Jak przekuć dane w sukces – wykorzystanie Business Intelligence w zarządzaniu firmą

Sprawny przepływ informacji i wnikliwie przeprowadzone analizy danych to dwa ważne filary, na których opierają się skuteczne systemy Business Intelligence. W związku z tym Elektroniczny Obieg Dokumentów i BD to narzędzia, po które warto sięgać w każdym przedsiębiorstwie. Przyjrzyjmy się im nieco bliżej i sprawdźmy, jakie korzyści za sobą niosą.

Czym w ogóle jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów lub DMS (od angielskiego Document Management System) to system do kompleksowego zarządzania dokumentami. DMS pozwala na kompletowanie, gromadzenie, indeksowanie, wyszukiwanie i udostępnianie wszystkich dokumentów będących w obiegu – zarówno tych powstających wewnątrz firmy, jak i tych pochodzących z zewnątrz.

Po odpowiednim skonfigurowaniu każdy dokument będzie trafiał do DMS-u automatycznie – bez względu na to, czy był zapisany na dysku komputera, pochodził bezpośrednio ze skanu, czy trafił do firmy pocztą elektroniczną. DMS-y umożliwiają ustawienie konkretnych kryteriów wyszukiwania dokumentów, a nawet rozpoznawanie i obsługę procesów przepływu dokumentów wykorzystywanych w obrębie całego przedsiębiorstwa.

Co to jest Big Data?

BD to termin używany w odniesieniu do dużych, różnorodnych i zmiennych zbiorów danych gromadzących się w i wokół przedsiębiorstwa. Dzięki ich analizie i właściwej interpretacji można uzyskać informacje pomocne w rozwoju firmy i dostosowaniu jej działań do aktualnych potrzeb rynku. Taka analityka biznesowa nie jest łatwa (choćby ze względu na ogromne ilości danych) i wymaga specjalistycznej wiedzy, ale wysiłek w nią włożony jest bardzo opłacalny – uzyskane w ten sposób wartościowe dane z pewnością przysłużą się firmie.

Określenie to odnosi się również do wyspecjalizowanych narzędzi i struktur technologicznych ułatwiających gromadzenie i analizy danych tego typu.

Jakie korzyści przynosi firmie DMS?

Elektroniczny Obieg Dokumentów ma wpływ na praktycznie każdy z procesów biznesowych zachodzących w obrębie przedsiębiorstwa, a jego implementacja niesie ze sobą wiele korzyści. Do najważniejszych z nich bez wątpienia można zaliczyć:

• Przyspieszenie obiegu dokumentów, czyli oszczędność czasu – każda uprawniona osoba ma dostęp do danego zbioru dokumentów i może bez problemu wyszukać potrzebną w danej chwili dokumentację w zaledwie kilka sekund.
• Mniejsze wydatki związane z dokumentacją – digitalizacja dokumentacji pozwala wyraźnie zmniejszyć lub całkowicie wyeliminować wydatki m.in. na papier czy utrzymanie fizycznego archiwum dokumentów. Biorąc pod uwagę, że pojedynczy pracownik zużywa średnio 650 kartek każdego miesiąca, cyfryzacja firmowej dokumentacji może przynieść całkiem spore oszczędności, zwłaszcza w dużych firmach.
• Sprawniejszą komunikację wewnętrzną – elektroniczna dokumentacja trafia z puntu „A” do punktu „B” właściwie od razu, co eliminuje przestoje związane z przenoszeniem dokumentów między pracownikami lub działami.
• Odciążenie pracowników – dzięki temu, że komplementacja dokumentów trwa zaledwie chwilę, pracownicy mają więcej czasu na zajęcie się swoimi obowiązkami i nie tracą go na  tzw. papierkową robotę.
• Lepsza ochrona danych – przejście na elektroniczną dokumentację eliminuje ryzyko związane z przypadkowym zniszczeniem lub zgubieniem ważnych dokumentów. Dodatkowo brak fizycznych dokumentów zabezpiecza wrażliwe dane przed wglądem osób trzecich.
• Zdalny dostęp do dokumentów – dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów pozostają one do wglądu osób, które pracują zdalnie, co w obecnej sytuacji na świecie jest ogromną zaletą.

Dlaczego warto korzystać z Business Intelligence?

Podobnie jak systemy DMS dane i narzędzia analityczne BD wnoszą wiele do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Korzystanie z nich to przede wszystkim:

• Identyfikacja szans biznesowych – dzięki analizie danych zgromadzonych wokół firmy można określić najlepsze drogi prowadzące do dalszego rozwoju, np. na podstawie aktualnych trendów można poznać oczekiwania potencjalnych klientów i dostarczyć im dokładnie tego, czego chcą.
• Możliwość wczesnego wykrycia błędów – BD pozwala ustalić, które obszary działalności wymagają natychmiastowej interwencji, dzięki czemu można uniknąć potencjalnych problemów i lepiej zaplanować przyszłe działania.
• Uzyskanie solidnych podstaw podejmowanych decyzji – analiza BD pozwala na świadome podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych podpartych twardymi dowodami w postaci realnych danych. Narzędzia BD umożliwiają też przygotowanie wizualizacji danych, które pozwolą przedstawić wyniki np. zarządowi w bardziej przystępnej formie.
• Możliwość przewidywania potencjalnych wyników działań biznesowych – BD umożliwia określenie schematów zachowania potencjalnych klientów oraz trendów panujących na rynku. Na ich podstawie można ustalić potencjalne skutki działań biznesowych firmy.

Podsumowanie

Elektroniczny Obieg Dokumentów i BD to tylko część narzędzi, jakie oferuje profesjonalny system Business Intelligence. Wprowadzenie do firmy nawet pojedynczego narzędzia może w znacznym stopniu usprawnić jej działanie. Bardzo duże znaczenie ma tutaj personalizacja tego typu narzędzi. Dzięki ofercie FlowDog możesz wyposażyć swoją firmę w narzędzia Business Intelligence dostosowane idealnie do jej potrzeb – znajdziesz w niej zarówno pojedyncze rozwiązania technologiczne, jak i całe systemy usprawniające działanie i zwiększające konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.