Podpis cyfrowy – co to jest i czy jego używanie jest bezpieczne?

W erze cyfrowych innowacji, gdzie komunikacja elektroniczna dominuje, ważne jest zagwarantowanie bezpieczeństwa i autentyczności przesyłanych informacji. W związku z tym na bieżąco powstają rozmaite rozwiązania technologiczne ułatwiające realizację procesów biznesowych. Jedną z tego typu innowacji jest podpis cyfrowy. To narzędzie, które na zawsze przekształciło sposób, w jaki autoryzujemy transakcje, umowy, kontrakty i różnego rodzaju zdarzenia biznesowe i nie tylko.

Co to jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy jest specjalnym rodzajem podpisu elektronicznego, który musi spełniać ściśle określone wymagania i zapewniać najwyższy poziom gwarancji tożsamości osoby, które z niego korzysta. Wygenerowanie podpisu cyfrowego to poświadczenie przez osobę się podpisującą jej tożsamości, dokonywane przez zaufany publicznie urząd certyfikacji. Powstały podpis potwierdza brak zmian w treści podpisywanego dokumentu i jest dowodem na to, że osoba faktycznie podpisała dokument.

Podpis cyfrowy a elektroniczny

Podpis elektroniczny i podpis cyfrowy, pomimo bardzo podobnego brzmienia i faktu, że obydwa wskazują dokonanie pewnego rodzaju operacji podpisania dokumentu elektronicznego, mają różne definicje. Mogą bowiem występować między nimi istotne różnice.

• Podpis elektroniczny to dowolny symbol, obraz lub proces, który wskazuje tożsamość osoby i jej zgodę, podczas gdy podpis cyfrowy to rodzaj zaszyfrowanego podpisu wizualizowanego, identyfikujący tożsamość osoby z jej zgodą na treść dokumentu.
• Podpisy różni mechanizm uwierzytelniania. W podpisie elektronicznym jest to e-mail czy numer telefonu, a podpis cyfrowy jest oparty na elektronicznym identyfikatorze potwierdzonym certyfikatem zaufanego urzędu.
• Przeznaczenie podpisów również wskazuje wyraźne różnice. Podpis elektroniczny zazwyczaj stosowany jest w weryfikacji dokumentów – przykładem będzie tutaj potwierdzenie odbioru paczki. Podpis cyfrowy zabezpiecza dokument i będzie to np. zawarcie umowy pomiędzy dwiema stronami.
• W podpisie elektronicznym mamy do czynienia z brakiem konkretnych metod uprawomocniania, podczas gdy podpis cyfrowy jest wykonywany przez urząd certyfikujący – co niestety wiąże się także z poziomem zabezpieczeń, który w przypadku podpisu elektronicznego jest podatny na manipulacje, podczas gdy cyfrowy posiada wysoki poziom zabezpieczeń.

Jakie dokumenty można zatwierdzić podpisem cyfrowym?

Podpis cyfrowy to wytwór zaawansowanej technologii kryptograficznej. Jego bezpieczeństwo umożliwia szerokie zastosowanie. Jednak nie wszystkie dokumenty można nim zatwierdzić. Jakie dokładnie sprawy można załatwić podpisem cyfrowym?

• Podpisywanie i składanie deklaracji w Programie Płatnik
• Uwierzytelnianie na stronie profilu PUE ZUS.
• Składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do Urzędów Skarbowych.
• Podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS.
• Przekazywanie organom podatkowym danych w postaci JPK.
• Rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów.
• Zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych.
• Potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej.
• Przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach finansowych.
• Przesyłanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (JEDZ).
• Podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców.
• Zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych.
• Udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych.
• Przesyłanie faktur elektronicznych drogą online.

Czy używanie podpisu cyfrowego jest bezpieczne?

Podpis cyfrowy, inaczej podpis kwalifikowany, wymaga osobistej weryfikacji tożsamości w jednym z wyznaczonych punktów potwierdzenia tożsamości lub dostarczenia notarialnego potwierdzenia tożsamości. Ponadto certyfikat musi być przechowany na bezpiecznym urządzaniu oraz chroniony odpowiednim zabezpieczaniem, tj. PIN-em. Nie ma także możliwości wyeksportowania certyfikatu w formie cyfrowej poza bezpieczne urządzenie. Taki podpis powoduje wszystkie skutki prawne i jest równoważny podpisowi odręcznemu oraz może stanowić pełną rolę dowodową w procesie sądowym. W przeciwieństwie do zwykłego podpisu elektronicznego podpis cyfrowy posiada wysoki poziom zabezpieczeń i jest w pełni niezagrożonym rozwiązaniem w przypadku podpisywania dokumentów w formie elektronicznej.

Korzyści wynikające z wdrożenia e-podpisu w firmie

• Wygodne i automatyczne podpisywanie różnego rodzaju dokumentów w jednym miejscu, bez względu na obecną lokalizację.
• Oszczędność czasu – podpisywanie dokumentów w formie cyfrowej trwa kilka minut i sprawia, że domykanie różnych tematów jest szybsze.
• Wykorzystanie zaawansowanych technologii bezpieczeństwa skutkuje bezpiecznym zawieraniem umów i stanowi skuteczny dowód w przypadku dochodzenia roszczeń.
• Podpis elektroniczny pozwala na oszczędność pieniędzy, która wiąże się z rezygnacją z dotychczasowych kosztów związanych z drukowaniem, serwisowaniem urządzeń, tradycyjnym przesyłaniem dokumentów oraz problematyczną archiwizacją.
• Pewność co do odpowiednio przetwarzanych danych. Podpisany dokument jest zawsze zgodny z oryginałem – po podpisaniu i wysłaniu w formie elektronicznej nikt nie może zmienić jego treści.

Przyspieszaj decyzje biznesowe jednym kliknięciem

Podpis cyfrowy to wyjście naprzeciw rozwojowi technologicznemu przedsiębiorstw. Dzięki niemu osoby zarządzające swoimi biznesami mogą prowadzić działalność w dowolnym miejscu i podpisywać dokumenty na urządzeniach mobilnych z dostępem do Internetu. Wszystko dzieje się niemal automatycznie, bez konieczności angażowania w ten proces innych osób.

Wybierając rozwiązania FlowDog do automatyzacji procesów biznesowych można zaimplementować moduł z podpisem cyfrowym. Wówczas zyskuje się kompleksowy dostęp do funkcjonalności usprawniających zarządzeni elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie.

Narzędzie umożliwia pracę ze wszystkimi dokumentami i zadaniami biznesowymi z poziomu aplikacji webowej oraz mobilnej. Dostępne są takie opcje jak tworzenie i przydzielanie „tasków”, monitorowanie statusu prac, kontrolowanie kosztów i przychodów, tworzenie archiwów, procesowanie umów czy rejestrowanie korespondencji. W wielu tych sytuacjach konieczne jest użycie podpisu cyfrowego, który jest integralną częścią platformy FlowDog.