Wdrażanie nowoczesnych technologii w firmie, a w tym narzędzi do automatyzacji, staje się coraz bardziej pożądane. Aby skutecznie zautomatyzować i zoptymalizować procesy, należy zrobić to stopniowo, zaczynając od obszarów, które najbardziej tego wymagają. Wdrożenie zmian i widoczne efekty będą wtedy najszybciej zauważalne. Jednym z takim obszarów jest zarządzanie obiegiem dokumentów, a konkretniej obieg faktur w firmie.
Sprawny obieg faktur kosztowych wpływa na efektywne zarządzanie finansami firmy oraz przebieg współpracy z kontrahentami zewnętrznymi.
Zarządzanie fakturami kosztowymi przebiega w ten sam sposób zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. Napływające do firmy dokumenty są wprowadzane do systemu z uwzględnieniem istotnych parametrów, które później mogą posłużyć m.in. do wyszukiwania faktur – kolejno są automatycznie przydzielane według zdefiniowanych wcześniej ścieżek do weryfikacji, akceptacji i realizacji. Każdy taki proces to kilka etapów, na które składają się rejestracja dokumentu, przekazanie do weryfikacji i opisu, akceptacja, dekretowanie, przekazanie do systemu księgowego oraz dokonanie płatności.
Transformacja cyfrowa firm dzieje się tu i teraz, a digitalizacja dokumentów jest nieuchronnym procesem, na który zdecydować będzie musiało się każde chcące się rozwijać przedsiębiorstwo. Elektroniczny przepływ dokumentów w firmie wymiernie wpływa na działalność firmy, komfort pracy i przebieg procesów. Spośród kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia elektronicznego obiegu faktur w firmie możemy wymienić:
Na początek należy zacząć od szczegółowej analizy potrzeb danego przedsiębiorstwa i zebrania odpowiednich wymagań. Następnie trzeba przejść do ich konfiguracji i ewentualnej integracji z innymi systemami, z jakich się korzysta. Na koniec odbywa się oczywiście faza testów – sprawdzane jest, czy wszystko działa odpowiednio, oraz realizowane jest szkolenie z instruktażem korzystania z narzędzia. Tak więc wdrożenie rozwiązań do elektronicznego obiegu faktur może być przeprowadzone dość sprawnie i relatywnie w krótkim czasie. Bardzo ważne jest jednak, aby wybrany system był dopasowany do innych rozwiązań, jakie są dostępne w firmie, a także był przystosowany do jego ewentualnego rozwoju o nowe moduły i funkcje. Dobra narzędzie to takie, które rozwija się wraz z przedsiębiorstwem i które można indywidualnie dostosować do potrzeb firmy.
Jeśli chcesz usprawnić pracę i oszczędzić czas, dowiedz się więcej na temat wdrożenia funkcji OCR.
Automatyzacja obiegu faktur kosztowych w firmie może stać się początkiem cyfryzacji całej firmy. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala na monitorowanie położenia dokumentu, jego proste wyszukiwanie, a także archiwizację w systemie. Dzięki temu wgląd w dokumenty mają tylko osoby do niego uprawnione. Poza modułem obiegu faktur kosztowych digitalizacja może zapewnić usprawnienie kolejnych obszarów w firmie, a następnie dostarczenie nowych modułów, tj. CRM, który jest dostosowany do potrzeb firmy i pozwala na planowanie, rejestrowanie działań oraz przejrzyste raportowanie. Kolejno można usprawnić konkretne zarządzanie projektami poprzez ich kontrolę i harmonogramowanie zadań, które często sprawdza się w dużych firmach, mających złożone procesy. Moduł Business Intelligence może z kolei pomóc w tworzeniu indywidualnych raportów i analiz, pomagając w ocenie efektywności podejmowanych działań.
Nowoczesne narzędzia wspierające pracę zdalną -> Elektroniczna ewidencja czasu pracy -> Automatyzacja procesów a bezpieczeństwo
Czym jest automatyzacja procesów? Jakie są zalety i wady optymalizacji procesów? W jakim obszarze najszybciej zoptymalizować procesy w firmie?
