Mapowanie procesów — definicja, porady i wskazówki

​

Jeśli chcemy skutecznie i sprawnie przeprowadzić określony proces w naszym przedsiębiorstwie potrzebny nam jest odpowiedni plan działania. Opracowanie właściwej strategii powinno zakładać osiągnięcie konkretnego celu, a także opierać się na doświadczeniu i wiedzy pracowników. Mapowanie procesów bazuje na solidnej i gruntownej analizie przepływów pracy w organizacji i podpowiada, jakie rozwiązania korzystnie wpłyną na kondycję i rozwój firmy. Co to jest i na czym polega istota podejścia procesowego, którego elementem jest mapowanie procesów? Jakie są zalety mapowania procesu? O tym wszystkim dowiesz się, czytając poniższy artykuł.

Czym jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów to graficzne odwzorowanie procesów, procedur, czynności, które mają miejsce w przedsiębiorstwach, instytucjach użyteczności publicznej lub innych organizacjach. Mapę procesu tworzy się, aby lepiej zrozumieć, jak dany proces przebiega, z jakich etapów się składa i kto bierze w nim udział.

Znacząco wpływa to na poprawę organizacji pracy oraz pozwala szybko zidentyfikować problemy wymagające interwencji. Mapowanie procesów wykorzystuje się również do szkolenia nowych pracowników oraz udoskonalania procesów biznesowych. Mapowanie procesów przydaje się zwłaszcza tam, gdzie mamy do czynienia ze złożonymi procesami absorbującymi wielu pracowników.

Jakie są etapy mapowania procesów?

Mapowanie procesów powinno przebiegać co do zasady dwuetapowo. Pierwszy etap to identyfikacja procesów, którą można przeprowadzić dwoma metodami, metodą odgórną (top-down) oraz metodą oddolną (bottom-up).

W metodzie odgórnej najpierw określa się ogólne cele przedsiębiorstwa, a w następnych krokach dochodzi do uszczegółowienia wskazanych elementów. Druga metoda jest bardziej złożona i polega na szczegółowej analizie wykonywanych w danej organizacji czynności, na podstawie której określane są poszczególne procesy.

Kolejnym etapem jest zaszeregowanie pojedynczych procesów do konkretnej grupy. Wyróżniamy grupowanie na procesy główne, takie jak pozyskiwanie klientów i marketing czy sprzedaż i dystrybucja oraz wspomagające, do których należą logistyka lub zarządzanie IT. Ponadto wyodrębnić można również procesy zarządzania, do których zalicza się strategię oraz cele i misję firmy.

Jak stworzyć mapę procesu?

Mapy procesów możemy tworzyć przy pomocy najprostszych narzędzi, jakimi są ołówek i kartka papieru, ale także używając specjalnych szablonów czy oprogramowania do zarządzania przepływami pracy. Aby prawidłowo zmapować dany proces od początku do końca, należy w pierwszej kolejności przeanalizować, jaki konkretny cel chcemy osiągnąć — czy może chcemy zaktualizować już istniejący proces, czy raczej zamierzamy wdrożyć całkiem nową procedurę.

Postarajmy się jednocześnie, aby osoby, które bezpośrednio biorą udział w danym procesie, współpracowały przy tworzeniu mapy procesu. Pozwoli to dokładnie i sprawnie wyodrębnić poszczególne części składowe procesu oraz uniknąć błędów.

Następnym krokiem jest ułożenie kolejno po sobie następujących działań, których efektem będzie zwizualizowanie przebiegu całego procesu oraz jego odpowiednie przedstawienie za pomocą dostępnych metod.

Gdy mapowanie procesu dobiegnie końca, należy sprawdzić, czy żadna czynność nie została pominięta. Tak przygotowana szczegółowa mapa procesu może stanowić narzędzie analizy, które posłuży do dalszego udoskonalenia działań.

Zalety stosowania mapy procesów

Mapowanie procesów umożliwia dokładnie zaplanować nowy proces lub udoskonalić już istniejący. Można tego dokonać poprzez precyzyjne wypunktowanie poszczególnych działań koniecznych do realizacji zamierzonego celu.

Ponadto tworząc mapę procesów, uzyskujemy możliwość zidentyfikowania niewydolnych ekonomicznie obszarów naszej firmy. Możliwa jest także koordynacja odpowiedzialności między różnymi osobami i działami.

Wizualny format procesu ułatwia podjęcie trudnych i sytuacyjnych decyzji, przyczynia się do zwiększenia wydajności pracowników oraz znacznie wpływa na zwiększenie stopnia standaryzacji procesów.

