Jeszcze kilka lat temu standardem wyposażenia każdego biura były uginające się pod stosem segregatorów półki. Liczba przetwarzanych dokumentów papierowych sprawiała, że nietrudno było o błędy, pomyłki czy zaginięcie ważnych dokumentów. Zamawianie ton papieru było z kolei nieodzowne i stanowiło niemały wydatek. Oznaczanie segregatorów niejasną numeracją, skomplikowane pliki programu Excel, liczba akcesoriów niezbędna do pracy z papierem i przede wszystkim osoby odpowiedzialne bezpośrednio za koordynację działań – jeszcze parę lat temu był to standard każdego biznesu. A dzisiaj? Już wiemy, że możemy pracować inaczej.
Biznes bez papieru, digitalizacja, cyfryzacja dokumentów… Określeń na „paperless” jest mnóstwo, ale co tak naprawdę oznacza ten termin?
Paperless to strategia zarządzania dokumentacją, która polega na minimalizowaniu lub całkowitym eliminowaniu użycia papieru w codziennych operacjach firmy. Zamiast korzystać z tradycyjnych plików papierowych, dokumenty przechowuje się w formie elektronicznej. Zmianę dotychczasowych standardów wymusiła po części pandemia. W efekcie dokumenty firmowe coraz częściej są skanowane lub tworzone w formie cyfrowej i przechowywane na serwerach lub w chmurze.
Obecnie paperless pozwala na niemal pełną rezygnację z papierowych form dokumentów, zapewniając przy tym pełne bezpieczeństwo wersji cyfrowych. Należy jednak pamiętać, że idea paperless to coś więcej niż przekształcanie dokumentów papierowych w elektroniczne. To pełna digitalizacja, umożliwiająca pracę całkowicie cyfrową.
Więcej na temat digitalizacji dokumentów pisaliśmy w artykule: Co to jest digitalizacja dokumentów i dlaczego warto ją wprowadzić?
Liderzy w wielu branżach zaczynają dostrzegać znaczenie prowadzenia biznesu bez papieru. Zmniejszenie ilości używanych materiałów eksploatacyjnych, przekłada się na kilka wyraźnych korzyści. Na szczycie tej listy jest obniżenie kosztów, związanych z zakupem papieru, ale też drukarkami, tonerami, a także przechowywaniem i utylizacją dokumentów papierowych. Kolejną zaletą jest lepsza produktywność oraz wydajność personelu. Udostępnianie zdigitalizowanego dokumentu kilku osobom zapewnia inną jakość komunikacji i obsługi niż praca z kopiami papierowymi. Oto kilka innych ważnych korzyści związanych z wdrożeniem strategii paperless:
Najtrudniejsza w digitalizacji jest zmiana przyzwyczajeń obecnych pracowników. Są osoby, które mają w swojej naturze strach przed tym, co nieznane, i często zastanawiają się, czy poradzą sobie z nowymi standardami. Udana cyfryzacja to taka, która odpowiada na potrzeby pracowników i rozwiewa ich obawy. Zmiana nastawienia odgrywa więc kluczową rolę w płynnym przejściu na biznes bez papieru.
Decydując się na wdrożenie paperless, należy wybrać narzędzie, które spełni nasze oczekiwania i będzie na tyle „user friendly”, że pracownicy będą chcieli z niego korzystać. Warto skorzystać w tej kwestii ze wsparcia profesjonalistów. Cały proces bywa trudny i czasochłonny, zwłaszcza w przypadku dużych organizacji, dlatego pomoc specjalistów w dziedzinie technologii informacyjnych może okazać się nieoceniona. Wykwalifikowani konsultanci FlowDog zajmą się kompleksowym wdrożeniem strategii paperless w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość. Nie tylko dobiorą odpowiednie narzędzia i dostosują je do potrzeb firmy, ale też pomogą w przeszkoleniu personelu. Dzięki temu digitalizacja dokumentów przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.
Aby dobrze przygotować firmę na wdrożenie cyfryzacji dokumentów, warto podjąć poniższe kroki.
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie, jakie rodzaje dokumentów firma przechowuje i jakie procesy są z nimi związane. Ustalenie tego pomoże w określeniu, które czynności można zautomatyzować i przenieść do środowiska cyfrowego.
Odpowiednio dobrane narzędzia do zarządzania dokumentacją elektroniczną to podstawa udanego wdrożenia. Na rynku dostępne są m.in. systemy zarządzania treścią (ECM) lub systemy zarządzania dokumentami (DMS). Decydując się na któryś z nich, należy upewnić się, że narzędzie spełnia najistotniejsze potrzeby firmy.
Bardzo ważnym krokiem jest przygotowanie planu migracji dokumentów papierowych na formę cyfrową. To może wymagać skanowania istniejących dokumentów lub przekształcenia istniejących procesów na cyfrowe.
Aby wdrożenie strategii paperless było płynne i efektywne, pracownicy muszą być przeszkoleni w zakresie korzystania z nowych narzędzi i procedur. W takim szkoleniu pomogą specjaliści FlowDog.
Na koniec należy upewnić się, że dokumenty cyfrowe są odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych.
W ostatnich dziesięcioleciach przedstawiciele wielu branż zdali sobie sprawę, że przejście na tryb elektroniczny jest konieczne, aby nadążyć za wymaganiami swoich konsumentów. Standardy, które kiedyś były normą, dziś powoli zanikają. Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, digitalizacja dosięga coraz więcej organizacji, przynosząc im wymierne korzyści. Paperless zapewnia m.in. lepszą jakość obsługi klientów, większą wydajność, zachowanie standardów bezpieczeństwa i realne zyski finansowe. „Bezpapierowe” biuro oznacza nie tylko korzyści wewnątrzorganizacyjne, ale może także poprawić wizerunek firmy i jej relacje z otoczeniem biznesowym. To również duży krok w kierunku bardziej zrównoważonego i efektywnego sposobu prowadzenia działalności gospodarczej.
Czym są EWU? ➢ Na jakie funkcjonalności programu urlopowego zwracać uwagę? ➢ Czy EWU są potrzebne Twojej firmie? Sprawdź koniecznie!
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów? ➢ Co to jest Big Data? ➢ Dlaczego warto korzystać z Business Intelligence? Sprawdź koniecznie!
Czym różni się podpis cyfrowy od elektronicznego? Przyspieszaj decyzje biznesowe jednym kliknięciem. Sprawdź korzyści wynikające z wdrożenia e-podpisu w firmie.
