Każda, nawet najlepiej funkcjonująca, organizacja w miarę upływu czasu potrzebuje zmian, które zwiększają jej efektywność operacyjną, usprawniają komunikację czy urealniają koszty. Dzieje się tak, ponieważ nie żyjemy w próżni. Na jakość i styl prowadzenia biznesu ma wpływ wiele czynników często niezależnych od nas. Właściwie opisane procesy biznesowe pomogą szybko zlokalizować anomalie, które mają miejsce w firmie oraz skutecznie je zniwelować. Chcesz wiedzieć, czym są i w jakim celu optymalizuje się procesy biznesowe? Przeczytaj uważnie.
Procesy biznesowe a projekty biznesowe
Proces biznesowy i projekt mają pewne cechy wspólne. Muszą być odpowiednio przemyślane i wdrożone. Powinny być także realizowane przy współpracy kilku działów. Tym, natomiast co je różni, jest kwestia cykliczności. Procesy są powtarzalne i nie mają z góry narzuconego terminu zakończenia. Za przykład może nam posłużyć rekrutacja. Jej finalnym efektem jest zatrudnienie nowego pracownika, lecz po jakimś czasie proces ten może być na nowo rozpoczęty. Podczas gdy projekty mają charakter jednokrotny, a ewentualne zmiany i poprawki możliwe są do wprowadzenia dopiero w nowym projekcie.
Czym jest proces biznesowy?
Procesem biznesowym nazywamy ciąg kolejno po sobie następujących działań, które zapewnią z góry określoną wartość biznesową. Skala i rodzaj czynności uzależnione są od wielkości przedsiębiorstwa, jego profilu działalności oraz typu klientów. Jednym z podziałów metod biznesowych jest klasyfikacja na procesy podstawowe i pomocnicze:
Do podstawowych procesów biznesowych zaliczamy m.in.:
Z kolei do pomocniczych procesów biznesowych należą m.in.:
Analiza procesów biznesowych
Aby nasz firma efektywnie funkcjonowała, należy precyzyjnie ocenić, jakie konkretnie procesy wewnątrz niej zachodzą, przeanalizować je, a następnie zaplanować odpowiednie działania. Analiza służy do diagnozowania procesów biznesowych, jakie mają miejsce w organizacji. Dostarcza informacji o kondycji przedsiębiorstwa, pozwala spojrzeć na nie kompleksowo nie tylko z perspektywy pojedynczego działu. Rzetelnie przeprowadzona analiza uchroni przed konsekwencjami błędnych decyzji oraz dostarczy korzyści organizacji.
Po co analizuje się procesy w firmie?
Analizę wykonuje się w celu wykrycia nieefektywnych czynności, które mają negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy. Właściwie przeprowadzona analiza poprawia komunikację i współpracę między konkretnymi działami oraz przyspiesza pracę, co przekłada się na lepsze wyniki firmy. Inne powody, dla których jest wykonywana analiza:
Jak prawidłowo przeprowadzić analizę procesów biznesowych?
Kluczową sprawą przed rozpoczęciem analizy jest właściwe rozeznanie czego konkretnie dany proces dotyczy, kto bierze w nim udział i jakie korzyści przynosi firmie. Inaczej bowiem będzie wykonywana analiza na potrzeby prezentacji dla zarządu, a inaczej na potrzeby przystąpienia do prac związanych z wdrażaniem rozwiązań systemowych. Informacje można pozyskać na wiele różnych sposobów. Najpopularniejsze to:
Uwaga: Aby zebrane dane były jak najbardziej wiarygodne, zaleca się użycia kilku metod jednocześnie.
Korzyści, jakie płyną z dobrze przeprowadzonej analizy
Jeśli chcemy dokonać usprawnień i optymalizacji musimy najpierw zidentyfikować słabe punkty działalności firmy. Do tego celu właśnie służy analiza biznesowa, która „prześwietla” poszczególne obszary i wskazuje nam luki, które należy usunąć. Przeprowadzenie kompleksowej analizy zapewni nam szersze spojrzenie na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ale także, poprzez wyłapanie i modyfikację błędów na różnych poziomach, przyspiesza procesy główne.
