Odpowiednie zaplanowanie działań biznesowych należy do najważniejszych czynników kształtujących przyszłość przedsiębiorstw. Jednym ze składników takiego strategicznego planowania jest modelowanie procesów biznesowych. Poniżej piszemy, czym jest modelowanie procesów, jak je dobrze przeprowadzić oraz czym różni się od mapowania.
Modelowanie procesów biznesowych (w skrócie BPM, od ang. Business Process Modeling) można zdefiniować jako zbiór czynności analitycznych, mających na celu ustalenie sposobu, w jaki działa dana organizacja (czyli określenie tzw. stanu AS-IS). BPM może również posłużyć jako narzędzie do określenia docelowego sposobu postępowania (tj. procesów TO-BE).
Z dobrze przygotowanego modelu procesu dowiemy się na przykład, jakie czynności są obecnie wykonywane w przedsiębiorstwie oraz jaka powinna być kolejność poszczególnych kroków, aby udało się osiągnąć zamierzony cel. Modelowanie procesów biznesowych może być wykorzystywane zarówno podczas realizacji danych procesów, jak i po ich zakończeniu, gdy kontynuuje się wprowadzanie zmian lub zaczyna realizować nowe projekty.
Aby wyniki modelowania procesów były możliwie najbardziej czytelne, najczęściej przedstawia się je w formie graficznej, a przy ich tworzeniu korzysta się ze standaryzowanej notacji, np. BPMN (od ang. Business Process Modeling Notation). Poprawnie przygotowany model powinien również uwzględnić słownik pojęć, który pozwoli na właściwą interpretację użytego słownictwa przez każdą osobę czytającą wyniki.
Modelowaniem procesów biznesowych można objąć różne obszary, np.:
BPM może mieć wiele zastosowań i przynieść bardzo zróżnicowane efekty, zależnie od tego, czego potrzebuje dana organizacja. Najczęściej wybieranymi celami są:
Choć oba procesy są często traktowane tożsamo, w rzeczywistości dają zupełnie inne rezultaty.
Mapowanie ma na celu jedynie przedstawienie relacji między procesami/elementami procesu, a modelowanie przedstawia przebieg procesu. Szczegółowość modelu zależy od wielu czynników, które powinny być wzięte pod uwagę już na wstępie projektu.
Tworzenie modelu procesów biznesowych to wieloetapowe przedsięwzięcie, wymagające podjęcia wielu działań i poświęcenia sporej ilości czasu. Stosunkowo duży stopień skomplikowania sprawia, że dość łatwo o błędy, które w istotny sposób zaważą na wyniku. Oto kilka częstych, a zarazem poważnych uchybień w tworzeniu modelu procesu biznesowego:
Jak każdy inny projekt, mapowanie/modelowanie procesów powinno mieć konkretny, jasno sprecyzowany cel – tzw. rozmyte cele prowadzą do różnych interpretacji, a nawet zbędnych zmian założeń w trakcie tworzenia modelu procesu. Utrudniają także hierarchizację procesów i ustalanie przebiegu ich realizacji.
Dobrze sformułowany cel powinien być zatem jednoznaczny i najlepiej poparty rzetelnymi analizami dotychczasowych strategii przedsiębiorstwa oraz jego udokumentowanych hierarchicznie celów biznesowych.
Takie działanie jest zazwyczaj efektem mało precyzyjnego celu przy tworzeniu modelu procesu oraz braku tzw. świadomości procesowej sponsorów, choć pojawia się również niezależnie. Efektem jest powstawanie kilkuset- lub nawet kilkutysięcznostronicowych dokumentów, których nikt nigdy nie przeczyta, a tym bardziej nie wprowadzi w życie.
Liczba mapowanych/modelowanych procesów i szczegółowość tych projektów powinny bezpośrednio wynikać z przyjętych celów – dzięki temu osoba zaznajomiona z zarządzaniem procesami biznesowymi i analizą biznesową bez problemu dobierze odpowiedni zakres projektu.
Ponadto przesadna liczba bardzo szczegółowych, pozbawionych hierarchizacji map/modeli może bardzo szybko doprowadzić do ich dezaktualizacji – niezwykle trudno jest dbać o aktualność (tj. zgodność z faktycznym przebiegiem procesów) wielopoziomowych, zdecydowanie zbyt szczegółowych modeli.
