Czym jest e-faktura, jakie ma korzyści i kiedy mogę ją wystawić?

​

W dzisiejszych czasach prowadzenie biznesu wymaga ciągłego doskonalenia procesów, aby można było osiągnąć wyższą efektywność i zmniejszyć koszty. Wśród najnowszych technologii, które pomagają osiągnąć ten cel, jest e-faktura. Co to jest e-faktura i jakie ma korzyści? Kiedy warto zacząć ją stosować? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym artykule.

Co to jest e-faktura?

E-faktura to nic innego jak faktura wystawiona w formie elektronicznej. Jest alternatywą dla tradycyjnej faktury papierowej. Proces jej wystawienia oraz przesłania kontrahentowi odbywa się za pomocą sieci internetowej. E-faktura może mieć różne formy, od prostych plików PDF po zaawansowane rozwiązania zintegrowane z systemami księgowymi i programami do fakturowania.

Korzyści wynikające z korzystania z e-faktur

Korzyści, jakie zapewnia korzystanie z e-faktur, są liczne i zróżnicowane. Najważniejsze z nich to:

1. Oszczędność czasu i pieniędzy – e-faktury eliminują konieczność drukowania, wysyłania pocztą i przechowywania papierowych faktur. Dzięki temu można zoptymalizować czas oraz koszty związane z drukiem, kopertami i znaczkami pocztowymi, a także zmniejszyć potrzebę korzystania z przestrzeni magazynowej do przechowywania faktur.
2. Bezpieczeństwo i łatwa archiwizacja – faktury wystawione w formie elektronicznej są zabezpieczone przed zagubieniem, uszkodzeniem lub kradzieżą. Ponadto istnieje możliwość łatwej archiwizacji faktur w jednym miejscu, dzięki czemu można szybko odnaleźć i przeglądać dokumenty.
3. Szybsza wymiana informacji – e-faktury są dostępne natychmiastowo i bezpośrednio dla odbiorcy, co umożliwia szybszą wymianę informacji oraz skrócenie czasu od wystawienia faktury do momentu otrzymania płatności.
4. Zwiększenie efektywności – dzięki możliwości automatyzacji procesu fakturowania, np. przez integrację z systemami księgowymi, można zmniejszyć ryzyko błędów i przyspieszyć proces przetwarzania faktur.

E-faktura – od kiedy można z niej korzystać?

Historia e-faktur sięga kilku lat wstecz. W Polsce dotyczące ich przepisy weszły w życie w 2013 roku. Wtedy, zgodnie z ustawą o VAT, faktury wystawiane w formie elektronicznej uzyskały takie same prawa jak faktury papierowe. Od tego czasu każda firma ma prawo do wystawiania e-faktur.

Dzięki ustawie o VAT e-faktury stały się legalną i powszechnie akceptowaną formą faktur. Zmiany w przepisach pozwoliły na znaczne usprawnienie procesu fakturowania i zapewniły możliwość automatyzacji niektórych jego etapów. Dzięki temu firmy mogą przyspieszyć przetwarzanie faktur, zwiększyć ich bezpieczeństwo oraz zmniejszyć koszty związane z drukiem i wysyłką.

Systemy do e-faktur

Systemy do e-faktur to oprogramowania umożliwiające firmom generowanie, wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych. Pozwalają na łatwe i szybkie wystawianie faktur oraz przyspieszają proces ich rozliczania. Dodatkowo korzystanie z systemów do e-faktur umożliwia firmom zaoszczędzenie czasu i pieniędzy podczas drukowania, wysyłania i przechowywania tradycyjnych faktur papierowych.

Systemy do e-faktur umożliwiają firmom tworzenie faktur w formacie elektronicznym, które można wysłać bezpośrednio klientowi lub przekazać do systemu e-faktur przesyłającego fakturę klientowi. Faktury elektroniczne są generowane w odpowiednim formacie, który umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe.

Wymagania prawne związane z e-fakturami

Faktury elektroniczne muszą spełniać wymogi techniczne i być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponadto należy zapewnić odpowiednią dokumentację i bezpieczeństwo przechowywania e-faktur.

Jak wybrać odpowiedni system do e-faktur?

Wybierając system do e-faktur, należy wziąć pod uwagę takie czynniki jak koszty, funkcjonalność, łatwość obsługi i integracja z innymi systemami. Ważne jest też, aby system był zgodny z wymaganiami prawno-podatkowymi w kraju.

Podsumowanie

Od momentu wprowadzenia przepisów dotyczących e-faktur wiele firm zaczęło korzystać z tego rozwiązania. Trend zyskuje na popularności, w miarę jak technologia staje się coraz dostępniejsza i łatwiejsza w obsłudze. E-faktura to doskonała opcja dla firm, które chcą przyspieszyć i zautomatyzować swoje procesy, a jednocześnie oszczędzić czas i pieniądze.