Obecnie każde przedsiębiorstwo, które prowadzi sprzedaż czy świadczy usługi, potrzebuje odpowiedniego zarządzania procesami. Dotyczy to zarówno wewnętrznego prowadzenia dokumentacji z zakresu księgowości, realizacji procesów magazynowych i koordynacji podwykonawców, jak i obsługi klienta. Bez względu na to, czy mowa o sieciach małych sklepów, czy o sklepach internetowych lub wielkopowierzchniowych, każdy podmiot chcący spełnić oczekiwania współczesnych konsumentów powinien zautomatyzować podejmowane działania. Pracownicy działów na co dzień mierzą się z wieloma zadaniami, jednocześnie dbając o odpowiednie standardy świadczonych usług.
Im lepsze narzędzia do zarządzania reklamacjami w sektorze handlu są implementowane, tym większych korzyści firma może się spodziewać. Dzięki oprogramowaniu do obsługi reklamacji bardzo szybko można zauważyć lepszą kontrolę jakości, spójności i bezpieczeństwa, a system do reklamacji poprawia standardy obsługi. Znacznie wzrasta ogólna produktywność i szacuje się, iż poziom błędów popełnianych podczas prac wykonywanych manualnie spada o 90%. Niemniej każda sieć ma zupełnie inne procesy, zadania i specyfikę pracy, dlatego tak ważne jest dopasowanie narzędzia do określonych potrzeb.
Poznaj system do obsługi reklamacji od FlowDog!
Dzięki nowym technologiom można zoptymalizować czas oraz koszty. FlowDog umożliwia odciążenie pracowników w zakresie obsługi klienta i dostawców zewnętrznych, automatyzując takie czynności jak: przyjmowanie zamówień, udzielanie odpowiedzi na najczęściej powtarzające się zapytania klientów, przyjmowanie zgłoszeń, wystawianie faktur, dobór najlepszej oferty. Rozpatrywanie reklamacji kojarzy się konsumentom z długim czasem oczekiwania. Taka sytuacja rodzi w klientach negatywne doświadczenia i zniechęca ich do ponownego dokonania zakupów w danym sklepie. Jednak reklamacje występują również często pomiędzy sklepem oraz kontrahentami i podwykonawcami. System obsługi reklamacji pozwala nie tylko badać satysfakcję klienta, ale też na czas rozpatrywać wszystkie sprawy, niemalże automatycznie, oraz uzyskiwać czytelne raporty i analizy.
Automatyzacja wielu czynności związanych z obsługą klienta zapewnia korzyści nie tylko firmie, ale również pracownikom. Z jednej strony są oni odciążeni w zakresie wykonywania powtarzalnych i nudnych czynności. Z drugiej – specjalne aplikacje przyczyniają się do tego, że praca staje się przyjemniejsza i łatwiejsza, gdyż wiele zadań można wykonać z poziomu jednego narzędzia. Możliwe jest np. szybkie zrobienie i zapisanie zdjęcia reklamowanego produktu, a także szczegółowe opisanie w systemie zgłaszanej sprawy. Implementując narzędzia do automatyzacji procesów, dodatkowo ogranicza się ryzyko przedawnienia reklamacji, gdyż aplikacja przesyła powiadomienie o zbliżającym się terminie dokonania rozpatrzenia i wydania decyzji.
Obniżenie kosztów zarządzania m.in. sklepami wielkopowierzchniowymi to jedna z największych zalet implementacji narzędzi do zarządzania procesami w sektorze dużych sieci handlowych. Jest to możliwe dzięki wyeliminowaniu w powtarzalnych i monotonnych pracach błędu ludzkiego. Oprogramowanie do obsługi reklamacji może uwolnić pracowników od konieczności zbierania i wprowadzania danych czy przetwarzania zamówień, jednocześnie wciąż kontrolując wszystkie zachodzące procesy i reagując odpowiednio na wszelkie zmiany.
Więcej o automatyzacji procesów reklamacji dowiesz się z artykułu Rozwój rynku e-commerce w Polsce. Jakie strefy e-handlu trzeba jeszcze poprawić?
Czym jest automatyzacja procesów? Jakie są zalety i wady optymalizacji procesów? W jakim obszarze najszybciej zoptymalizować procesy w firmie?
