Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie

1. Elektroniczny obieg faktur w firmie – jak działa?
2. Elektroniczny obieg e-faktur w firmie – funkcjonalności
3. Jakie korzyści daje elektroniczny obieg faktur?
4. Od czego zacząć wdrożenie narzędzia do elektronicznego obiegu faktur?
5. Elektroniczny obieg faktur początkiem digitalizacji całej firmy?

Wdrażanie nowoczesnych technologii w firmie, a w tym narzędzi do automatyzacji, staje się coraz bardziej pożądane. Aby skutecznie zautomatyzować i zoptymalizować procesy, należy robić to stopniowo, zaczynając od obszarów, które najbardziej tego wymagają. Wdrożenie zmian i widoczne efekty będą wtedy najszybciej zauważalne. Jednym z takich obszarów jest zarządzanie obiegiem dokumentów, a konkretniej obiegiem faktur w firmie.

Elektroniczny obieg faktur w firmie – jak działa?

Elektroniczny obieg faktur w firmie jest w zasadzie uproszczoną i zautomatyzowaną wersją tradycyjnego procesu zarządzania dokumentami. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii i inteligentnych narzędzi, dane są szybciej wprowadzane do systemu, co przyspiesza realizację wielu etapów związanych z fakturami. Oto prosty przykład działania w 7 krokach:

1. Nowy dokument trafia do pracownika – Faktura zostaje dostarczona do firmy tradycyjną pocztą, drogą e-mailową lub innym kanałem.
2. Rejestracja faktury i przeniesienie do systemu – Dokument jest rejestrowany i wprowadzany do systemu poprzez skanowanie OCR lub przesłanie pliku.
3. Opis merytoryczny dokumentu – Odpowiedzialna osoba nadaje fakturze szczegółowy opis, który pomoże w późniejszych etapach weryfikacji.
4. Weryfikacja dokumentu – Faktura jest sprawdzana pod kątem poprawności danych, a w razie potrzeby pracownik kontaktuje się z wystawcą w celu naniesienia poprawek.
5. Zaakceptowanie płatności przez zarząd – Faktura trafia do odpowiedniego managera lub zarządu w celu akceptacji ewentualnej płatności.
6. Dekretacja przez księgowość – Księgowy przypisuje odpowiednie konta księgowe i przygotowuje fakturę do płatności.
7. Integracja z systemem księgowym – Faktura zostaje przesłana do systemu księgowego, gdzie finalnie dokonuje się rozliczenie płatności, a dokument trafia do cyfrowego archiwum.

System e-fakturowania umożliwia zarządzanie różnymi typami dokumentów, takimi jak:

• faktury kosztowe i sprzedażowe
• umowy
• zamówienia
• protokoły odbioru
• pisma urzędowe.

Każdy z tych dokumentów przechodzi przez indywidualnie zaprojektowaną ścieżkę weryfikacji i akceptacji, dostosowaną do specyfiki organizacji.

Projektowanie indywidualnych obiegów jest kluczowe w sytuacji, gdy firma obsługuje różne typy dokumentów, wymagających dedykowanych procedur. Na przykład obieg dla faktur może obejmować etapy dekretowania i księgowania, podczas gdy dla umów skupia się na negocjacjach i finalnym podpisie elektronicznym. Takie podejście umożliwia zarządzanie procesami w sposób przejrzysty i zoptymalizowany.

Elektroniczny obieg e-faktur w firmie – funkcjonalności

Elektroniczny obieg e-faktur to nie tylko sposób na uproszczenie codziennych operacji, ale również na zwiększenie kontroli i przejrzystości procesów. Wybierając rozwiązanie od FlowDog zyskuje się szeroki zakres funkcjonalności dostosowanych do realnych potrzeb przedsiębiorstw, wśród nich można wyróżnić m.in.:

Dostęp online

W elektronicznym obiegu e-faktur wszystkie dokumenty są dostępne w wersji cyfrowej online i w dowolnym momencie mogą być kontrolowane w systemie. To gwarantuje szybki dostęp do akt zarówno dla pracowników, jak i dla zarządu, bez potrzeby szukania tradycyjnych papierowych wersji.

Technologia OCR

System OCR automatycznie rozpoznaje dane na fakturach i importuje je do systemu, eliminując manualne wprowadzanie informacji. To zwiększa dokładność i oszczędza czas, zwłaszcza w przypadku dużych wolumenów dokumentów.

E-fakturowanie wychodzące i przychodzące

Platforma umożliwia zautomatyzowaną wysyłkę faktur do kontrahentów oraz odbiór dokumentów od dostawców, upraszczając proces wymiany danych finansowych.

Wielokanałowość

Platforma obsługuje różne kanały dystrybucji, takie jak e-mail, portal webowy czy tradycyjna poczta, pozwalając na elastyczną współpracę z dowolnym kontrahentem. Z kolei możliwość integracji z innymi systemami księgowymi eliminuje problematyczną ręczną wymianę danych.

Podpis cyfrowy

Wbudowane narzędzie do podpisu cyfrowego zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji oraz zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi. Możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych skraca czas realizowania formalności między stronami.