Jaki typ mapy procesów będzie odpowiedni dla Ciebie?

Wyróżniamy kilka podstawowych typów map procesu. Różnią się wzajemnie wielkością i kształtem, co pozwala je lepiej dopasować do poszczególnych projektów oraz aktualnej potrzeby firmy. Wyróżniamy następujące typy mapy procesów:

Flowchart (Schemat blokowy) — najbardziej rozpowszechniony typ mapy procesu. Dzięki niemu możliwe jest przedstawienie w prosty i czytelny sposób procesów i operacji od momentu ich rozpoczęcia, aż do ich zakończenia. Diagram przepływu procesu posługuje się symbolami mapowania procesów do pokazania danych wejściowych i wyjściowych danego procesu oraz jego poszczególnych etapów.

Ogólna mapa procesu — nazywana również mapą odgórną lub mapą łańcucha wartości. Sięgamy po nią, gdy chcemy poznać ogólny zarys procesu bez wchodzenia w szczegóły. Dzięki niej zobrazujemy procesy biznesowe oraz newralgiczne fazy projektu.

Szczegółowa mapa procesu — jest przeciwieństwem ogólnej mapy procesu. Dzięki niej możliwa jest szybka penetracja każdego zmapowanego etapu i podprocesu oraz precyzyjne namierzenie niewydolnych procesów.

Mapa swimlane — nazywana również diagramem przepływu działań ludzkich. Dzięki niej możliwe jest jasne przydzielenie zadań poszczególnym osobom oraz określenie ich wzajemnych interakcji. Mapa procesów swimlane sprawdzi się podczas szkolenia pracowników w zakresie ich funkcji, jakie pełnią w danym procesie. Jest także przydatna w eliminowaniu opóźnień i zbędnych działań prowadzących do niepowodzenia procesu.

Mapa strumienia wartości — przedstawia proces dostarczenia klientowi usług lub produktów. Żeby jak najlepiej zobrazować migracje niezbędnych w procesie informacji i materiałów używane są niepowtarzalne symbole. Narzędzie wykorzystywane jest do wyłaniania obszarów zużywających nadmierne ilości zasobów poprzez kumulowanie danych o czasie cyklu i liczbie potrzebnych osób na danym etapie.

Symbole mapy procesu

Do pokazania istotnych elementów mapy procesu używa się symboli ujednoliconego języka modelowania. Do najbardziej charakterystycznych znaków graficznych używanych przy mapowaniu procesów należą:

• Terminator: owale oznaczają początek i koniec procesu.
• Etap procesu: prostokąt przedstawia działanie lub zadanie w procesie.
• Przepływ: strzałki łączą etapy procesu i wskazują kierunek.
• Decyzja: romb ilustruje punkt, w którym musi zapaść konkretna decyzja.
• Dane: równoległobok przedstawia dane wejściowe lub wyjściowe etapu procesu.
• Opóźnienie: symbol w kształcie litery D wskazuje opóźnienie w procesie.
• Dokument: prostokąt o pofalowanej podstawie przedstawia informację lub dokument dostępny do przeczytania.
• Wejście ręczne: symbol prostokąta z przekrzywioną górną linią informuje o konieczności ręcznego wprowadzenia danych.

Dlaczego przedsiębiorstwa tworzą mapy procesów?

Nie jest możliwe skuteczne wprowadzenie zmian w logistyce czy zarządzaniu personelem, jeśli najpierw nie zidentyfikujemy przyczyn, które negatywnie wpływają na procesy i procedury zachodzące w organizacji. Najczęstszymi powodami, które skłoniły przedsiębiorców do opracowania mapy procesów, są:

• stosowanie przestarzałych procedur lub ich brak,
• wykluczające się przepisy funkcjonowania w różnych działach,
• brak doświadczonej kadry wskutek częstej rotacji pracowników,
• obniżenie jakości sprzedawanych produktów i usług,
• wydłużenie się czasu wykonywania określonych czynności,
• nagły wzrost kosztów obsługi,
• brak spójności w kanałach kontaktu w zespole.

Podsumowanie

Mapowanie procesów w organizacji znacznie przyczyni się do obniżenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej oraz do polepszenia komunikacji między poszczególnymi działami firmy. Zwiększy wydajność pracowników oraz satysfakcję z wykonywanej pracy. Wszystko to finalnie przełoży się na osiągnięcie lepszych wyników firmy i pozwoli skutecznie konkurować na danym rynku.