Artykuły blogowe

Robotyzacja procesów biznesowych – czym jest i jak wygląda?

Robotyzacja procesów biznesowych (ang. Robotic Process Automation – RPA) to technologia coraz powszechniej stosowana w wielu firmach. Stwarza ona dużo nowych możliwości i szans. Dzieje się tak m.in. dzięki temu, że oprogramowania umożliwiają zastąpienie ludzi w wykonywaniu czynności powtarzalnych, żmudnych i czasochłonnych. Mowa głównie o zadaniach, które nie wymagają od pracownika dużej kreatywności. Nie oznacza to jednak, że robotyzacja dotyczy błahych obszarów pracy. Wręcz przeciwnie, a korzyści wynikających z wdrożenia technologii do automatyzacji procesów biznesowych jest wiele.

Robotyzacja procesów biznesowych – co to jest?

W celu uzyskania odpowiedzi na pytanie – co to jest robotyzacja procesów biznesowych i na czym polega? – należy wyjaśnić, czym w ogóle jest proces biznesowy. To nic innego, jak łańcuch powiązanych ze sobą działań i zadań. Prowadzą one do osiągnięcia wyznaczonego efektu lub rozwiązania konkretnego problemu.

Robotyzacja procesów biznesowych polega na wykonaniu przez robota softwarowego predefiniowanych zadań na podstawie precyzyjnych i zdefiniowanych informacji. Zrobotyzować można zarówno procesy operacyjne, jak i wspomagające. Mowa w tym przypadku o pobieraniu, wprowadzaniu i przetwarzaniu danych, analizie danych czy wykonywaniu obliczeń.

Firmy z zupełnie różnych branż na co dzień borykają się z podobnymi problemami i stają przed porównywalnymi wyzwaniami. Wśród nich można wyróżnić:

  • rozwiązywanie trudności pracowników oraz klientów
  • terminowe przygotowanie listy płac
  • prowadzenie obszernych kalendarzy spotkań
  • żmudną i kosztowną synchronizację danych ERP i CRM
  • kontrolę jakości pracy zatrudnionych
  • czasochłonne przetwarzanie faktur.

Powyższe zadania i wiele im podobnych czynności są dla ludzi nużące i pracochłonne. Przy przetwarzaniu ogromnej ilości danych pracownicy często popełniają błędy. Może to spowodować straty firmy, pogorszyć jej renomę czy wpłynąć negatywnie na opinię klientów. Nie bez powodu do tych i wielu innych procesów biznesowych przedsiębiorstwa wykorzystują robotyzację.

Praktyczne zastosowanie robotyzacji procesów biznesowych

Robotyzację procesów biznesowych można zastosować niemal w każdym biznesie. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy jest to duże, czy małe przedsiębiorstwo, o większych czy mniejszych przychodach. Można wyróżnić 3 czynniki procesu biznesowego, które świadczą o tym, że jego zautomatyzowanie przyniesie wiele korzyści:

  • pracochłonność i żmudność
  • podatność na ludzkie błędy
  • obejmowanie obszernych baz danych.

Robotyzację procesów biznesowych firmy najchętniej wdrażają w takich obszarach jak:

  • kadry i płace
  • obsługa klienta
  • produkcja i przemysł
  • sprzedaż
  • logistyka i magazynowanie
  • finanse i księgowość.

Wprowadzenie robotyzacji procesów biznesowych należy poprzedzić analizą potencjału. Ma ona na celu potwierdzenie słuszności wdrożenia RPA – zarówno pod kątem efektywności, jak i zasadności finansowej. Trzeba w tym przypadku mieć na uwadze, że w związku ze zmianami, jakie co pewien czas zachodzą w procesach, modyfikacji będzie wymagało również oprogramowanie – wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Oceny potencjału powinni dokonać specjaliści we współpracy z pracownikami IT. Dla każdego przedsiębiorstwa wyniki analizy będą różne. Niemniej do procesów biznesowych o największym potencjale robotyzacji zalicza się m.in.:

  • obsługę zamówień
  • księgowanie faktur
  • wystawianie faktur
  • obsługę wyciągów bankowych
  • generowanie ofert
  • obsługę reklamacji
  • drukowanie rysunków technicznych
  • harmonogramowanie zlecanych zadań
  • rozliczanie pensji, premii czy urlopów
  • inwentaryzację towarów.

Robotyzację procesów biznesowych najczęściej wprowadza się w systemach ERP i CRM. Pierwszy z nich służy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Drugi z kolei automatyzuje i wspiera wszelkie procesy na linii klient-organizacja. Obie technologie mogą być wykorzystywane m.in. w marketingu, sprzedaży, kadrach i płacach, księgowości czy obsłudze klienta. Więcej na ten temat można dowiedzieć się z artykułu Kontrolowanie kluczowych wskaźników efektywności w firmie – czyli jak wykorzystać dane z CRM do zarządzania sprzedażą.

Korzyści robotyzacji procesów biznesowych

Większa satysfakcja klienta, możliwość skutecznego pozyskiwania coraz większej liczby kontrahentów, podnoszenie szans na sprzedaż, zwiększenie zysków z up-sellingu i cross-sellingu, odzyskanie potencjału zasobów ludzkich, realizacja wielu procesów jednocześnie – to tylko nieliczne z wielu korzyści, które można osiągnąć dzięki wdrożeniu robotyzacji procesów biznesowych.

Wspomniane systemy stanowią część narzędzi, w których można wykorzystać RPA. Niemniej już wprowadzenie jednego rozwiązania automatyzacji czy robotyzacji procesów w jednym obszarze może wiele zmienić. Ważne jest, by w dziedzinie tej istniał duży potencjał. Wówczas efekty usprawnienia działania firmy i odciążenia pracowników będą wyraźnie widoczne. Trzeba pamiętać, że personalizacja tej technologii jest niezwykle istotna w kwestii tworzenia strategii wdrażania RPA i automatyzacji. Systemy powinny być idealnie dopasowane do potrzeb biznesu oraz jego struktury, specyfiki i możliwości.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Task & Process Mining

To obszar, który jest naturalnym rozszerzeniem prowadzonej przez nas działalności w zakresie dostarczania systemu do obsługi procesów biznesowych. Rozszerzenie to polega na udostępnianiu narzędzi, które umożliwiają wyszukiwanie pewnych zależności, prawidłowści, zatorów, czy tzw. potencjałów optymalizacyjnych.


Czytaj więcej

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Zarządzanie zdalnie procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

Zarządzanie sprzedażą

Konfiguruj działania zespołów tak, aby osiągnąć efektywność organizacyjną. Z narzędziem do zarządzania sprzedażą jakim jest FlowDog możesz sprawnie i automatycznie tworzyć czytelne wykresy i raporty, przeglądając przy tym całą historię zdarzeń. Uporządkujesz całą historię korespondencji i zdarzeń w zarządzaniu procesem sprzedaży.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE