Jeszcze kilka lat temu standardem wyposażenia każdego biura były uginające się pod stosem segregatorów półki. Liczba przetwarzanych dokumentów papierowych nie raz sprawiała, że nie trudno było o błędy, pomyłki czy zaginięcie ważnych dokumentów. Zamawianie ton papieru było z kolei nieodzowne i stanowiło niemały wydatek każdej firmy. Oznaczanie segregatorów niejasną numeracją, skomplikowane pliki programu Excel, liczba akcesoriów niezbędna do pracy z papierem i przede wszystkim osoby odpowiedzialne bezpośrednio za koordynację działań – jeszcze parę lat temu był to standard każdego biznesu. A dzisiaj? Już wiemy, że możemy pracować inaczej.
Biznes bez papieru, digitalizacja, praca bez papieru… Odmian „paperless” jest mnóstwo, ale co tak naprawdę oznacza to określenie?
Narzędzia umożliwiające rezygnację ze standardowego obiegu papierowych dokumentów są coraz bardziej popularne. Bez wątpienia sytuacja związana z pandemią wymusiła poniekąd zmianę doczasowych standardów i zamianę papieru na tzw. formę elektroniczną. Transformacja biznesu jest zatem nieuchronna.
Obecnie paperless pozwala na niemal pełną rezygnację z papierowych form dokumentów, zapewniając przy tym pełne bezpieczeństwo wersji cyfrowych. Należy jednak pamiętać, że to jednak coś więcej niż przekształcanie dokumentów papierowych w elektroniczne. To pełna digitalizacja, umożliwiająca pracę całkowicie cyfrową.
Paperless zapewnia lepszą jakość obsługi klientów, większą wydajność, zachowanie standardów bezpieczeństwa i realne korzyści finansowe.
Liderzy w wielu branżach zaczynają dostrzegać znaczenie pracy bez papieru. Istnieje wiele korzyści z rezygnacji z papieru w biznesie. Oczywiście skuteczna digitalizacja procesów biznesowych, które od dawna opierają się na fizycznych plikach i wydrukach, wymaga dokładnego rozważenia i wdrożenia odpowiedniego narzędzia.
Paperless, czyli zmniejszenie ilości używanego przez organizację papieru, przekłada się na kilka wyraźnych korzyści. Na szczycie tej listy są przede wszystkim obniżenie kosztów i jednocześnie lepsza produktywność oraz wydajność personelu. Udostępnianie zdigitalizowanego dokumentu kilku osobom zapewnia inną jakość komunikacji i obsługi niż praca z kopiami papierowymi.
Najtrudniejsze w digitalizacji i wprowadzaniu nowości w firmie jest zmienianie przyzwyczajeń obecnych pracowników. Są osoby, które mają w swojej naturze strach przez nieznanym i nowym. Często zastanawiają się one, czy poradzą sobie z nowymi standardami. Udana cyfryzacja to taka, która odpowiada na potrzeby pracowników. Zmiana nastawienia odgrywa kluczową rolę w udanej cyfryzacji. Warto wybrać narzędzie, które spełni nasze oczekiwania i będzie na tyle user friendly, że pracownicy będą chcieli z niego korzystać. W ostatnich dziesięcioleciach przedstawiciele wielu branż zdali sobie sprawę, że muszą przejść na tryb elektroniczny, aby nadążyć za wymaganiami swoich konsumentów. Obecnie mamy do czynienia z cyfrowymi zadaniami, niezależnie od tego, czy jest to kontakt, raport ze spotkania, czy e-mail. Standardy papierowe, które kiedyś były normą, powoli zanikają. Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa digitalizacja dzieje się już teraz i nie zdołamy przed nią uciec.
Czym są EWU? ➢ Na jakie funkcjonalności programu urlopowego zwracać uwagę? ➢ Czy EWU są potrzebne Twojej firmie? Sprawdź koniecznie!
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów? ➢ Co to jest Big Data? ➢ Dlaczego warto korzystać z Business Intelligence? Sprawdź koniecznie!
Czym różni się podpis cyfrowy od elektronicznego? Przyspieszaj decyzje biznesowe jednym kliknięciem. Sprawdź korzyści wynikające z wdrożenia e-podpisu w firmie.