Jeśli taki zakres nie zostanie ustalony na początku projektu, doprowadzi to do niespójności w projekcie – różne osoby/zespoły będą mapować/modelować procesy na podstawie innych elementów. Ustalenie zakresu informacyjnego pozwoli zdefiniować elementy, które mają trafić na mapę przebiegu procesu – mogą to być np. wspierane aplikacje i systemy informatyczne, sposoby wykonywania czynności, jednostki organizacyjne odpowiedzialne za dany etap, wymagane procedury stanowiskowe, powiązane usługi, produkty itd. Zakres informacyjny wpływa więc również na poziom szczegółowości projektu.
Trzeba jednak przy tym uważać. Podobnie jak w przypadku zakresu projektowego, liczba elementów informacyjnych powinna być dostosowana do celów projektu oraz potrzeb danego przedsiębiorstwa (tj. przeznaczenia danego modelu). „Nadprogramowe” elementy informacyjne zwiększą tylko niepotrzebnie zakres prac, co przełoży się na znacznie dłuższy czas realizacji projektu.
Poza zakresem informacyjnym na poziom szczegółowości projektu bardzo duży wpływ ma również odbiorca – na przykład dział operacyjny będzie wymagał znacznie bardziej szczegółowego modelu procesu i czynności, które zawiera, niż wyższa kadra kierownicza. Trzeba również wziąć pod uwagę to, kto będzie później użytkował gotowe mapy/modele.
Znalezienie tzw. złotego środka między zbyt małą liczbą szczegółów a ich nadmiarem nie jest proste i wymaga dobrej znajomości przebiegu danego procesu. Najlepiej więc skonsultować to z pracownikami danego szczebla lub zlecić przygotowanie modeli procesów biznesowych profesjonaliście.
Przy dużej szczegółowości projektu zwyczajnie nie da się przedstawić go czytelnie w formie pojedynczego diagramu – byłby on olbrzymi i przeładowany zduplikowanymi grupami czynności wykonywanych w ramach różnych procesów.
Prezentacja modelu procesów powinna mieć budowę kaskadową. Dzięki temu możliwa będzie hierarchizacja danych, czyli przedstawienie ich od ogółu do szczegółu. Pozwoli to zachować czytelność na każdym etapie i dla każdego odbiorcy – kierownictwo będzie mogło zatrzymać się na ogólnym obrazie, a działy wykonawcze bez problemu znajdą interesujące je szczegóły na odpowiednim diagramie zagnieżdżonym w kilku ogólniejszych.
Dobór odpowiedniej notacji i narzędzi jest kluczowym etapem tworzenia modeli procesów biznesowych – przy niewłaściwych osiągnięcie oczekiwanego poziomu szczegółowości może być niemożliwe. Ponadto notacja i narzędzia wspomagające powinny umożliwiać późniejsze przekształcenie prostych map w symulacje modelowe. W większości przypadków doskonale sprawdzi się wspomniana już notacja BPMN.
Z modelowania procesów biznesowych można korzystać na wiele sposobów, zależnie od wymagań/potrzeb danego przedsiębiorstwa. Przygotowanie poprawnego, szczegółowego modelu jest czasochłonnym i często skomplikowanym procesem, w którym łatwo o błędy. Dlatego w razie jakichkolwiek wątpliwości warto skorzystać z pomocy ekspertów – można ich znaleźć np. na FlowDog.pl w zakładce kontakt: https://flowdog.io/kontakt/
Zrób audyt cyberbezpieczeństwa Twojego sklepu internetowego -> Zadbaj o właściwy system cyberbezpieczeństwa IT -> Wykorzystaj profesjonalny system do przetwarzania transakcji -> Wymagaj używania złożonych haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego
Dlaczego warto korzystać z elektronicznego systemu dokumentów? Dowiedz się więcej o przykładach wykorzystania systemu DMS w codziennych, powtarzalnych zadaniach.
Czym jest automatyzacja procesów? Jakie są zalety i wady optymalizacji procesów? W jakim obszarze najszybciej zoptymalizować procesy w firmie?
