5 procesów, od których warto rozpocząć automatyzację w firmie

​

1. 1. Pozyskiwanie klientów B2B
2. 2. Generowanie ofert
3. 3. Faktury kosztowe
4. 4. Reklamacje
5. 5. Elektroniczny obieg dokumentów

Poniżej krótka lista procesów które, bazując na doświadczeniu naszych klientów, warto automatyzować w pierwszej kolejności.

1. Pozyskiwanie klientów B2B

Co jest kluczem do udanej sprzedaży B2B? Oczywiście dobry produkt, konkurencyjna cena, właściwa grupa docelowa, świetni sprzedawcy. Ale nawet mając to wszystko trzeba pamiętać, że sprzedaż sprowadza się do statystyki. Trzeba umieć zadbać o dwa kluczowe elementy:

• skala działania – czyli ilu potencjalnych klientów wkładamy do lejka
• jakość działania – czyli ilu i na których etapach z tego lejka ucieka

Prawidłowo wdrożona automatyzacja procesu sprzedaży przynosi szybkie i łatwo wymierne efekty przy relatywnie niskich kosztach samego wdrożenia. To proces obowiązkowy dla każdej firmy sprzedającej B2B, niezależnie od liczby sprzedawców.

2. Generowanie ofert

Wąskim gardłem procesu sprzedaży bywa powiązany z nim proces przygotowywania ofert. Handlowcy używają nieaktualnych wzorów? Poświęcają za dużo czasu na przygotowanie wyliczeń? Brakuje jednego miejsca przechowywania wysłanych dokumentów? A może proces akceptacji zmian i upustów nadal działa mailowo? Te i wiele innych problemów łatwo może zostać rozwiązanych dzięki prostemu i szybkiemu wdrożeniu procesu przygotowywania / generowania ofert. Oferty powstają szybciej, mniejszym nakładem pracy, zawsze w najnowszej, optymalnej formie. Łatwo można je kontrolować i monitorować.

Fakt – stopień automatyzacji w generowaniu ofert może być różny dla różnych przypadków. Zawsze jednak można osiągnąć spore korzyści.

3. Faktury kosztowe

Niby banalna sprawa, a nadal wiele firm nie ma zautomatyzowanego procesu obiegu faktur kosztowych. Faktury przesyłane mailowo, wkładane do tzw. kuwetek na recepcji, ręcznie wprowadzane do systemu księgowego. Automatyzacja w tym obszarze może rozpocząć się od automatycznego rozpoznawania treści faktur (OCR) przez automatyczny lub półautomatyczny proces akceptacji aż do automatycznego przekazywania do programu księgowego.

Fakt – automatyzacja tego procesu rzadko przekłada się na bezpośrednie, mierzalne korzyści finansowe. Porządkuje jednak i upraszcza działanie firmy, zmniejsza ilość pracy, ogranicza pytania typu ‘Gdzie jest moja faktura i dlaczego nadal nie jest zapłacona?’.

4. Reklamacje

Oczywiście życzymy każdej firmie, żeby proces ten u nich nie występował. Praktyka jednak jest inna – reklamacje są zawsze. Automatyzacja tego procesu jest ważna z trzech powodów:

• dzięki dobrze zbieranej dokumentacji możemy uczyć się i optymalizować działanie całej firmy,
• jakość obsługi tego procesu ma krytyczny wpływ na satysfakcję naszych klientów,
• w części przypadków proces obsługi reklamacji jest regulowany prawnie, niedotrzymanie terminów narzuconych przez ustawodawcę może nieść istotne konsekwencje dla przedsiębiorcy.

5. Elektroniczny obieg dokumentów

Szeroko rozumiane obiegi dokumentów różnego rodzaju. Umowy z dostawcami? Dokumentacja pracownicza? Procedury firmowe? Dokumentacja projektowa? Oczywiście że wszystkie te rzeczy można trzymać na dyskach i przesyłać sobie mailami. Ale sformalizowany proces obiegu:

• zmniejsza ryzyko wycieku lub utraty danych,
• ułatwia zarządzanie uprawnieniami,
• ułatwia zarządzanie wersjami,
• przyspiesza wyszukiwanie dokumentów,
• może rozumieć wybrane fragmenty dokumentów i samodzielnie podejmować na tej podstawie decyzje

To na pewno jeden z najlepszych obszarów do automatyzacji w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości.

Podsumowując – myśląc o automatyzacji trzeba brać pod uwagę te obszary, w których najszybciej i najłatwiej można osiągnąć mierzalne korzyści przy zachowaniu rozsądnego nakładu zarówno kosztów jak i pracy. Powyższa lista na pewno prezentuje procesy które warto wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności.