Klient & Potrzeba:

Firma z branży pośrednictwa pracy. Działa na Polskim i Europejskim rynku od niespełna 20 lat świadcząc usługi związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi oferującą kompleksowe wsparcie kadrowo-płacowe, księgowe, profesjonalne pośrednictwo pracy oraz usługi pracy tymczasowej i outsourcingu pracowniczego.

Wyzwania & Oczekiwania:

Firma od dłuższego czasu zmagała się z wieloma problemami związanymi z obiegiem dokumentacji. Nie posiadali uporządkowanej dokumentacji kontrahentów i potencjalnych pracowników, a cały obieg dokumentów odbywał się „ręcznie”. W związku z brakiem możliwości posiadania automatycznych powiadomień o terminach dokumentów i umów ich znaczna większość ulegała tzw. przeterminowaniu i nie była aktualizowana na czas. Ręczne generowanie i przesyłanie ofert i umów do kontrahentów opóźniało ten proces i generowało notoryczne błędy. Nie było możliwości kontrolowania bieżącej pracy koordynatorów, co powodowało brak aktualnych informacji o sprawach firmowych. Firma nie prowadziła żadnej kontroli nad przeterminowanymi płatnościami kontrahentów, co wpływało na opóźnienia. Wprowadzanie nowych pracowników do baz, które odbywało się osobiście w biurze przyczyniało się do ogromnego obciążenia biur i nieustające kolejki.

Rozwiązanie:

Uporządkowaliśmy procesy związane z elektronicznym obiegiem dokumentów i w ramach współpracy wdrożyliśmy moduł CRM i moduł HR, dzięki którym standaryzacji i automatyzacji zostały poddane następujące procesy:

– bazy danych kontrahentów oraz klientów,

– generowanie ofert i umów oraz ścieżki akceptacji wewnątrz systemu,

– integracja z systemami zewnętrznymi w zakresie faktur i zaksięgowanych opłat,

– klienci mogą samodzielnie rejestrować się w bazie pracowników we FlowDog, w zaciszu własnego domu lub korzystając z tabletów w biurach firmy,

– automatyczne generowanie umów dla pracowników i podpis cyfrowy we Flowdog,

– możliwość zapisywania działań sprzedażowych powiązanych z kontrahentami (CRM Light – szanse sprzedaży i działania),

– weryfikacja dat ważności dokumentów i badań.