczne przechowywanie danych redukuje do minimum zużycie papieru oraz plastikowych czy papierowych akcesoriów, w których umieszczane są dokumenty, co wywiera pozytywny wpływ na środowisko.

Dlaczego warto wykorzystać OCR w pracy?

System do skanowania znaków typu OCR, wykorzystując złożone algorytmy do analizy pliku graficznego, rozpoznaje dokument i przekształca obraz na tekst poprzez odczytanie istotnych danych i odpowiednie zakwalifikowanie typu do kategorii (tj. numeru faktury, numeru NIP, daty, kwoty netto, kwoty brutto, ilości zamówienia itp.). Sprawia to, że faktura automatycznie trafia do systemu, gdzie zostaje zweryfikowana i zaksięgowana. Ze względu na zastosowanie odpowiednich narzędzi, takich jak FlowDog, możliwe jest optyczne rozpoznawanie tekstu w dokumencie jednostronicowym czy wielostronicowym. Dzięki poprawnej klasyfikacji dokumentom nadany zostaje automatyczny obieg. Możliwa jest też ich właściwa archiwizacja. OCR znajduje świetne zastosowanie wśród pracowników działów księgowości i biur rachunkowych. Cyfryzacja firm nabrała w ostatnim czasie ogromnego tempa, a korzystanie z technologii OCR zdaje się być kluczowe w dążeniu do pełnej digitalizacji firmy. Coraz więcej firm decyduje się na pełną pracę zdalną w architekturze rozproszonej – jest to możliwe dzięki odpowiednim narzędziom technologicznym. Powszechne stają się posiadanie dostępu do pełnej bazy danych w czasie rzeczywistym, z poziomu smartfona, oraz tworzenie, edytowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, a także nadawanie obiegu właściwym procesom w systemie. Takie usprawnienia są już dostępne każdemu przedsiębiorstwu, bez względu na jego wielkość czy profil działalności. Zastosowanie FlowDog, jako systemu do skanowania znaków OCR, przyspieszy digitalizację dzięki automatyzacji rejestru faktur. Wystarczą jedynie aparat w smartfonie i połącznie z Internetem – FlowDog odczyta z faktury kluczowe dane i uporządkuje je w odpowiednim katalogu. Dzięki temu zyskasz czas swój i swoich pracowników, którzy do tej pory poświęcali go na ręczne wprowadzanie informacji.