Robotyzacja procesów biznesowych – czym jest i jak wygląda?

Robotyzacja procesów biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA) to technologia coraz powszechniej stosowana w wielu firmach. Stwarza ona dużo nowych możliwości i szans. Dzieje się tak m.in. dzięki temu, że oprogramowania umożliwiają zastąpienie ludzi w wykonywaniu czynności powtarzalnych, żmudnych i czasochłonnych. Mowa głównie o zadaniach, które nie wymagają od pracownika dużej kreatywności. Nie oznacza to jednak, że robotyzacja dotyczy błahych obszarów pracy. Wręcz przeciwnie, a korzyści wynikających z wdrożenia technologii do automatyzacji procesów biznesowych jest wiele.

Robotyzacja procesów biznesowych – co to jest?

W celu uzyskania odpowiedzi na pytanie – co to jest robotyzacja procesów biznesowych i na czym polega – należy wyjaśnić, czym w ogóle jest proces biznesowy. To nic innego, jak łańcuch powiązanych ze sobą działań i zadań. Prowadzą one do osiągnięcia wyznaczonego efektu lub rozwiązania konkretnego problemu.

Robotyzacja procesów biznesowych polega na wykonaniu przez robota softwarowego predefiniowanych zadań na podstawie precyzyjnych i zdefiniowanych informacji. Zrobotyzować można zarówno procesy operacyjne, jak i wspomagające. Mowa w tym przypadku o pobieraniu, wprowadzaniu i przetwarzaniu danych, analizie danych czy wykonywaniu obliczeń.

Firmy z zupełnie różnych branż na co dzień borykają się z podobnymi problemami i stają przed porównywalnymi wyzwaniami. Wśród nich można wyróżnić:

• rozwiązywanie trudności pracowników oraz klientów
• terminowe przygotowanie listy płac
• prowadzenie obszernych kalendarzy spotkań
• żmudną i kosztowną synchronizację danych ERP i CRM
• kontrolę jakości pracy zatrudnionych
• czasochłonne przetwarzanie faktur.

Powyższe zadania i wiele im podobnych czynności są dla ludzi nużące i pracochłonne. Przy przetwarzaniu ogromnej ilości danych pracownicy często popełniają błędy. Może to spowodować straty firmy, pogorszyć jej renomę czy wpłynąć negatywnie na opinię klientów. Nie bez powodu do tych i wielu innych procesów biznesowych przedsiębiorstwa wykorzystują robotyzację.

Technologia RPA, czyli softwarowe roboty usprawnią naszą pracę

Do automatyzacji procesów biznesowych wykorzystuje się technologię RPA, czyli Robotic Process Automation. Polega ona na zastosowaniu „robotów”, które naśladują i integrują ludzkie działania w interaktywnych aplikacjach komputerowych w celu wykonywania procesów biznesowych.

Roboty RPA używają interfejsu użytkownika do przechwytywania danych i manipulowania aplikacjami tak, jak robią to ludzie. Mogą interpretować, odpowiadać i komunikować się z innymi systemami w celu wykonywania na dużą skalę różnych zadań. RPA jest szczególnie skuteczne w automatyzacji powtarzalnych zadań, jak wprowadzanie danych, przetwarzanie transakcji, obsługa e-maili itp. Ponadto RPA może służyć jako most łączący stare systemy, które nie posiadają API lub są zbyt kosztowne do integracji w inny sposób.

Celem stosowania RPA jest zwiększenie wydajności i produktywności poprzez automatyzację rutynowych i czasochłonnych zadań, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych czynnościach. RPA jest również wykorzystywana do zwiększania dokładności (przez minimalizację błędów ludzkich) oraz do szybszego skalowania operacji biznesowych bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. Podsumowując, system RPA to potężne narzędzie, które może przynieść znaczące korzyści dla przedsiębiorstw, umożliwiając automatyzację monotonnych zadań, co prowadzi do zwiększenia wydajności i redukcji kosztów, jednocześnie poprawiając jakość pracy.

Zobacz, jak pomogliśmy firmie z branży medycznej w usprawnieniu procesów biznesowych i efektywnym przetwarzaniu informacji – zapoznaj się z naszym case study.

