Odpowiednie zaplanowanie działań biznesowych należy do najważniejszych czynników kształtujących przyszłość przedsiębiorstw. Jednym ze składników takiego strategicznego planowania jest modelowanie procesów biznesowych. Poniżej piszemy, czym jest modelowanie procesów, jak je dobrze przeprowadzić oraz czym różni się od mapowania.
Modelowanie procesów biznesowych (w skrócie BPM, od ang. Business Process Modeling) można zdefiniować jako zbiór czynności analitycznych, mających na celu ustalenie sposobu, w jaki działa dana organizacja (czyli określenie tzw. stanu AS-IS). BPM może również posłużyć jako narzędzie do określenia docelowego sposobu postępowania (tj. procesów TO-BE).
Z dobrze przygotowanego modelu procesu dowiemy się na przykład, jakie czynności są obecnie wykonywane w przedsiębiorstwie oraz jaka powinna być kolejność poszczególnych kroków, aby udało się osiągnąć zamierzony cel. Modelowanie procesów biznesowych może być wykorzystywane zarówno podczas realizacji danych procesów, jak i po ich zakończeniu, gdy kontynuuje się wprowadzanie zmian lub zaczyna realizować nowe projekty.
Aby wyniki modelowania procesów były możliwie najbardziej czytelne, najczęściej przedstawia się je w formie graficznej, a przy ich tworzeniu korzysta się ze standaryzowanej notacji, np. BPMN (od ang. Business Process Modeling Notation). Poprawnie przygotowany model powinien również uwzględnić słownik pojęć, który pozwoli na właściwą interpretację użytego słownictwa przez każdą osobę czytającą wyniki.
Modelowaniem procesów biznesowych można objąć różne obszary, np.:
Wiedza na temat tego, jakie procesy warto modelować, jest niezbędna uzyskania maksymalnych korzyści z implementacji tej metody. Na początku drogi rekomendujemy skupienie się na zadaniach prostych i kluczowych dla działalności biznesu. Niemniej wyróżniamy 5 głównych rodzajów procesów, które powinno się modelować:
Należy rozpocząć od identyfikacji procesów, które mają największy wpływ na realizację celów biznesowych organizacji. Mogą to być procesy związane z produkcją, sprzedażą, obsługą klienta czy zarządzaniem zasobami ludzkimi. Modelowanie tych procesów pozwoli na identyfikację słabych punktów oraz możliwości usprawnienia, co przyczyni się do zwiększenia efektywności i osiągnięcia lepszych wyników.
Kolejnym obszarem, na który warto zwrócić uwagę, są procesy charakteryzujące się wysokim skomplikowaniem, wieloma etapami oraz udziałem różnych jednostek organizacyjnych. Modelowanie takich zadań ułatwia zrozumienie ich struktury, identyfikację powiązań między poszczególnymi elementami oraz wykrycie ewentualnych problemów. W efekcie można znaleźć rozwiązania, które uproszczą te zadania i uczynią je bardziej efektywnymi.
Warto również skupić się na procesach, które niosą ze sobą wysokie ryzyko – zarówno dla firmy, jak i dla klientów. Modelowanie takich procesów pozwala na dokładne przeanalizowanie potencjalnych zagrożeń, ocenę ich prawdopodobieństwa oraz wprowadzenie odpowiednich środków zaradczych. Dzięki temu można zminimalizować ryzyko wystąpienia niepożądanych zdarzeń oraz zabezpieczyć organizację przed ich negatywnymi skutkami.
Niektóre procesy biznesowe wymagają regularnego monitorowania i doskonalenia, aby sprostać rosnącym wymaganiom rynku, klientów czy przepisów prawa. Modelowanie takich procesów umożliwia stałe śledzenie ich efektywności, identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz wdrażanie niezbędnych zmian. Dzięki temu firma może utrzymać swoją konkurencyjność i adekwatnie reagować na zmieniające się warunki otoczenia.
Na koniec warto zwrócić uwagę na procesy mające bezpośredni wpływ na satysfakcję klientów, takie jak obsługa reklamacji i zamówień czy wsparcie techniczne. Modelowanie tych procesów pozwala na identyfikację możliwości podniesienia jakości usług, co przekłada się na większe zadowolenie klientów oraz ich lojalność wobec marki.
BPM może mieć wiele zastosowań i przynieść bardzo zróżnicowane efekty, zależnie od tego, czego potrzebuje dana organizacja. Najczęściej wybieranymi celami są:
Choć oba procesy są często traktowane tożsamo, w rzeczywistości dają zupełnie inne rezultaty. Mapowanie ma na celu jedynie przedstawienie relacji między procesami/elementami procesu, a modelowanie przedstawia przebieg procesu. Szczegółowość modelu zależy od wielu czynników, które powinny być wzięte pod uwagę już na wstępie projektu.
Tworzenie modelu procesów biznesowych to wieloetapowe przedsięwzięcie, wymagające podjęcia wielu działań i poświęcenia sporej ilości czasu. Stosunkowo duży stopień skomplikowania sprawia, że dość łatwo o błędy, które w istotny sposób zaważą na wyniku. Oto kilka częstych, a zarazem poważnych uchybień w tworzeniu modelu procesu biznesowego:
Jak każdy inny projekt, mapowanie/modelowanie procesów powinno mieć konkretny, jasno sprecyzowany cel – tzw. rozmyte cele prowadzą do różnych interpretacji, a nawet zbędnych zmian założeń w trakcie tworzenia modelu procesu. Utrudniają także hierarchizację procesów i ustalanie przebiegu ich realizacji.
Dobrze sformułowany cel powinien być zatem jednoznaczny i najlepiej poparty rzetelnymi analizami dotychczasowych strategii przedsiębiorstwa oraz jego udokumentowanych hierarchicznie celów biznesowych.
Takie działanie jest zazwyczaj efektem mało precyzyjnego celu przy tworzeniu modelu procesu oraz braku tzw. świadomości procesowej sponsorów, choć pojawia się również niezależnie. Efektem jest powstawanie kilkuset- lub nawet kilkutysięcznostronicowych dokumentów, których nikt nigdy nie przeczyta, a tym bardziej nie wprowadzi w życie.
Liczba mapowanych/modelowanych procesów i szczegółowość tych projektów powinny bezpośrednio wynikać z przyjętych celów – dzięki temu osoba zaznajomiona z zarządzaniem procesami biznesowymi i analizą biznesową bez problemu dobierze odpowiedni zakres projektu.
Ponadto przesadna liczba bardzo szczegółowych, pozbawionych hierarchizacji map/modeli może bardzo szybko doprowadzić do ich dezaktualizacji – niezwykle trudno jest dbać o aktualność (tj. zgodność z faktycznym przebiegiem procesów) wielopoziomowych, zdecydowanie zbyt szczegółowych modeli.
Jeśli taki zakres nie zostanie ustalony na początku projektu, doprowadzi to do niespójności w projekcie – różne osoby/zespoły będą mapować/modelować procesy na podstawie innych elementów. Ustalenie zakresu informacyjnego pozwoli zdefiniować elementy, które mają trafić na mapę przebiegu procesu – mogą to być np. wspierane aplikacje i systemy informatyczne, sposoby wykonywania czynności, jednostki organizacyjne odpowiedzialne za dany etap, wymagane procedury stanowiskowe, powiązane usługi, produkty itd. Zakres informacyjny wpływa więc również na poziom szczegółowości projektu.
Trzeba jednak przy tym uważać. Podobnie jak w przypadku zakresu projektowego, liczba elementów informacyjnych powinna być dostosowana do celów projektu oraz potrzeb danego przedsiębiorstwa (tj. przeznaczenia danego modelu). „Nadprogramowe” elementy informacyjne zwiększą tylko niepotrzebnie zakres prac, co przełoży się na znacznie dłuższy czas realizacji projektu.
Poza zakresem informacyjnym na poziom szczegółowości projektu bardzo duży wpływ ma również odbiorca – na przykład dział operacyjny będzie wymagał znacznie bardziej szczegółowego modelu procesu i czynności, które zawiera, niż wyższa kadra kierownicza. Trzeba również wziąć pod uwagę to, kto będzie później użytkował gotowe mapy/modele.
Znalezienie tzw. złotego środka między zbyt małą liczbą szczegółów a ich nadmiarem nie jest proste i wymaga dobrej znajomości przebiegu danego procesu. Najlepiej więc skonsultować to z pracownikami danego szczebla lub zlecić przygotowanie modeli procesów biznesowych profesjonaliście.
Przy dużej szczegółowości projektu zwyczajnie nie da się przedstawić go czytelnie w formie pojedynczego diagramu – byłby on olbrzymi i przeładowany zduplikowanymi grupami czynności wykonywanych w ramach różnych procesów.
Prezentacja modelu procesów powinna mieć budowę kaskadową. Dzięki temu możliwa będzie hierarchizacja danych, czyli przedstawienie ich od ogółu do szczegółu. Pozwoli to zachować czytelność na każdym etapie i dla każdego odbiorcy – kierownictwo będzie mogło zatrzymać się na ogólnym obrazie, a działy wykonawcze bez problemu znajdą interesujące je szczegóły na odpowiednim diagramie zagnieżdżonym w kilku ogólniejszych.
Dobór odpowiedniej notacji i narzędzi jest kluczowym etapem tworzenia modeli procesów biznesowych – przy niewłaściwych osiągnięcie oczekiwanego poziomu szczegółowości może być niemożliwe. Ponadto notacja i narzędzia wspomagające powinny umożliwiać późniejsze przekształcenie prostych map w symulacje modelowe. W większości przypadków doskonale sprawdzi się wspomniana już notacja BPMN.
Na rynku jest wielu dostawców oferujących rozwiązania do modelowania procesów biznesowych. Wybór odpowiedniej firmy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia. W tym celu warto podążać 5-punktową strategią, dzięki której można uniknąć nietrafionej współpracy.
Zanim zaczniesz poszukiwać dostawcy rozwiązań do modelowania procesów biznesowych, warto dokładnie określić swoje potrzeby oraz wymagania. Zastanów się, jakie cele chcesz osiągnąć dzięki modelowaniu, jakich funkcji oczekujesz od narzędzia oraz jakie są Twoje oczekiwania dotyczące wsparcia i szkoleń. Sporządzenie listy wymagań ułatwi porównanie ofert różnych dostawców i wybór tego, który najlepiej spełni oczekiwania. Po stworzeniu listy, podzielonej na kategorie, warto przypisać wagę poszczególnym kryteriom – od 0 do 10. Dzięki temu podczas końcowej oceny można zsumować wyniki poszczególnych dostawców i uzyskać obiektywne wyniki.
Przeprowadź analizę rynku, aby poznać dostępne rozwiązania do modelowania procesów oraz ich główne funkcje i zalety. Staraj się zbadać opinie innych użytkowników, aby dowiedzieć się, jakie są ich doświadczenia z poszczególnymi dostawcami. Możesz również poprosić potencjalnych dostawców o referencje od ich obecnych klientów. Pozwoli to uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat jakości usług i wsparcia.
Różne rozwiązania do modelowania procesów oferują odmienne funkcjonalności, które mogą wpłynąć na efektywność i wygodę pracy. Przy ocenie potencjalnych kontrahentów warto zwrócić uwagę, na takie aspekty jak możliwość wizualizacji, analizy i raportowania, integrację z innymi systemami oraz łatwość obsługi. W tym przypadku warto uzyskać wersje demonstracyjne do testów.
Współpraca z dostawcą, który oferuje wysokiej jakości wsparcie techniczne oraz szkolenia, może mieć kluczowe znaczenie podczas współpracy. Upewnij się, że potencjalny kontrahent zapewnia odpowiednią pomoc w zakresie wdrożenia, konfiguracji oraz bieżącej obsługi narzędzia. Szukaj firm oferujących szkolenia i materiały edukacyjne, które pomogą zespołom szybko opanować narzędzie i efektywnie z niego korzystać.
Ostatecznie, warto rozważyć stosunek ceny do jakości oferowanych rozwiązań. Należy jednak pamiętać, że najtańsze rozwiązanie nie zawsze będzie najlepszym wyborem. Staraj się znaleźć dostawcę, który ma atrakcyjną cenę, ale jednocześnie spełnia wszystkie wymagania dotyczące funkcjonalności, wsparcia oraz łatwości obsługi.
Z modelowania procesów biznesowych można korzystać na wiele sposobów, zależnie od wymagań/potrzeb danego przedsiębiorstwa. Przygotowanie poprawnego, szczegółowego modelu jest czasochłonnym i często skomplikowanym procesem, w którym łatwo o błędy. Dlatego w razie jakichkolwiek wątpliwości warto skorzystać z pomocy ekspertów – można ich znaleźć np. na FlowDog.pl w zakładce kontakt: https://flowdog.io/kontakt/
Dlaczego warto korzystać z elektronicznego systemu dokumentów? Dowiedz się więcej o przykładach wykorzystania systemu DMS w codziennych, powtarzalnych zadaniach.
Zrób audyt cyberbezpieczeństwa Twojego sklepu internetowego -> Zadbaj o właściwy system cyberbezpieczeństwa IT -> Wykorzystaj profesjonalny system do przetwarzania transakcji -> Wymagaj używania złożonych haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego
Czym jest automatyzacja procesów? Jakie są zalety i wady optymalizacji procesów? W jakim obszarze najszybciej zoptymalizować procesy w firmie?
