Proste zarządzanie umowami w firmie - nie tylko automatyczne alerty i powiadomienia

​

Prawidłowe zarządzanie umowami w przedsiębiorstwie stanowi podstawę jego funkcjonowania. Jest to złożony proces, który wymaga zaangażowania znacznej liczby pracowników szczególnie w dużych organizacjach prowadzących działalność na szeroką skalę. Jego prawidłowe zorganizowanie może przynieść firmie szereg wymiernych korzyści. Obecnie przedsiębiorcy, którzy potrzebują wsparcia w administrowaniu umowami, mają możliwość wykorzystania specjalnego oprogramowania, które w oparciu o innowacyjne rozwiązania sprawi, że zarządzanie umowami w firmie stanie się efektywniejsze.

Czym jest program do zarządzania umowami?

Jest to specjalne oprogramowanie, które umożliwia m.in. przygotowanie, opiniowanie czy archiwizowanie każdego rodzaju umowy. To narzędzie, które jest przydatne przy podpisaniu umowy na odległość za pomocą podpisu elektronicznego lub przy generowaniu umowy. Zarządzanie umowami przy pomocy specjalnego programu wspiera również zaimplementowana technologia OCR (Optical Character Recognition – optyczne rozpoznawanie znaków), która umożliwia rozpoznawanie tekstu, dzięki czemu możliwe jest skanowanie i szybsze przetwarzanie różnego rodzaju dokumentów.

Program do zarządzania umowami to jeden z podstawowych modułów systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów (EOD) — system tego typu umożliwia nie tylko sprawne administrowanie umowami, ale również efektywną obsługę wszelkich innych dokumentów wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. W połączeniu z kompletnym oprogramowaniem EPR, elektroniczny obieg dokumentów pozwala maksymalnie uprościć i spersonalizować zarządzanie procesami biznesowymi w firmie.

Jakie możliwości daje moduł zarządzanie umowami?

Jak już wyżej wspomnieliśmy, cyfrowe zarządzanie umowami w organizacji oferuje wiele funkcjonalności. Oto kilka podstawowych możliwości, które oferuje:

Kreator umów

Jeżeli Twoja firma regularnie podpisuje z kontrahentami umowy, w których zmieniają się jedynie podstawowe metryki umowy (np. dane klientów, koszty usługi lub terminy płatności), natomiast warunki umowy dotyczące współpracy pozostają niezmienne, niezwykle praktycznym rozwiązaniem jest generator umów. Narzędzie do tworzenia umów usprawnia i organizuje proces sporządzania tej kategorii dokumentów, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów ludzkich, które przy tradycyjnym sposobie ich tworzenia mogą ujawnić się dopiero po podpisaniu umowy.

Raz opracowany za pomocą tego narzędzia elektroniczny szablon może być wykorzystany wiele razy do sporządzenia konkretnego rodzaju umowy. Pracownik w celu wygenerowania umowy musi jedynie w programie określić rodzaj umowy, typ szablonu a w kolejnych krokach uzupełnić „zmienne pola”, które mogą obejmować takie informacje jak datę podpisania umowy, dane dotyczące klienta czy imiona i nazwiska osób upoważnionych do podpisania dokumentu. Dzięki temu stworzenie nowej umowy zajmuje maksymalnie kilka minut.

Program automatycznie przyporządkowuje numery poszczególnym wersjom tworzonych umów, dzięki czemu możliwe jest zapobiegnięcie pojawienia się zduplikowanych umów. Jest to duże udogodnienie, które sprzyja utrzymaniu porządku w dokumentacji, szczególnie gdy z oprogramowania korzysta duża liczba pracowników. Dodatkowo system zarządzający umowami wyposażony jest w scentralizowane repozytorium dokumentów zapewniające bezpieczne przechowywanie i efektywne zarządzanie dokumentacją powiązaną z daną umową.

Elektroniczny proces obiegu umowy

Obieg umów w zależności od rodzaju firmy oraz profilu jej działalności może się znacznie różnić. Wykorzystując program do zarządzania umowami, możemy określić, z ilu etapów będzie składał się proces obiegu każdej umowy oraz jakie osoby będą miały wgląd w daną umowę. Możemy włączyć w proces obiegu dokumentów jednakowo pracowników zatrudnionych w firmie, jak i podmioty, które na mocy podpisanych umów świadczą dla niej określane usługi na przykład kancelarie prawne. Rozwiązanie to pozwala na rezygnację z tradycyjnych metod komunikacji, takich jak e-mail czy fizyczne przekazywanie dokumentów.

Procesem obiegu umowy można objąć również samego kontrahenta, lecz ze względów bezpieczeństwa, nie zaleca się udzielania mu dostępu do systemu firmy. Zamiast tego, dokumenty mogą być wymieniane za pośrednictwem e-maila, a otrzymane uwagi, zaktualizowane warunki współpracy i komentarze implementowane z powrotem do systemu — edycja umowy jest możliwa na każdym etapie jej tworzenia. Przy projektowaniu procesu obiegu umów kluczowe jest, aby każdy uczestnik procesu mógł swobodnie przekazywać dokumenty odpowiednim osobom, niezależnie od ilości wymaganych iteracji.

Centralny rejestr zarządzania umowami

Centralny rejestr umów umożliwia efektywne zarządzanie wszystkimi rodzajami umów. System archiwizuje podpisane umowy (również w formacie pdf) oraz klasyfikuje je według określonych kryteriów na przykład wg. kontrahentów czy pracowników. W rejestrze dzięki wbudowanej wyszukiwarce szybko znajdziemy interesujące nas informacje na temat konkretnych umów. Oprogramowanie pozwala wyszukać dokumenty m.in. po dacie zawarcia umowy, opiekunie umowy czy kontrahencie.

Z reguły w rejestrze znajdują się nie tylko dane dotyczące umów zawartych między firmą a klientami, ale także umowy z pracownikami, podwykonawcami oraz dostawcami. Sprawia to, że dostęp do rejestru musi być w odpowiedni sposób zabezpieczony. Program został stworzony w taki sposób, że do dokumentów dostęp ma wyłącznie osoba bezpośrednio za nie odpowiedzialna, np. opiekun umowy czy opiekun konkretnego klienta. System pozwala również przypisywać odpowiednie uprawnienia poszczególnym użytkownikom, np. przeglądanie i edycja dokumentu.

Podpisywanie umów online

Oprogramowanie do zarządzania umowami pozwala również podpisywać umowy online bez konieczności angażowania drukarki oraz skanera. Wykorzystanie tego rozwiązania umożliwia szybkie podpisywanie różnorodnych dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu ich bezpieczeństwa. Dzięki integracji programu z usługą Autenti strony mogą składać na dokumentach podpisy elektroniczne, które mają taką samą moc prawną, jak ich odręczne odpowiedniki. Dzięki temu rozwiązaniu cały proces jest nie tylko szybki, ale i zgodny z obowiązującymi przepisami. Automatyzacja procesu podpisywania umów sprawia, że po zatwierdzeniu dokument natychmiast jest kierowany do cyfrowego rejestru umów, co znacząco usprawnia zarządzanie umowami w firmie.

Przeczytaj również:Automatyzacja procesów – 5 rzeczy, które warto wiedzieć

Jakie korzyści daje program do zarządzania umowami?

Zastosowanie programu do zarządzania umowami przynosi firmie wiele korzyści. Dzięki temu innowacyjnemu rozwiązaniu można tworzyć dostosowane do potrzeb prowadzonej działalności szablony umów oraz edytować je w czasie rzeczywistym. Ponadto decydując się na wybór oprogramowania do zarządzania umowami, uzyskujemy możliwość przekazania tekstu umowy do wybranych osób jednakowo tych pracujących w firmie, jak i tych spoza niej. Ważną funkcją jest również podpisywanie umów online m.in. poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli mamy w firmie system EPR, możemy zintegrować go z programem do zarządzania umowami.

Wdrożenie programu do zarządzania umowami pozwala również:

• otrzymywać automatyczne powiadomienia e-mail, które pilnują terminów realizacji zadań,
• generować raporty na podstawie zarejestrowanych umów,
• tworzyć niestandardowe umowy za pomocą krótkiego formularza,
• dodawać skany podpisu, które automatycznie trafią na umowę,
• automatycznie aktualizować bazę danych klientów z możliwością ręcznego wprowadzania/korekty danych,
• kontrolować finanse firmy powiązane z daną umową,
• równolegle opiniować umowy przez kilka niezależnych podmiotów.

Podsumowanie

Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania umowami umożliwia efektywniejsze prosperowanie przedsiębiorstwa oraz skuteczne konkurowanie z innymi podmiotami z danego sektora. Tradycyjne metody zarządzania umowami w porównaniu z nowoczesnymi rozwiązaniami są droższe i wymagają zaangażowania większej ilości środków. Dzięki systemom korzystającym z najnowszych osiągnięć techniki każdy przedsiębiorca może zoptymalizować proces zarządzania umowami w swojej firmie. Zastosowanie takich rozwiązań jak rejestr umów, który umożliwia szybkie i sprawne odnalezienie umowy na podstawie różnych kryteriów, np. statusu umowy, czy generator umów to doskonały sposób na uproszczenie i przyspieszenie procesów zarządzania umowami. Narzędzia te są na tyle elastyczne, że mogą być dostosowane do praktycznie dowolnego profilu działalności przedsiębiorstwa.