Klient & Potrzeba:

Spółka zajmująca się pośrednictwem w rozliczeniach zabiegów oczu wykonywanych w Czechach przez współpracującą polską firmę.

Wyzwania & Oczekiwania:

Firma nie posiadała zautomatyzowanego i ujednoliconego procesu kontrolowania zabiegów. Dotychczas przetwarzała dane pacjentów w różnych niezintegrowanych systemach (takich jak: baza pacjentów, baza usług i zabiegów, przebieg procesu refundacji, system CRM, fakturowanie, zarządzanie transportami). Powiadomienia były przesyłane do pacjentów ręcznie. Ponadto firma zmagała się z problemami wynikającymi z:

• braku rejestru przeterminowanych płatności,
• braku kontroli przebiegu procesu refundowania zabiegów,
• braku powiadomień dla opiekunów handlowych,
• ręcznego tworzenia harmonogramów zabiegów.

Rozwiązanie:

Moduł CRM: działania, szansa sprzedaży, faktury, generowanie dokumentacji.

Moduł Optometrysty: pacjenci, usługi, wpisy refundacyjne.

• Pacjenci, zabiegi oraz usługi pacjentów wprowadzane są do jednego systemu,
• Terminy zabiegów oraz usług są zarządzane z poziomu systemu,
• FlowDog przechowuje wszystkie usługi i zabiegi pacjentów i umożliwia wykonywanie na nich wszystkich niezbędnych do sprocesowania działań,
• FlowDog automatycznie wysyła powiadomienia SMS i email do pacjentów dostosowane do usług i zabiegów na które zapisał się pacjent.

Flowdog umożliwia użytkownikom systemu (w zależności od ich uprawnień):

• Zarządzanie terminami dostępności usług (odwoływanie i przekładanie na inne dostępne w systemie terminy),
• Zarządzanie bazą pacjentów – przetwarzanie i aktualizowanie danych pacjentów,
• Tworzenie pakietów usług dostosowanych pod indywidualną sytuację pacjenta,
• Edycję treści powiadomień,
• Generowanie pakietów dokumentów dostosowanych do konkretnych usług, na które zapisany jest pacjent danego dnia, wraz z uzupełnionymi danymi pacjenta i badań,
• Tworzenie faktur jednocześnie dla pacjenta i dla NFZ,
• Zarządzanie płatnościami pacjentów i monitorowanie zaległych faktur,
• Automatyczne generowanie wniosków refundacyjnych i tworzenie listy, zarządzanej we Flowdog przez użytkownika. Wraz z odpowiednimi statusami aktualizowanymi przez system,
• Możliwość tworzenia wniosków refundacyjnych dla innych klinik zewnętrznych, dla których firma jest pośrednikiem w refundacji,
• Możliwość wprowadzania badań wykonywanych w klinikach współpracujących oraz wysyłanie powiadomień dla pacjentów tych klinik.

Integracje:

Strona internetowa klienta, Facebook, Google AdSense (odbieranie zgłoszeń nowych potencjalnych pacjentów i przetwarzanie ich we Flowdog.)