Platforma Elektronicznego Fakturowania – niezbędne informacje

1. PEF – wszystko, co musisz wiedzieć o elektronicznych dokumentach
2. PEF w zamówieniach publicznych
3. Dlaczego PEF?

Tradycja ustępuje miejsca innowacji – takie zjawisko obserwujemy niemal wszędzie. Najczęściej ma to związek z wkraczaniem w świat elektroniki, automatyzacją procesów i szeroko pojętym wykorzystaniem zdobyczy technologicznych.

Zmiany dotyczą także fakturowania. Znaczący zwrot akcji w tej kwestii rozpoczął się 18 kwietnia 2019 roku, kiedy weszła w życie ustawa o elektronicznym fakturowaniu, zgodnie z którą wszystkie podmioty składające u wykonawcy zamówienia mieszczące się w definicji zamówień publicznych mają obowiązek odbioru faktur elektronicznych. Naturalną konsekwencją takiego rozporządzenia było stworzenie Platformy Elektronicznego Fakturowania (w skrócie PEF), za pomocą której podmioty realizujące zamówienia publiczne mogą się rozliczać.

PEF – wszystko, co musisz wiedzieć o elektronicznych dokumentach

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to działający w sieci Peppol system umożliwiający przepływ faktur elektronicznych oraz innych dokumentów pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a podmiotami zamawiającymi. Faktury te są ustrukturyzowane, co oznacza, że mają odgórnie określony format, dzięki czemu systemy informatyczne mogą je automatycznie przetwarzać, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Faktury elektroniczne są równorzędne z dokumentacją papierową. Nie jest też w ich przypadku wymagany podpis, nawet elektroniczny. Oprócz faktur, do dokumentów, które można przesyłać za pomocą Platformy, zaliczamy jeszcze zlecenie dostawy, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę korygującą i notę księgową.

PEF w zamówieniach publicznych

Projekt PEF zakłada stopniowe ograniczanie puszczania w obieg dokumentacji papierowej i cyfryzację procedur administracyjnych. W pierwszej kolejności działaniami mającymi do tego doprowadzić objęty został obszar G2B (ang. Government-to-Business), co oznacza, że obowiązkowi elektronicznego fakturowania podlegają jednostki administracji publicznej składające zamówienia oraz firmy, które te zamówienia przyjmują. Celem korzystania z platformy jest usprawnienie przesyłania dokumentacji związanej z dokonywanymi transakcjami.

PEF jest narzędziem darmowym, wymagającym jedynie zarejestrowania w systemie i założenia konta. Platforma jest stale rozwijana i wzbogacana o nowe usługi. Jedną z nich jest fakturowanie specjalizowane, pozwalające na zamieszczanie w treści faktury informacji dodatkowych, przesyłanie reakcji biznesowych (akceptację dokumentu lub jego odrzucenie) czy obsługę not korygujących.

Instytucje publiczne realizujące zamówienia publiczne to między innymi:

• organy władzy publicznej, kontroli państwowej czy administracji rządowej, sądy itp.
• jednostki samorządu terytorialnego
• państwowe i samorządowe jednostki budżetowe
• uczelnie publiczne
• państwowe i samorządowe instytucje kultury
• Narodowy Fundusz Zdrowia
• Zakłady Ubezpieczeń Społecznych i inne.

Dlaczego PEF?

E-fakturowanie niesie ze sobą wiele korzyści, z których najistotniejsze to:

• uproszczenie i usprawnienie rozliczania transakcji biznesowych (eliminacja błędów, redukcja kosztów fakturowania, zmniejszenie liczby przeszkód handlowych i zatorów płatniczych, ułatwienie procesów archiwizowania itp.)
• rozwój cyfryzacji sektora publicznego mogący przełożyć się na zwiększenie udziału polskich firm w handlu transgranicznym
• wzrost zapotrzebowania na usługi i produkty informatyczne
• poprawa stanu środowiska naturalnego.