Narzędzia w procesach biznesowych
W takcie realizacji procesu biznesowego może okazać się, że niektóre czynności zaburzają prawidłowe funkcjonowanie całego modelu biznesowego. Aby sprawnie namierzyć niewydolny obszar stosuje się odpowiednie instrumenty. Za najważniejsze można uznać: mapowanie, modelowanie oraz optymalizacje.
Mapowanie procesów biznesowych wizualizuje za pomocą mapy relacje, jakie zachodzą pomiędzy poszczególnymi działaniami. Nie ma jednolitego modelu tworzenia map procesów biznesowych.
Modelowanie procesów biznesowych to uproszczone przedstawienie za pomocą diagramów działań i zdarzeń występujących w całym procesie biznesowym.
Optymalizacja procesów biznesowych jest to analiza oraz uproszczenie procesów biznesowych. Przeprowadza się ją przy pomocy mapowania i modelowania, ale również poprzez organizowanie szkoleń dla pracowników.
Automatyzacja procesów biznesowych
Pewne zadania, które do tej pory były realizowane przez pracowników, mogą być z powodzeniem wykonywane przez systemy informatyczne. Automatyzację procesów stosuje się głównie do wykonywania nieskomplikowanych zadań, które są powtarzalne jak choćby maililing reklamowy lub wsparcie obsługi klienta poprzez wykorzystanie botów. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie procesami i przynosi spore oszczędności. Oprogramowanie informatyczne ma tę niewątpliwą zaletę, że nie generuje błędów powstających w wyniku np. zmęczenia pracownika podczas wykonywania monotonnych czynności.
Podejście procesowe — firma widziana z innej perspektywy
Myślenie procesowe pozwala spojrzeć na firmę jak na zbiór wzajemnie powiązanych ze sobą procesów i podprocesów. Ich dokładna analiza pomoże zrozumieć, jak dany proces przebiega. Dzięki temu możliwe jest szybkie i efektywne rozwiązywanie zaistniałych problemów oraz utrzymanie porządku. Myślenie procesowe wpływa również na poprawę jakości i precyzji komunikacji. Porozumiewamy się sprawniej, co ma bezpośrednie przełożenie na naszą pracę.
Podsumowanie
Procesy biznesowe mają za zadanie poprawę zarządzania i sposobu organizacji pracy w firmie poprzez zastosowanie odpowiednich narzędzi. Jest to skomplikowane i czasochłonne przedsięwzięcie, które ma zapewnić optymalne korzyści dla organizacji. Istotną kwestią jest zaangażowanie w cały proces pracowników, którzy będą musieli przywyknąć do pracy na nowych zasadach oraz wcielać w życie nowe procedury.
Pracujemy nad projektem, w pełni skupieni, aż tu nagle dostajemy maila od klienta z tysiącami sugestii, zmianami i poprawkami… to tylko jeden z codziennych przykładów „Z życia w [...]
Skuteczne i mądre zarządzanie ogromnymi bazami danych to bardzo ważny element rozwoju współczesnych firm. Bagatelizowanie procesów analitycznych to nic innego, jak działanie po omacku.
Nagła zmiana w projekcie jest mało komfortowa, trudna w zarządzeniu, często też wywraca do góry nogami już zaplanowaną pracę, a tym samym generuje dodatkowe koszty. Chcielibyśmy, żeby wszystko [...]
Czy opcje no-code i low-code staną się odpowiedzią na problemy organizacji z niedoborem programistów?
Dostęp do pożądanych danych to luksus, który daje nam pewną władzę, dlatego nikogo już nie dziwi, że właściwe wykorzystanie danych stało się nową walutą w świecie biznesu. Business [...]
W 2020 roku oszustwa internetowe wzrosły o 400% – tak wynika z danych międzynarodowej firmy prawniczej Reed Smith. Nic więc dziwnego, że większość firm deklaruje wzrost wydatków na [...]
