Artykuły blogowe

Paperless - czym jest i jakie przynosi korzyści?

 

Jeszcze kilka lat temu standardem wyposażenia każdego biura były uginające się pod stosem segregatorów półki. Liczba przetwarzanych dokumentów papierowych nie raz sprawiała, że nie trudno było o błędy, pomyłki czy zaginięcie ważnych dokumentów. Zamawianie ton papieru było z kolei nieodzowne i stanowiło niemały wydatek każdej firmy. Oznaczanie segregatorów niejasną numeracją, skomplikowane pliki programu Excel, liczba akcesoriów niezbędna do pracy z papierem i przede wszystkim osoby odpowiedzialne bezpośrednio za koordynację działań – jeszcze parę lat temu był to standard każdego biznesu. A dzisiaj? Już wiemy, że możemy pracować inaczej.

Czym jest paperless?

Biznes bez papieru, digitalizacja, praca bez papieru… Odmian „paperless” jest mnóstwo, ale co tak naprawdę oznacza to określenie?

Narzędzia umożliwiające rezygnację ze standardowego obiegu papierowych dokumentów są coraz bardziej popularne. Bez wątpienia sytuacja związana z pandemią wymusiła poniekąd zmianę doczasowych standardów i zamianę papieru na tzw. formę elektroniczną. Transformacja biznesu jest zatem nieuchronna.

Obecnie paperless pozwala na niemal pełną rezygnację z papierowych form dokumentów, zapewniając przy tym pełne bezpieczeństwo wersji cyfrowych. Należy jednak pamiętać, że to jednak coś więcej niż przekształcanie dokumentów papierowych w elektroniczne. To pełna digitalizacja, umożliwiająca pracę całkowicie cyfrową.

Paperless zapewnia lepszą jakość obsługi klientów, większą wydajność, zachowanie standardów bezpieczeństwa i realne korzyści finansowe.

Korzyści wynikające z rezygnacji z papieru 

Liderzy w wielu branżach zaczynają dostrzegać znaczenie pracy bez papieru. Istnieje wiele korzyści z rezygnacji z papieru w biznesie. Oczywiście skuteczna digitalizacja procesów biznesowych, które od dawna opierają się na fizycznych plikach i wydrukach, wymaga dokładnego rozważenia i wdrożenia odpowiedniego narzędzia.

Paperless, czyli zmniejszenie ilości używanego przez organizację papieru, przekłada się na kilka wyraźnych korzyści. Na szczycie tej listy są przede wszystkim obniżenie kosztów i jednocześnie lepsza produktywność oraz wydajność personelu. Udostępnianie zdigitalizowanego dokumentu kilku osobom zapewnia inną jakość komunikacji i obsługi niż praca z kopiami papierowymi.

Dlaczego warto być paperless?

  • Eliminacja błędów i pomyłek
  • Szybkie wyszukiwanie pożądanych dokumentów i sprawna archiwizacja
  • Oszczędności
  • Większa produktywność i wydajność pracowników
  • Bezpieczeństwo wszystkich danych i dokumentów

Paperless office – kierunek dla wszystkich firm

Najtrudniejsze w digitalizacji i wprowadzaniu nowości w firmie jest zmienianie przyzwyczajeń obecnych pracowników. Są osoby, które mają w swojej naturze strach przez nieznanym i nowym. Często zastanawiają się one, czy poradzą sobie z nowymi standardami. Udana cyfryzacja to taka, która odpowiada na potrzeby pracowników. Zmiana nastawienia odgrywa kluczową rolę w udanej cyfryzacji. Warto wybrać narzędzie, które spełni nasze oczekiwania i będzie na tyle user friendly, że pracownicy będą chcieli z niego korzystać. W ostatnich dziesięcioleciach przedstawiciele wielu branż zdali sobie sprawę, że muszą przejść na tryb elektroniczny, aby nadążyć za wymaganiami swoich konsumentów. Obecnie mamy do czynienia z cyfrowymi zadaniami, niezależnie od tego, czy jest to kontakt, raport ze spotkania, czy e-mail. Standardy papierowe, które kiedyś były normą, powoli zanikają. Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa digitalizacja dzieje się już teraz i nie zdołamy przed nią uciec.

 

 

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Elektroniczne zarządzanie firmą

Zarządzanie zdalnie procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

OCR – Moduł Rozpoznawania Znaków

Zacznij poświęcać mniej czasu na tzw. Papierkową robotę i wprowadzanie faktur z plików pdf. Zyskaj pewność, że wszystkie Twoje faktury będą zaksięgowane tak szybko jak to możliwe!


Czytaj więcej

Zarządzanie sprzedażą

Konfiguruj działania zespołów tak, aby osiągnąć efektywność organizacyjną. Z narzędziem do zarządzania sprzedażą jakim jest FlowDog możesz sprawnie i automatycznie tworzyć czytelne wykresy i raporty, przeglądając przy tym całą historię zdarzeń. Uporządkujesz całą historię korespondencji i zdarzeń w zarządzaniu procesem sprzedaży.


Czytaj więcej

Task & Process Mining

To obszar, który jest naturalnym rozszerzeniem prowadzonej przez nas działalności w zakresie dostarczania systemu do obsługi procesów biznesowych. Rozszerzenie to polega na udostępnianiu narzędzi, które umożliwiają wyszukiwanie pewnych zależności, prawidłowści, zatorów, czy tzw. potencjałów optymalizacyjnych.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE