Każda firma, niezależnie od jej wielkości i charakteru, generuje w trakcie swej działalności spore ilości różnego rodzaju dokumentów. Sprawny obieg i przejrzyste, uporządkowane przechowywanie dokumentacji są zatem kluczowymi kwestiami w organizacji pracy przedsiębiorstwa. Bałagan w „papierach” może nie tylko doprowadzić do przestojów czy generować niepotrzebne koszty, ale nawet pociągnąć za sobą poważne konsekwencje prawne. Dlatego dzisiaj przyjrzymy się bliżej zarządzaniu dokumentacją, jej praktycznej implementacji oraz metodzie znacznie je ułatwiającej.
Pod tym pojęciem kryje się szereg narzędzi i technik wpływających pozytywnie na efektywność gromadzenia i przetwarzania dokumentów w różnej formie.
Dotyczy to zarówno dokumentacji powstającej w samym przedsiębiorstwie, jak i tej napływającej do niego z zewnątrz – przykładowe dokumenty biznesowe to m.in. instrukcje dotyczące organizowania zasobów wiedzy, wytyczne pracy w danym dziale, listy, faktury, zamówienia składane przez klientów czy materiały reklamowe.
Na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi informatycznych z dziedziny gromadzenia dokumentów i zarządzania nimi. Wraz z ich liczbą rośnie odsetek firm decydujących się na nowoczesne rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentacją i organizacją pracy przedsiębiorstwa. Na przykład sporą popularnością cieszą się narzędzia klasy OCR (Optical Character Recognition) – to zbiór programów przetwarzających dokumenty z tradycyjnej formy papierowej (będącej właściwie grafiką) w zdigitalizowaną formę tekstową. Pozwala to na ich indeksowanie i przechowywanie w komputerowej bazie danych. Dzięki temu można w stosunkowo prosty sposób przenosić całe archiwa w przestrzeń cyfrową.
Na proces zarządzania dokumentami składają się w sumie cztery segmenty:
W ramach tego procesu przetwarza się zarówno dokumenty tworzone i będące w obiegu w samej firmie, jak i wszystkie te przychodzące spoza niej oraz przekazywane innym podmiotom. Skuteczne zarządzanie dokumentacją w tradycyjnym ujęciu wymaga zaangażowania wykwalifikowanych pracowników oraz zapewnienia przystosowanej do tego przestrzeni. Na przykład archiwum na papierowe dokumenty musi być zabezpieczone przed wilgocią i powstawaniem pożarów oraz efektywnie wentylowane. Wiąże się to ze sporymi kosztami eksploatacyjnymi wynikającymi z konieczności utrzymywania takiego pomieszczenia, prowadzenia odpowiedniego systemu oznaczeń czy zabezpieczenia go przed wstępem nieupoważnionych osób.
Na szczęście stopniowo odchodzi się od wymogów przechowywania dokumentów w formie fizycznej (choć wiele organów wciąż domaga się określonych pism w formie papierowej) i można wprowadzać znacznie bardziej wydajne, a zarazem tańsze i bezpieczniejsze, metody zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej.
Chodzi tutaj głównie o oprogramowanie klasy DMS (od Document Management System), które nie tylko usprawnia proces zarządzania dokumentami, ale też przyspiesza wymianę informacji, zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz pozwala na integrację z innymi narzędziami i programami, m.in. harmonogramami, kalendarzami, modułami e-commerce czy platformami do zarządzania procesami biznesowymi (programy BPM – Business Process Management) lub kontaktami z klientami (CRM, od Customer Relationship Management).
Szczególną uwagę należy poświęcić dwóm kwestiom – efektywności i zgodności narzędzia z obowiązującymi przepisami.
Wybrane narzędzie powinno pozwalać na zorganizowanie zarządzania dokumentacją w funkcjonalny i nowoczesny sposób oraz stworzenie systemu prostego w obsłudze i odpowiadającego wszystkim upoważnionym pracownikom. Warto potraktować to jako priorytet przy wdrażaniu usprawnień.
Nie ma wątpliwości, że sposób, w jaki przechowywane są ważne dokumenty, jest ściśle określony przez przepisy i ustawy. Wykorzystywany system zarządzania dokumentami powinien zatem być z nimi całkowicie zgodny, a przy tym pozwalać na łatwe udzielenie dostępu do archiwum podczas kontroli inspektorów. Niedostosowanie się do tych wymagań może mieć naprawdę poważne konsekwencje, wśród których wysoka grzywna wcale nie znajduje się na szczycie srogości.
System zarządzania dokumentami, czyli wspomniany już DMS, to niezwykle wygodne i funkcjonalne narzędzie pozwalające zachować porządek w dokumentach i zapewnić ich niezachwiany obieg w i na zewnątrz firmy.
Narzędzie to, poza wspomnianymi wcześniej segmentami, zapewnia wiele funkcjonalności, do których należą:
Dobrze przygotowany DMS może znacząco przyspieszyć i usprawnić zarządzanie dokumentacją nawet w firmach o bardzo skomplikowanych strukturach. Jeśli szukasz nowoczesnego, funkcjonalnego DMS-u, z pewnością zainteresuje Cię oferta FlowDog – firma zapewnia rozbudowane i efektywne narzędzia usprawniające zarządzanie najróżniejszymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwach i ich otoczeniu.
Czym są EWU? ➢ Na jakie funkcjonalności programu urlopowego zwracać uwagę? ➢ Czy EWU są potrzebne Twojej firmie? Sprawdź koniecznie!
Jakie korzyści daje elektroniczny obieg faktur? Jakie narzędzie wybrać i od czego zacząć wdrożenie?
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów? ➢ Co to jest Big Data? ➢ Dlaczego warto korzystać z Business Intelligence? Sprawdź koniecznie!
