KSeF – czym jest i od kiedy obowiązuje?

1. Co to jest KSeF?
2. Jak działa system e-faktur KSeF?
3. Główne funkcje KSeF
4. Co zmieni korzystanie z KSeF?
5. E-faktury – krok w stronę nowoczesności

Fakturowanie to bardzo ważny aspekt prowadzenia działalności, będący formalnym zwieńczeniem przeprowadzanych transakcji biznesowych. Jeszcze do niedawna faktury były dokumentami wystawianymi w formie papierowej. Dziś, w dobie gwałtownego zwrotu w stronę technologii i postępującej cyfryzacji, jesteśmy świadkami przemian, które zwiastują rychłe rozpowszechnienie faktur elektronicznych, czyli e-faktur. Jedną z tych przemian jest wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów programu znanego jako KSeF. Czym jest i co warto o nim wiedzieć? Wyjaśniamy!

Co to jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest ogólnokrajowym programem informatycznym, dzięki któremu możliwe są wystawianie, przesyłanie i odbiór elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to inaczej faktura elektroniczna, zawierająca określone w przepisach informacje i zapisana w ustalonym odgórnie formacie elektronicznym. Pieczę nad prowadzeniem KSeF obejmie szef Krajowej Administracji Skarbowej, który będzie też pełnił funkcję administratora zawartych w systemie danych. KSeF jest powszechnie uważany za następcę Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) – systemu pozwalającego na przepływ faktur elektronicznych (a także innych dokumentów) między wykonawcami zamówień publicznych a podmiotami zamawiającymi.

KSeF – ważne daty

Od początku stycznia 2022 roku faktury ustrukturyzowane mogą być stosowane, jeśli podatnicy wyrażą chęć odejścia od faktur papierowych. Ważne: Ministerstwo Finansów przesunęło termin obowiązkowego wejścia w życie KSeF. Nowy termin nie jest jeszcze znany,  warto jednak mieć na uwadze nadchodzące zmiany i już teraz zacząć się do nich przygotowywać.

Jak działa system e-faktur KSeF?

Jako że korzystanie z KSeF stosunkowo niedługo stanie się obligatoryjne, już dziś warto zapoznać się z wytycznymi i zasadami dotyczącymi działania tego systemu.

Na jakie wyzwania należy się przygotować?

Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że władze skarbowe będą oczekiwać od podatników zgromadzenia obszerniejszego niż do tej pory katalogu danych, które mogą być niedostępne lub zwyczajnie trudne do zlokalizowania i skompletowania. Co więcej, instytucje muszą zadbać o to, by proces fakturowania przebiegał w sposób zautomatyzowany i uporządkowany, pozwalający na uniknięcie nieprawidłowości, które, w razie wystąpienia, byłyby widoczne w systemie. Przejście na fakturowanie w formie elektronicznej wymaga też od firm i organizacji dobrego przygotowania w kwestii technicznej, mogącego polegać na przykład na przebudowie istniejących systemów.

Główne funkcje KSeF

Wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych to oczywiście najważniejszy cel działania systemu. KSeF ma jednak pełnić także inne funkcje:

• przechowywania faktur,
• przydzielania fakturom numeru identyfikującego,
• weryfikowania zgodności faktury z ustalonym odgórnie wzorem,
• kontrolowania i analizowania zawartych w fakturze danych,
• wysyłania komunikatów informujących o wystawieniu, braku możliwości wystawienia, a także odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej.

Co zmieni korzystanie z KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to rozwiązanie, dzięki któremu warunki prowadzenia działalności gospodarczej mają ulec poprawie. Korzyści, jakich mogą spodziewać się przedsiębiorcy, to między innymi:

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni),
• wygoda związana z brakiem konieczności przechowywania dokumentacji papierowej,
• ograniczenie możliwości wystąpienia błędów i nieprawidłowości podczas wystawiania faktur,
• wzrost bezpieczeństwa rozliczania z kontrahentami (np. zapobieganie nieuczciwym praktykom),
• szybszy proces elektronicznego obiegu faktur w firmie przy jednoczesnym zniwelowaniu ryzyka ich zagubienia,
• łatwy i szybki dostęp do faktur.

Korzyści z wprowadzenia wspólnego dla wszystkich systemu wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczą też działania instytucji urzędu skarbowego, który będzie mógł efektywniej zbierać aktualne dane na temat dokonywanych przez podatników transakcji. Dzięki temu możliwe będzie usprawnienie i wzmocnienie kontroli na gruncie podatku VAT, co ma zapewnić większe wpływy do budżetu państwa.

E-faktury – krok w stronę nowoczesności

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur ma być sposobem na zbudowanie centralnego rejestru faktur, wprowadzenie do obiegu plików w ujednoliconym formacie, automatyzację procesów fakturowania i księgowania prowadzącą do redukcji kosztów oraz uszczelnienie systemu podatkowego w naszym kraju. Te założenia mają realną szansę przełożyć się na praktyczne aspekty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, wprowadzając korzystne dla przedsiębiorców zmiany.