Artykuły blogowe

Paperless - czym jest i jakie przynosi korzyści?

 

    Jeszcze kilka lat temu standardem wyposażenia każdego biura były uginające się pod stosem segregatorów półki. Liczba przetwarzanych dokumentów papierowych sprawiała, że nietrudno było o błędy, pomyłki czy zaginięcie ważnych dokumentów. Zamawianie ton papieru było z kolei nieodzowne i stanowiło niemały wydatek. Oznaczanie segregatorów niejasną numeracją, skomplikowane pliki programu Excel, liczba akcesoriów niezbędna do pracy z papierem i przede wszystkim osoby odpowiedzialne bezpośrednio za koordynację działań – jeszcze parę lat temu był to standard każdego biznesu. A dzisiaj? Już wiemy, że możemy pracować inaczej.

    Digitalizacja dokumentów, czyli czym jest paperless?

    Biznes bez papieru, digitalizacja, cyfryzacja dokumentów… Określeń na „paperless” jest mnóstwo, ale co tak naprawdę oznacza ten termin?

    Paperless to strategia zarządzania dokumentacją, która polega na minimalizowaniu lub całkowitym eliminowaniu użycia papieru w codziennych operacjach firmy. Zamiast korzystać z tradycyjnych plików papierowych, dokumenty przechowuje się w formie elektronicznej. Zmianę dotychczasowych standardów wymusiła po części pandemia. W efekcie dokumenty firmowe coraz częściej są skanowane lub tworzone w formie cyfrowej i przechowywane na serwerach lub w chmurze.

    Obecnie paperless pozwala na niemal pełną rezygnację z papierowych form dokumentów, zapewniając przy tym pełne bezpieczeństwo wersji cyfrowych. Należy jednak pamiętać, że idea paperless to coś więcej niż przekształcanie dokumentów papierowych w elektroniczne. To pełna digitalizacja, umożliwiająca pracę całkowicie cyfrową.

    Więcej na temat digitalizacji dokumentów pisaliśmy w artykule: Co to jest digitalizacja dokumentów i dlaczego warto ją wprowadzić?

    Korzyści wynikające z cyfryzacji dokumentów

    Liderzy w wielu branżach zaczynają dostrzegać znaczenie prowadzenia biznesu bez papieru. Zmniejszenie ilości używanych materiałów eksploatacyjnych, przekłada się na kilka wyraźnych korzyści. Na szczycie tej listy jest obniżenie kosztów, związanych z zakupem papieru, ale też drukarkami, tonerami, a także przechowywaniem i utylizacją dokumentów papierowych. Kolejną zaletą jest lepsza produktywność oraz wydajność personelu. Udostępnianie zdigitalizowanego dokumentu kilku osobom zapewnia inną jakość komunikacji i obsługi niż praca z kopiami papierowymi. Oto kilka innych ważnych korzyści związanych z wdrożeniem strategii paperless:

    • eliminacja błędów i pomyłek
    • szybkie wyszukiwanie pożądanych dokumentów i sprawna archiwizacja
    • łatwy dostęp do dokumentów (można z nich korzystać z dowolnego miejsca o każdej porze)
    • przyspieszenie procesów biznesowych
    • ochrona środowiska
    • bezpieczeństwo wszystkich danych i dokumentów dzięki zastosowaniu odpowiednich technologii i procedur, jak np. szyfrowanie czy autoryzacja dostępu
    • osiągnięcie statusu nowoczesnej, innowacyjnej organizacji
    • działanie w duchu zrównoważonego rozwoju
    • budowanie zaufania wśród klientów dzięki skutecznej ochronie danych.

    Paperless system od FlowDog

    Najtrudniejsza w digitalizacji jest zmiana przyzwyczajeń obecnych pracowników. Są osoby, które mają w swojej naturze strach przed tym, co nieznane, i często zastanawiają się, czy poradzą sobie z nowymi standardami. Udana cyfryzacja to taka, która odpowiada na potrzeby pracowników i rozwiewa ich obawy. Zmiana nastawienia odgrywa więc kluczową rolę w płynnym przejściu na biznes bez papieru.

