Artykuły blogowe

Robotyzacja procesów biznesowych – czym jest i jak wygląda?

Robotyzacja procesów biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA) to technologia coraz powszechniej stosowana w wielu firmach. Stwarza ona dużo nowych możliwości i szans. Dzieje się tak m.in. dzięki temu, że oprogramowania umożliwiają zastąpienie ludzi w wykonywaniu czynności powtarzalnych, żmudnych i czasochłonnych. Mowa głównie o zadaniach, które nie wymagają od pracownika dużej kreatywności. Nie oznacza to jednak, że robotyzacja dotyczy błahych obszarów pracy. Wręcz przeciwnie, a korzyści wynikających z wdrożenia technologii do automatyzacji procesów biznesowych jest wiele.

Robotyzacja procesów biznesowych – co to jest?

W celu uzyskania odpowiedzi na pytanie – co to jest robotyzacja procesów biznesowych i na czym polega? – należy wyjaśnić, czym w ogóle jest proces biznesowy. To nic innego, jak łańcuch powiązanych ze sobą działań i zadań. Prowadzą one do osiągnięcia wyznaczonego efektu lub rozwiązania konkretnego problemu.

Robotyzacja procesów biznesowych polega na wykonaniu przez robota softwarowego predefiniowanych zadań na podstawie precyzyjnych i zdefiniowanych informacji. Zrobotyzować można zarówno procesy operacyjne, jak i wspomagające. Mowa w tym przypadku o pobieraniu, wprowadzaniu i przetwarzaniu danych, analizie danych czy wykonywaniu obliczeń.

Firmy z zupełnie różnych branż na co dzień borykają się z podobnymi problemami i stają przed porównywalnymi wyzwaniami. Wśród nich można wyróżnić:

  • rozwiązywanie trudności pracowników oraz klientów
  • terminowe przygotowanie listy płac
  • prowadzenie obszernych kalendarzy spotkań
  • żmudną i kosztowną synchronizację danych ERP i CRM
  • kontrolę jakości pracy zatrudnionych
  • czasochłonne przetwarzanie faktur.

Powyższe zadania i wiele im podobnych czynności są dla ludzi nużące i pracochłonne. Przy przetwarzaniu ogromnej ilości danych pracownicy często popełniają błędy. Może to spowodować straty firmy, pogorszyć jej renomę czy wpłynąć negatywnie na opinię klientów. Nie bez powodu do tych i wielu innych procesów biznesowych przedsiębiorstwa wykorzystują robotyzację.

Praktyczne zastosowanie robotyzacji procesów biznesowych

Robotyzację procesów biznesowych można zastosować niemal w każdym biznesie. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy jest to duże, czy małe przedsiębiorstwo, o większych czy mniejszych przychodach. Można wyróżnić 3 czynniki procesu biznesowego, które świadczą o tym, że jego zautomatyzowanie przyniesie wiele korzyści:

  • pracochłonność i żmudność
  • podatność na ludzkie błędy
  • obejmowanie obszernych baz danych.

Robotyzację procesów biznesowych firmy najchętniej wdrażają w takich obszarach jak:

  • kadry i płace
  • obsługa klienta
  • produkcja i przemysł
  • sprzedaż
  • logistyka i magazynowanie
  • finanse i księgowość.

Wprowadzenie robotyzacji procesów biznesowych należy poprzedzić analizą potencjału. Ma ona na celu potwierdzenie słuszności wdrożenia RPA – zarówno pod kątem efektywności, jak i zasadności finansowej. Trzeba w tym przypadku mieć na uwadze, że w związku ze zmianami, jakie co pewien czas zachodzą w procesach, modyfikacji będzie wymagało również oprogramowanie – wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Oceny potencjału powinni dokonać specjaliści we współpracy z pracownikami IT. Dla każdego przedsiębiorstwa wyniki analizy będą różne. Niemniej do procesów biznesowych o największym potencjale robotyzacji zalicza się m.in.:

  • obsługę zamówień
  • księgowanie faktur
  • wystawianie faktur
  • obsługę wyciągów bankowych
  • generowanie ofert
  • obsługę reklamacji
  • drukowanie rysunków technicznych
  • harmonogramowanie zlecanych zadań
  • rozliczanie pensji, premii czy urlopów
  • inwentaryzację towarów.

Robotyzację procesów biznesowych najczęściej wprowadza się w systemach ERP i CRM. Pierwszy z nich służy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Drugi z kolei automatyzuje i wspiera wszelkie procesy na linii klient-organizacja. Obie technologie mogą być wykorzystywane m.in. w marketingu, sprzedaży, kadrach i płacach, księgowości czy obsłudze klienta. Więcej na ten temat można dowiedzieć się z artykułu Kontrolowanie kluczowych wskaźników efektywności w firmie – czyli jak wykorzystać dane z CRM do zarządzania sprzedażą.

Korzyści robotyzacji procesów biznesowych

Większa satysfakcja klienta, możliwość skutecznego pozyskiwania coraz większej liczby kontrahentów, podnoszenie szans na sprzedaż, zwiększenie zysków z up-sellingu i cross-sellingu, odzyskanie potencjału zasobów ludzkich, realizacja wielu procesów jednocześnie – to tylko nieliczne z wielu korzyści, które można osiągnąć dzięki wdrożeniu robotyzacji procesów biznesowych.

Wspomniane systemy stanowią część narzędzi, w których można wykorzystać RPA. Niemniej już wprowadzenie jednego rozwiązania automatyzacji czy robotyzacji procesów w jednym obszarze może wiele zmienić. Ważne jest, by w dziedzinie tej istniał duży potencjał. Wówczas efekty usprawnienia działania firmy i odciążenia pracowników będą wyraźnie widoczne. Trzeba pamiętać, że personalizacja tej technologii jest niezwykle istotna w kwestii tworzenia strategii wdrażania RPA i automatyzacji. Systemy powinny być idealnie dopasowane do potrzeb biznesu oraz jego struktury, specyfiki i możliwości.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco–
subskrybuj nasz newsletter

zapisz się do newslettera

Task & Process Mining

To obszar, który jest naturalnym rozszerzeniem prowadzonej przez nas działalności w zakresie dostarczania systemu do obsługi procesów biznesowych. Rozszerzenie to polega na udostępnianiu narzędzi, które umożliwiają wyszukiwanie pewnych zależności, prawidłowści, zatorów, czy tzw. potencjałów optymalizacyjnych.


Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzanie zdalnie procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

Zarządzanie sprzedażą

Konfiguruj działania zespołów tak, aby osiągnąć efektywność organizacyjną. Z narzędziem do zarządzania sprzedażą jakim jest FlowDog możesz sprawnie i automatycznie tworzyć czytelne wykresy i raporty, przeglądając przy tym całą historię zdarzeń. Uporządkujesz całą historię korespondencji i zdarzeń w zarządzaniu procesem sprzedaży.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE