Facility Management – biznes oparty na ludziach

W branży Facility Management  ludzie i zarządzanie nimi odgrywa szczególnie ważną rolę. Dlaczego? To właśnie pracownicy stanowią znaczną część kosztów działalności. W branży zarządzania obiektami większość pracowników działa w infrastrukturze rozproszonej, a zarządzanie ich efektywnością jest znacznie trudniejsze niż w przypadku pracowników, których pracę można kontrolować na miejscu, osobiście. Osoby pracujące w terenie to w dużym stopniu osoby o wysokich kompetencjach technicznych, relatywnie trudnych do pozyskania na rynku pracy. 

Jak zwiększyć zaangażowanie i efektywność pracowników? Poznaj najważniejsze metody. 

1. Szkolenia z zakresu zarządzania dla menadżerów liniowych 

Branża Facility Management charakteryzuje się dużą różnorodnością specyfiki obsługiwanych kontraktów. Od dużych obiektów produkcyjnych, magazynowych lub biurowych obsługiwanych przez kilkudziesięcioosobowe zespoły do rozproszonych po całym kraju sieci małych obiektów, gdzie jeden pracownik może obsługiwać kilka województw. Każdy z takich przypadków wymaga nieco innego podejścia menadżerskiego a w każdym z nich inaczej trzeba stawiać cele i je rozliczać, inny jest kontakt z pracownikami, inne optymalne sposoby zarządzania. Dlatego warto podnosić kwalifikacje pracowników z zakresu zarządzania aby efektywniej kierowali podległymi im zespołami i odpowiednio wyznaczali cele do realizacji.  

     2. Szkolenia zwiększające motywację i zaangażowanie pracowników technicznych 

Temat ważności umiejętności samokontroli i motywacji dotyczy wszystkich pracowników, ale szczególnie istotny staje się w przypadku osób pracujących w rozproszeniu lub w trybie zmianowym, bez bezpośredniego nadzoru przełożonych. Tutaj, jeśli pracownicy nie mają dobrze zbudowanej motywacji, łatwo jest o spadek efektywności i jakości wykonywanej pracy. Odpowiednia motywacja do pracy stanowi znaczący element w zaangażowaniu pracowników technicznych. 

    3. Motywujące systemy premiowe/wynagradzania 

Często dobrą metodą na zwiększenie efektowności pracowników jest wprowadzenie lub modyfikacja istniejących systemów premiowania. Systemy takie mogą uwzględniać zarówno parametry ilościowe dotyczące wykonywanej pracy (np. ilość zrealizowanych zadań), jakościowe (ilość poprawek, ocena kontrolera jakości) jak i wiele innym (np. satysfakcja klienta, czasy oczekiwania, czasy realizacji). W wielu przypadkach stworzenie takiego systemu nie jest łatwe, ze względu np. na różnorodne rodzaje wykonywanych zadań), zawsze jednak właściwe stworzenie takiego systemu powoduje wzrost efektywności i satysfakcji pracowników 

     4. Wydajne narzędzia pracy, w szczególności do zarządzania pracą i komunikacji 

Optymalny system zarządzania pracownikami musi spełniać kilka najważniejszych warunków: 

• Ergonomia używania 

Narzędzie musi być łatwo dostępne zarówno z komputerów jak i z telefonów czy tabletów. Szczególnie jest to ważne w przypadku pracowników którzy większość czasu swojej pracy spędzają poza biurkiem, czy to w terenie jeżdżąc do poszczególnych klientów czy to nawet poruszając się na terenie jednego obiektu. 

• Uniwersalność 

Specyfiką branży FM jest duża różnorodność obiektów, klientów i kontraktów. Różne są charakterystyki techniczne, organizacyjne, różne są wymagania klientów. Idealne narzędzie potrafi się dostosowywać do takich zmieniających się wymagań. 

• Łatwość integracji 

Często klient dysponuje własnymi systemami lub narzędziami i ma specyficzne wymagania co do ich wykorzystania w realizacji kontraktu. Wykonawca staje wówczas przed koniecznością dostosowywania swojego działania do systemów klienta. W takich sytuacjach optymalny system informatyczny będzie potrafił zintegrować się z systemami klienta i zapewnić realizację jego oczekiwań bez nadmiernych zmian w wewnętrznych standardach pracy. 

• Raportowanie, monitorowanie, alarmowanie 

Kluczowe jest by zebrane przez system dane były łatwo dostępne zarówno na potrzeby raportowania i przygotowywania analiz wewnętrznych oraz dla klientów. Powinny być także wykorzystywane do automatycznego lub półautomatycznego wykrywania nieprawidłowości, ryzyka, błędów i opóźnień.  

Nowe technologie kluczem do zwiększenie efektywności w branży FM. 

Pandemia pokazała, że przed Facility Management stoją nowe wyzwania związane z kształtowaniem doświadczenia pracy. Biurowce są dzisiaj wykorzystywane w znacznie mniejszym stopniu, co oznaczana zmianę w podejściu pracodawców do pracowników i do miejsca pracy. Zarządzanie obiektami to dostarczanie dziesiątek pojedynczych serwisów dla setek tysięcy organizacji z których największe to: utrzymania skomplikowanych instalacji budynkowych i nadzór techniczny obiektów, zarządzanie mediami, dostarczanie usługi czystości, dozór i bezpieczeństwa budynków, zaawansowana administracja. Potrzeby związane zarządzaniem tych serwisów i ich automatyzacją są ogromne. Umiejętność wykorzystania rozwiązań technologicznych do zwiększenia efektywności i jakości świadczonych usług jest potencjałem na dynamiczny rozwój Facility Managment.