Rejestrowanie i archiwizacja

System umożliwia błyskawiczne rejestrowanie napływających dokumentów bezpośrednio z poziomu aplikacji. Wszystkie dane są przechowywane w sposób uporządkowany i bezpieczny, co eliminuje chaos związany z fizycznym archiwum.

Monitorowanie

Funkcja monitorowania pozwala na bieżąco sprawdzać status faktur – od ich przesłania do akceptacji i realizacji. Historia zdarzeń ułatwia audyt dokumentacji, zapewniając pełną transparentność procesów.

Konwersja formatów

System automatycznie przekształca dokumenty z jednego formatu na inny (np. XML na PDF), zapewniając kompatybilność z wymaganiami partnerów biznesowych. Eksport do Excela pozwala szybko analizować dane finansowe w zrozumiałej formie.

Grupy i uprawnienia

Administrator może przypisywać różnym grupom użytkowników specyficzne uprawnienia w zależności od ich roli w organizacji. Takie podejście zwiększa kontrolę nad dostępem do dokumentów.

Spersonalizowany pulpit

Każdy użytkownik ma dostęp do spersonalizowanego pulpitu, który pokazuje wyłącznie istotne dla niego informacje i zadania.

Zarządzanie nieobecnościami i zastępstwami

System automatycznie przekierowuje zadania związane z obiegiem dokumentów do wyznaczonej osoby podczas nieobecności głównego (odpowiedzialnego) użytkownika. Dzięki temu zachowuje się ciągłość procesów, minimalizując ryzyko opóźnień.

Seryjny wydruk

Funkcja seryjnego wydruku pozwala na jednoczesne drukowanie wielu dokumentów, co szczególnie przydaje się w zakresie masowej obsługi zamówień. To oszczędza czas i eliminuje ręczne przetwarzanie każdego dokumentu osobno.

Jakie korzyści daje elektroniczny obieg faktur?

Transformacja cyfrowa firm dzieje się tu i teraz, a digitalizacja dokumentów jest nieuchronnym procesem, na który wkrótce będzie musiało zdecydować się każde przedsiębiorstwo. Elektroniczny przepływ dokumentów w firmie wymiernie wpływa na działalność organizacji, komfort pracy i przebieg procesów. Spośród kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia elektronicznego obiegu faktur w firmie możemy wymienić:

• skrócenie czasu obsługi faktur
• zminimalizowanie liczby błędów w wystawianych fakturach, a także opóźnień w wysyłce czy płatnościach
• lepszy przepływ informacji – pełen dostęp do pożądanych dokumentów na dowolnym urządzeniu, z dowolnego miejsca w czasie rzeczywistym
• automatyzację powtarzalnych zadań – wyeliminowanie ręcznych, manualnych prac poprzez zastosowanie technologii typu OCR
• obieg faktur w formie elektronicznej mający trzyskładnikowy proces akceptacji (który zwiększa bezpieczeństwo procedur i pozwala zachować lepszą kontrolę)
• lepszą komunikację pomiędzy różnymi działami firmy poprzez płynny przepływ faktur kosztowych.

Od czego zacząć wdrożenie narzędzia do elektronicznego obiegu faktur?

Na początek należy zacząć od szczegółowej analizy potrzeb danego przedsiębiorstwa i zebrania odpowiednich wymagań. Następnie trzeba przejść do ich konfiguracji i ewentualnej integracji z innymi systemami, z jakich się korzysta. Na koniec odbywa się oczywiście faza testów – sprawdzane jest, czy wszystko działa odpowiednio, oraz realizowane jest szkolenie z instruktażem korzystania z narzędzia.

Tak więc wdrożenie rozwiązań do elektronicznego obiegu faktur może być przeprowadzone dość sprawnie i relatywnie w krótkim czasie. Bardzo ważne jest jednak, aby wybrany system był dopasowany do innych rozwiązań, jakie są dostępne w firmie, a także był przystosowany do jego ewentualnego rozwoju o nowe moduły i funkcje. Dobre narzędzie to takie, które rozwija się wraz z przedsiębiorstwem i które można indywidualnie dostosować do potrzeb firmy.

Elektroniczny obieg faktur początkiem digitalizacji całej firmy?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów często staje się katalizatorem szerszych zmian w zakresie cyfryzacji firmy. To pierwszy krok, który otwiera drogę do automatyzacji innych kluczowych obszarów. Kolejno można usprawnić zarządzanie projektami poprzez ich kontrolę i harmonogramowanie zadań, które często sprawdza się w dużych firmach, mających złożone procesy. Moduł Business Intelligence może z kolei pomóc w tworzeniu indywidualnych raportów i analiz, pomagając w ocenie efektywności podejmowanych działań.

Dzięki płynniejszemu przepływowi danych, firmie łatwiej jest podejmować strategiczne decyzje oparte na rzetelnych i aktualnych informacjach. Elektroniczne e-fakturowanie pozwala firmom nie tylko zoptymalizować procesy wewnętrzne, ale również kształtować swoją przyszłość w duchu innowacji i elastyczności.