Biznes bez mapy? Tylko na własne ryzyko. Firmy, które działają „na wyczucie”, nie analizują i nie optymalizują swoich procesów, często marnują czas, pieniądze i zasoby. Tymczasem dobrze zdefiniowane i zarządzane procesy biznesowe to fundament nowoczesnej organizacji. Pomagają eliminować wąskie gardła, skracają czas reakcji, poprawiają komunikację i realnie zwiększają efektywność. W tym artykule wyjaśniamy, czym są procesy biznesowe, jak wygląda ich analiza i dlaczego automatyzacja to krok, którego nie warto odkładać.
Wiele osób myli procesy biznesowe z projektami, ponieważ oba te pojęcia odnoszą się do działań zaplanowanych i wymagających współpracy różnych działów. Różni je jednak coś zasadniczego: powtarzalność i cykliczność.
Procesy to działania powtarzalne, zachodzące w firmie wielokrotnie – jak choćby proces rekrutacji, obsługi klienta czy zatwierdzania faktur. Projekty natomiast mają charakter jednorazowy i kończą się konkretnym efektem, np. wdrożeniem nowego systemu czy otwarciem filii.
Nie każda czynność wykonywana w firmie to proces. Proces biznesowy to ciąg powiązanych działań, które prowadzą do osiągnięcia konkretnego celu – np. realizacji zamówienia czy zatrudnienia nowego pracownika. To właśnie te procesy budują strukturę i rytm funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Dzielimy je zazwyczaj na dwie główne kategorie:
Procesy podstawowe:
Procesy pomocnicze:
Dobrze zorganizowana firma to taka, która nie tylko działa, ale rozumie jak działa. Analiza procesów biznesowych to pierwszy krok do poprawy efektywności operacyjnej, jakości usług i komunikacji wewnętrznej.
Dzięki analizie:
To również świetny punkt wyjścia do wdrożenia automatyzacji lub integracji systemów IT – zamiast działać chaotycznie, firma buduje przemyślany system pracy.
Analiza to nie tylko arkusze Excela i wykresy – to także rozmowy z pracownikami i zrozumienie ich codziennych wyzwań. Kluczowe jest tu podejście całościowe: analiza musi uwzględniać zarówno perspektywę zarządczą, jak i operacyjną.
Etapy analizy:
Nie warto poprzestawać na jednej metodzie – dopiero ich połączenie daje wiarygodny materiał do dalszych działań.
Analiza procesów biznesowych pozwala organizacjom identyfikować tzw. wąskie gardła – miejsca, w których działania się opóźniają, dublują lub tracą sens. To kluczowy krok przed wprowadzeniem jakiejkolwiek zmiany – zwłaszcza technologicznej. Aby sprawnie namierzyć niewydolny obszar stosuje się odpowiednie instrumenty. Za najważniejsze można uznać: mapowanie, modelowanie oraz optymalizację.
Mapowanie procesów biznesowych wizualizuje za pomocą mapy relacje, jakie zachodzą pomiędzy poszczególnymi działaniami. Nie ma jednolitego modelu tworzenia map procesów biznesowych.
Modelowanie procesów biznesowych to uproszczone przedstawienie za pomocą diagramów działań i zdarzeń występujących w całym procesie biznesowym.
Optymalizacja procesów biznesowych jest to analiza oraz uproszczenie procesów biznesowych. Przeprowadza się ją przy pomocy mapowania i modelowania, ale również poprzez organizowanie szkoleń dla pracowników.
FlowDog wykorzystuje podejście Task & Process Mining, które dzięki integracji z systemami operacyjnymi klienta automatycznie śledzi przebieg działań w firmie, identyfikuje powtarzalności, wyjątki i opóźnienia, tworząc mapę rzeczywistego przebiegu procesów (tzw. „as-is”). Dopiero na tej podstawie można tworzyć docelowy model („to-be”) i oceniać realny zwrot z inwestycji w automatyzację.
Analiza może przybrać różne formy: od warsztatów i wywiadów, przez obserwacje stanowisk pracy, aż po analizę danych systemowych. Najlepsze efekty przynosi łączenie metod jakościowych z ilościowymi. Umożliwia to przeprowadzenie wielowymiarowej diagnozy przedsiębiorstwa.
FlowDog rekomenduje m.in.:
Analiza procesów często prowadzi do jednego wniosku: warto automatyzować. Potwierdza to doświadczenie zespołu FlowDog z klientem z branży handlowej.
— W przypadku jednego z naszych klientów, który prowadzi rozproszoną sieć placówek handlowych, problemem było zbieranie danych finansowych. Ręczne analizowanie sprzedaży z poszczególnych placówek zajmowało pracownikom działu księgowości kilka dni. Natomiast po wdrożeniu automatyzacji ten czas został zredukowany z 3–4 dni do maksymalnie 2 godzin – mówi Aneta Gańko, dyrektorka Działu Wdrożeń we FlowDog.
Efekt? Mniej stresu, więcej czasu na analizę strategiczną i lepsza kontrola nad finansami.
