„Procesy biznesowe” może brzmieć jak chwytliwy, marketingowy zwrot z reklam lub opisów zawartych w broszurach. Co tak naprawdę kryje się pod tym sformułowaniem? Wbrew pozorom, jakie może stwarzać, stanowi ogólne wyrażenie. Każda firma realizuje określone procesy biznesowe – to nic innego, jak pewne czynności podejmowane przez osoby zarządzające. Bez względu na rodzaj czy wielkość organizacji każde przedsiębiorstwo ma swój proces, a czasem ich całkiem sporą liczbę, nad którą, biorąc pod uwagę rozwój firmy, trudno jest zapanować… Realizacja zadań wymaga coraz większego nakładu czasu i kosztów. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na wprowadzenie automatyzacji w swoich firmach.
Identyfikacja procesów kluczem do sukcesu firmy
Najważniejsze jest zidentyfikowanie działań, które wymagają usprawnienia w pierwszej kolejności. Analiza służy przede wszystkim zobrazowaniu sposobu przekazywania w ich obrębie informacji i danych (niezależnie od tego, czy zostały zidentyfikowane, czy nie). Poniżej przedstawiamy procesy, z którymi zmaga się większość przedsiębiorstw. Czy są odpowiednio zoptymalizowane? Czy pozorne usprawnienie przynosi wymierne korzyści?
Przykłady usprawnień procesów biznesowych
Dostęp do danych to must have każdej firmy, która „coś sprzedaje”. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele gotowych rozwiązań. Spełniają one główne wymagania klientów. Czy można jednak bezproblemowo korzystać z nich w każdej organizacji? Niekoniecznie. Uniwersalne narzędzia nigdy nie będą w pełni dostosowane do potrzeb danej organizacji, co w perspektywie czasu może sprawić, że wybrana opcja okaże się niekompletna i bezużyteczna. O ile w dużych firmach tego typu rozwiązania zapewne sprawdzą się po wprowadzeniu niewielkich modyfikacji, o tyle w mniejszych przedsiębiorstwach nie będzie to już takie oczywiste. Rozwój sprzedaży wymaga wsparcia zaawansowanego narzędzia – często wykraczającego poza standardy zwykłych CRM-ów. Rozwiązanie dostosowane do naszych wymagań zapewnia same korzyści – indywidualny system to coś więcej niż standardowy CRM. Automatyzacja procesów biznesowych, jaką zapewnia FlowDog, pomaga uporządkować codzienne zadania pracowników i ułatwić powtarzalne działania, takie jak generowanie ofert lub cenników, wysyłka prezentacji, automatyczne zawieranie umów, a także wskazanie potencjału dosprzedaży. Na automatyzację procesów biznesowych w obszarze zarządzania sprzedażą powinno więc zdecydować się każde przedsiębiorstwo, które chce budować wiarygodną, nowoczesną markę i wyróżnić się na tle coraz większej konkurencji rynkowej.
Poznaj rozwiązanie FlowDog: zarządzanie procesem sprzedaży w firmie.
Dynamiczna sytuacja na świecie spowodowała, że przekazywanie dokumentów w formie tradycyjnej staje się nie tyle niemożliwe, co znacznie utrudnione, i wpływa na opóźnienie ich procesowania. Wysyłka w formie cyfrowej to już standard, ale czy zwykły e-mail wystarczy? Ponad 60% pracowników twierdzi, że w momencie wysłania wiadomości z załącznikiem traci dokument z pola widzenia i musi manualnie monitorować rozpoczęty proces. Konieczność taka w praktyce oznacza przypominanie za pośrednictwem różnych komunikatorów o statusie sprawy, a niekiedy przeoczenie ważnych terminów czy po prostu zagubienie dokumentu w skrzynce pocztowej. Korzystając z narzędzia, w którym mamy możliwość sprawdzenia statusu sprawy czy ustawienia automatycznych przypomnień o konieczności wykonania działań, możemy uzyskać pełną transparentność procesu. Unikniemy wielokrotnego przesyłania tych samych dokumentów i będziemy mieli pewność, że wszystko zostanie wykonane na czas.
Poznaj rozwiązanie FlowDog: elektroniczny obieg dokumentów.
To jeden z najbardziej złożonych procesów, którego obsługa angażuje wiele osób. Na rynku obecnych jest sporo szablonowych rozwiązań, ale ich wdrożenie okazuje się zazwyczaj długotrwałe i trudne oraz wymaga od pracowników nauczenia się pewnych utartych działań od nowa, na pamięć, co czasem nie do końca odzwierciedla realne procesy. W wielu firmach harmonogramowanie pracy stanowi nieodłączny element rzeczywistości. Dlatego narzędzie, z którego będą korzystać pracownicy, powinno w pełni spełniać ich oczekiwania.
Najlepszą opcją będzie postawienie na rozwiązanie, które umożliwia sprawne budowanie nawet zaawansowanych procesów i systemów, adekwatnych do nieoczywistych wymagań. Narzędzie takie powinno pozwalać na choćby elastyczne planowanie harmonogramów pracy wielozmianowej, na podstawie zasobów, którymi dysponujemy, a także uwzględnianie danych z systemu kadrowo-płacowego, dotyczących rodzajów zatrudnienia czy absencji nagłych/planowanych. Ważne, by zapewniało też możliwość zapamiętania reguł i monitorowania wszelkich odstępstw, wspomagało proces akceptacji grafików oraz ich przekazywania pracownikom i dawało możliwość raportowania online. Dostęp do niego powinny mieć wszystkie zaangażowane w proces osoby.
Podsumowanie
Optymalizacja procesów biznesowych nie należy do łatwych zadań. Każda zmiana wpływa w tym przypadku na funkcjonowanie organizacji. Świadomość identyfikacji procesów biznesowych pozwala zapewnić, że przeanalizowane zostaną wszystkie czynności wchodzące w zakres działań wykonywanych przez pracowników różnych szczebli. Dzięki temu powstaje spójny obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa. Powiąż swój biznes z technologią FlowDog.
Odpowiednie narzędzia do zarządzania reklamacjami w sektorze handlu to wymierne korzyści dla firmy. Dzięki oprogramowaniu do obsługi reklamacji bardzo szybko można zauważyć lepszą kontrolę jakości, spójności i bezpieczeństwa, [...]
Automatyzacja obsługi klienta - proces reklamacji Automatyzacja procesów biznesowych stała się nieodłącznym elementem współczesnych organizacji, które dążą do usprawnienia swojej działalności. Wśród różnych obszarów, w których można zastosować [...]