Praktyczne zastosowanie automatyzacji procesów biznesowych

Robotyzację procesów biznesowych można zastosować niemal w każdym biznesie. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy jest to duże, czy małe przedsiębiorstwo, o większych czy mniejszych przychodach. Można wyróżnić 3 czynniki procesu biznesowego, które świadczą o tym, że jego zautomatyzowanie przyniesie wiele korzyści:

• pracochłonność i żmudność
• podatność na ludzkie błędy
• obejmowanie obszernych baz danych.

Robotyzację procesów biznesowych firmy najchętniej wdrażają w takich obszarach jak:

• kadry i płace
• obsługa klienta
• produkcja i przemysł
• sprzedaż
• logistyka i magazynowanie
• finanse i księgowość.

Wprowadzenie robotyzacji procesów biznesowych należy poprzedzić analizą potencjału. Ma ona na celu potwierdzenie słuszności wdrożenia RPA – zarówno pod kątem efektywności, jak i zasadności finansowej. Trzeba w tym przypadku mieć na uwadze, że w związku ze zmianami, jakie co pewien czas zachodzą w procesach, modyfikacji będzie wymagało również oprogramowanie – wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Oceny potencjału powinni dokonać specjaliści we współpracy z pracownikami IT. Dla każdego przedsiębiorstwa wyniki analizy będą różne. Niemniej do procesów biznesowych o największym potencjale robotyzacji zalicza się m.in.:

• obsługę zamówień
• księgowanie faktur
• wystawianie faktur
• obsługę wyciągów bankowych
• generowanie ofert
• obsługę reklamacji
• drukowanie rysunków technicznych
• harmonogramowanie zlecanych zadań
• rozliczanie pensji, premii czy urlopów
• inwentaryzację towarów.

Automatyzację procesów biznesowych najczęściej wprowadza się w:

• systemach ERP– czyli zintegrowanych systemach, używanych do zarządzania ważnymi częściami operacji biznesowych, w tym: planowaniem, zakupami, zapasami, sprzedażą, marketingiem itp.; system ERP służy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, a jego celem jest ułatwienie przepływu pracy i wsparcie procesu podejmowania decyzji
• systemach CRM – czyli systemach, które automatyzują i wspierają wszelkie procesy na linii klient-organizacja. CRM umożliwia przechowywanie informacji o klientach, historii kontaktów, preferencji zakupowych i innych danych dotyczących klientów w jednym centralnym miejscu. Systemy CRM mogą automatyzować zadania związane ze sprzedażą, jak np. tworzenie ofert, przypominanie o działaniach sprzedażowych, a także monitorowanie sprzedaży i wyników sprzedawców.

Obie technologie mogą być wykorzystywane m.in. w marketingu, sprzedaży, kadrach i płacach, księgowości czy obsłudze klienta. Więcej na ten temat można dowiedzieć się z artykułu Kontrolowanie kluczowych wskaźników efektywności w firmie – czyli jak wykorzystać dane z CRM do zarządzania sprzedażą.

Korzyści wynikające z robotyzacji procesów biznesowych

Z raportu Personnel Service „Barometr Polskiego Rynku Pracy” wynika, że aż 51% polskich przedsiębiorstw deklaruje gotowość na wdrożenie automatyzacji. To dowód na to, że coraz więcej polskich firm chce inwestować w nowoczesne technologie. Co je do tego składnia?

Większa satysfakcja klientów, możliwość skutecznego pozyskiwania nowych kontrahentów, podnoszenie szans na sprzedaż, zwiększenie zysków z up-sellingu i cross-sellingu, odzyskanie potencjału zasobów ludzkich, realizacja wielu procesów jednocześnie – to tylko nieliczne z wielu korzyści, które można osiągnąć dzięki wdrożeniu robotyzacji procesów.

Wspomniane wyżej systemy stanowią zaledwie część narzędzi, w których można wykorzystać RPA. Niemniej już wprowadzenie jednego rozwiązania automatyzacji w jednym obszarze może wiele zmienić, a efekty usprawnienia działania firmy i odciążenia pracowników będą wyraźnie widoczne. Trzeba pamiętać, że personalizacja tej technologii jest niezwykle istotna w kwestii tworzenia strategii wdrażania RPA i automatyzacji. Systemy powinny być idealnie dopasowane do potrzeb biznesu oraz jego struktury, specyfiki i możliwości.