Procesy, które istnieją tylko „w głowie pracowników”, trudno zmieniać i usprawniać. Dlatego warto je zwizualizować i opisać, by móc nimi skutecznie zarządzać.
Trzy kluczowe narzędzia:
Automatyzacja procesów biznesowych to nie chwilowa moda, ale realna odpowiedź na potrzeby skalowania biznesu. Dzięki narzędziom klasy low-code/no-code firmy mogą zautomatyzować zadania powtarzalne, eliminując ryzyko błędów i przyspieszając realizację działań.
Dlaczego automatyzacja jest ważna w biznesie?
Źródło: The Effects of Automation at Work, Statista
W tradycyjnym modelu zarządzania patrzy się na firmę przez pryzmat działów. W nowoczesnym – przez pryzmat procesów, które przebiegają pomiędzy działami. To zmiana perspektywy, która przynosi realne korzyści.
Dzięki myśleniu procesowemu:
Bill Gates trafnie zauważył: Automatyzacja zastosowana do wydajnej operacji zwiększy jej wydajność. Automatyzacja zastosowana do nieefektywnej operacji zwiększy jej nieefektywność.
W praktyce oznacza to, że bez dokładnej analizy procesów można łatwo zautomatyzować chaos. A to przynosi więcej szkód niż korzyści. Zespół FlowDog przed każdym wdrożeniem platformy do zarządzania procesami biznesowymi przeprowadza wnikliwą analizę — właśnie po to, by uniknąć automatyzowania błędów.
Niektóre inwestycje technologiczne to nie tylko krok naprzód, ale prawdziwy skok. Wdrożenie automatyzacji procesu kontroli wjazdów i wyjazdów pojazdów z wykorzystaniem platformy FlowDog przyniosło jednej z firm produkcyjnych z sektora pasz i zbóż zwrot z inwestycji na poziomie aż 220% w skali roku. To nie wizja z folderu marketingowego, lecz efekt konkretnego, dobrze zaprojektowanego wdrożenia, które zmieniło codzienne funkcjonowanie pięciu zakładów w całej Polsce.
Wyzwania, z jakimi mierzyła się firma, były typowe:
Każdy z tych problemów oznaczał utratę czasu, zasobów i niepotrzebny stres w newralgicznych momentach łańcucha logistycznego.
Rozwiązanie? Cyfryzacja obejmująca:
Dzięki cyfryzacji całego procesu firma nie tylko wyeliminowała zbędną papierologię, ale też zaoszczędziła czas pracy równy pięciu pełnym etatom. Zainwestowane 490 tys. złotych zwróciło się w ciągu niecałych pięciu miesięcy, a roczny ROI osiągnął spektakularne 220%. To pokazuje, że dobrze zaplanowana i przeanalizowana automatyzacja to nie koszt, lecz dźwignia wzrostu — zarówno operacyjnego, jak i finansowego.
Procesy biznesowe nie są wyłącznie nudną dokumentacją – to puls firmy. Ich poprawna identyfikacja, analiza i optymalizacja mają bezpośredni wpływ na koszty, efektywność i jakość obsługi klienta. Zamiast wdrażać narzędzia „na oko”, warto oprzeć działania na danych. Firmy, które rozumieją swoje procesy, są lepiej przygotowane na zmiany, innowacje i skalowanie.
FlowDog, jako partner wspierający transformację procesową, łączy podejście Task & Process Mining z praktycznym doradztwem biznesowym, pomagając firmom uporządkować działania i zyskać realną przewagę. Nie chodzi o to, by robić więcej – tylko mądrzej.
Zarządzanie procesami to nie technokracja – to sposób na świadome budowanie silnej i nowoczesnej firmy. Od analizy, przez modelowanie, po automatyzację – każdy krok przekłada się na realne zyski, oszczędność czasu i lepsze zarządzanie ludźmi oraz technologią. Jeśli chcesz dowiedzieć się, które procesy w Twojej firmie można zautomatyzować, skontaktuj się z zespołem FlowDog.
Pracujemy nad projektem, w pełni skupieni, aż tu nagle dostajemy maila od klienta z tysiącami sugestii, zmianami i poprawkami… to tylko jeden z codziennych przykładów „Z życia w [...]
Skuteczne i mądre zarządzanie ogromnymi bazami danych to bardzo ważny element rozwoju współczesnych firm. Bagatelizowanie procesów analitycznych to nic innego, jak działanie po omacku.
Nagła zmiana w projekcie jest mało komfortowa, trudna w zarządzeniu, często też wywraca do góry nogami już zaplanowaną pracę, a tym samym generuje dodatkowe koszty. Chcielibyśmy, żeby wszystko [...]
Czy opcje no-code i low-code staną się odpowiedzią na problemy organizacji z niedoborem programistów?
Dostęp do pożądanych danych to luksus, który daje nam pewną władzę, dlatego nikogo już nie dziwi, że właściwe wykorzystanie danych stało się nową walutą w świecie biznesu. Business [...]
W 2020 roku oszustwa internetowe wzrosły o 400% – tak wynika z danych międzynarodowej firmy prawniczej Reed Smith. Nic więc dziwnego, że większość firm deklaruje wzrost wydatków na [...]