    Decydując się na wdrożenie paperless, należy wybrać narzędzie, które spełni nasze oczekiwania i będzie na tyle „user friendly”, że pracownicy będą chcieli z niego korzystać. Warto skorzystać w tej kwestii ze wsparcia profesjonalistów. Cały proces bywa trudny i czasochłonny, zwłaszcza w przypadku dużych organizacji, dlatego pomoc specjalistów w dziedzinie technologii informacyjnych może okazać się nieoceniona. Wykwalifikowani konsultanci FlowDog zajmą się kompleksowym wdrożeniem strategii paperless w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość. Nie tylko dobiorą odpowiednie narzędzia i dostosują je do potrzeb firmy, ale też pomogą w przeszkoleniu personelu. Dzięki temu digitalizacja dokumentów przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.

    Jak przygotować firmę na zmiany?

    Aby dobrze przygotować firmę na wdrożenie cyfryzacji dokumentów, warto podjąć poniższe kroki.

    • Ocena aktualnej sytuacji

    Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie, jakie rodzaje dokumentów firma przechowuje i jakie procesy są z nimi związane. Ustalenie tego pomoże w określeniu, które czynności można zautomatyzować i przenieść do środowiska cyfrowego.

    • Wybór odpowiedniego oprogramowania

    Odpowiednio dobrane narzędzia do zarządzania dokumentacją elektroniczną to podstawa udanego wdrożenia. Na rynku dostępne są m.in. systemy zarządzania treścią (ECM) lub systemy zarządzania dokumentami (DMS). Decydując się na któryś z nich, należy upewnić się, że narzędzie spełnia najistotniejsze potrzeby firmy.

    • Plan migracji

    Bardzo ważnym krokiem jest przygotowanie planu migracji dokumentów papierowych na formę cyfrową. To może wymagać skanowania istniejących dokumentów lub przekształcenia istniejących procesów na cyfrowe.

    • Szkolenie personelu

    Aby wdrożenie strategii paperless było płynne i efektywne, pracownicy muszą być przeszkoleni w zakresie korzystania z nowych narzędzi i procedur. W takim szkoleniu pomogą specjaliści FlowDog.

    • Zarządzanie bezpieczeństwem

    Na koniec należy upewnić się, że dokumenty cyfrowe są odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych.

    W ostatnich dziesięcioleciach przedstawiciele wielu branż zdali sobie sprawę, że przejście na tryb elektroniczny jest konieczne, aby nadążyć za wymaganiami swoich konsumentów. Standardy, które kiedyś były normą, dziś powoli zanikają. Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, digitalizacja dosięga coraz więcej organizacji, przynosząc im wymierne korzyści. Paperless zapewnia m.in. lepszą jakość obsługi klientów, większą wydajność, zachowanie standardów bezpieczeństwa i realne zyski finansowe. „Bezpapierowe” biuro oznacza nie tylko korzyści wewnątrzorganizacyjne, ale może także poprawić wizerunek firmy i jej relacje z otoczeniem biznesowym. To również duży krok w kierunku bardziej zrównoważonego i efektywnego sposobu prowadzenia działalności gospodarczej.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Zarządzanie zdalne procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

System OCR – technologia rozpoznawania znaków

Zacznij poświęcać mniej czasu na tzw. papierkową robotę i wprowadzanie faktur z plików PDF. Zyskaj pewność, że wszystkie Twoje faktury będą zaksięgowane tak szybko, jak to możliwe!


Czytaj więcej

Zarządzanie sprzedażą

Konfiguruj działania zespołów tak, aby osiągnąć efektywność organizacyjną. Z narzędziem do zarządzania sprzedażą, jakim jest FlowDog, możesz sprawnie i automatycznie tworzyć czytelne wykresy i raporty, przeglądając przy tym całą historię zdarzeń. Uporządkujesz całą historię korespondencji i zdarzeń w zarządzaniu procesem sprzedaży.


Czytaj więcej

Task & Process Mining

To obszar, który jest naturalnym rozszerzeniem prowadzonej przez nas działalności w zakresie dostarczania systemu do obsługi procesów biznesowych. Rozszerzenie to polega na udostępnianiu narzędzi, które umożliwiają wyszukiwanie pewnych zależności, prawidłowości, zatorów czy tzw. potencjałów optymalizacyjnych.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE