Klient & Potrzeba:

Spółka zajmująca się pośrednictwem w rozliczeniach zabiegów oczu wykonywanych w Czechach przez współpracującą polską firmę.

Wyzwania & Oczekiwania:

Firma nie posiadała zautomatyzowanego i ujednoliconego procesu kontrolowania zabiegów. Dotychczas przetwarzała dane pacjentów w różnych niezintegrowanych systemach (takich jak: baza pacjentów, baza usług i zabiegów, przebieg procesu refundacji, system CRM, fakturowanie, zarządzanie transportami). Powiadomienia były przesyłane do pacjentów ręcznie. Ponadto firma zmagała się z problemami wynikającymi z:

• braku rejestru przeterminowanych płatności,
• braku kontroli przebiegu procesu refundowania zabiegów,
• braku powiadomień dla opiekunów handlowych,
• ręczne tworzenie harmonogramów zabiegów

Rozwiązanie:

By sprostać tym wyzwaniom, wprowadziliśmy rozwiązanie oparte na naszym modułowym systemie CRM, który integruje działania, szanse sprzedaży, faktury oraz generowanie dokumentacji. Dodatkowo, stworzyliśmy moduł Optometrysty, który skupia się na zarządzaniu pacjentami, usługami oraz wpisami refundacyjnymi.
Nasze rozwiązanie zakładało wprowadzenie wszystkich danych dotyczących pacjentów, zabiegów i usług do jednego zintegrowanego systemu. Dzięki temu, terminy zabiegów oraz usług są łatwo zarządzane z poziomu systemu, a wszystkie niezbędne do przetworzenia działań można wykonywać na zgromadzonych danych.

Nasz system FlowDog, automatycznie wysyła powiadomienia SMS i e-mail do pacjentów, dostosowane do usług i zabiegów, na które zapisali się pacjenci. To znacznie usprawnia komunikację i zapewnia pacjentom wszelkie niezbędne informacje.

Po Przez FlowDog, użytkownicy systemu mają możliwość zarządzania terminami dostępności usług, edycji treści powiadomień oraz tworzenia pakietów usług dostosowanych do indywidualnej sytuacji pacjenta. Ponadto, mogą przetwarzać i aktualizować dane pacjentów, tworzyć faktury zarówno dla pacjentów, jak i dla Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ), monitorować płatności pacjentów oraz zaległe faktury.

Ważną funkcjonalnością FlowDoga jest automatyczne generowanie wniosków refundacyjnych i tworzenie listy, która jest zarządzana w systemie. Użytkownicy mogą tworzyć wnioski refundacyjne nie tylko dla własnej kliniki, ale również dla innych klinik zewnętrznych, dla których firma działa jako pośrednik w refundacji. Ponadto, system umożliwia wprowadzanie badań wykonywanych w współpracujących klinikach oraz wysyłanie powiadomień dla pacjentów tych klinik.
Nasze rozwiązanie zostało również zintegrowane z stroną internetową klienta oraz platformami społecznościowymi. Dzięki temu, możemy odbierać zgłoszenia nowych potencjalnych pacjentów i przetwarzać je w systemie FlowDog.

Dzięki wdrożeniu FlowDoga, nasz klient osiągnął znaczne usprawnienie procesów kontrolowania zabiegów oraz efektywniejsze przetwarzanie danych pacjentów. Teraz mają zautomatyzowany i ujednolicony system, który umożliwia zarządzanie terminami, tworzenie dokumentacji, generowanie faktur, kontrolę płatności oraz proces refundacji zabiegów.

Przykład naszej współpracy z tym klientem jest świetnym case study, pokazującym jak nasze rozwiązania mogą przynieść korzyści w sektorze medycznym. Jesteśmy dumni z osiągniętych rezultatów i gotowi pomóc innym firmom w rozwiązaniu ich problemów.

Referencje dostępne są tutaj.