E-paragon - czym jest i kiedy ma zastosowanie?

1. Co to jest e-paragon? – podstawa prawna
2. Wystawianie e-paragonów za pomocą kas wirtualnych
3. Które kasy fiskalne dają możliwość stosowania e-paragonów?
4. Jakie zalety ma elektroniczny paragon fiskalny?
5. Co powinno znajdować się na e-paragonach z kas online?
6. E-paragony w smartfonach
7. Podsumowanie

Rozwój nowych technologii sprawia, że coraz więcej aspektów życia codziennego ulega procesowi cyfryzacji. W ostatnich latach szczególnie dynamicznie rozwijały się prace nad powszechnym wdrożeniem e-paragonów. Cały proces z uwagi na wysokie obciążenia dla firm oraz potrzebę zaimplementowania nowych technologii został rozłożony w czasie i nadal trwa. Jeśli chcesz się dowiedzieć czym jest e-paragon, które kasy fiskalne dają możliwość stosowania e-paragonów i jakie zalety ma elektroniczny paragon fiskalny, koniecznie przeczytaj poniższy artykuł!

Co to jest e-paragon? – podstawa prawna

Art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) nakłada na przedsiębiorców obowiązek ewidencjonowania „sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych” przy wykorzystaniu kas rejestrujących.

Ten sam artykuł w ustępie 3a mówi, że przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących muszą „wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub, za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony”.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, szczegółowo reguluje kwestie związane z prowadzeniem ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także warunki i sposób używania kas oraz „rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów”.

Ponadto rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii „w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących” oraz rozporządzenie „w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii”, uzupełniają ww. przepisy w zakresie szczegółowych kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.

E-paragon najprościej ujmując, jest to elektroniczna forma tradycyjnego paragonu fiskalnego, który jest dowodem dokonania transakcji. Nie ma przymusu drukowania e-paragonu, gdyż jest on przesyłany nabywcy za jego zgodą. Elektroniczny paragon fiskalny może być przekazany SMS-em, mailem lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcjonalnością. Obecnie najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest wysyłanie paragonu w formacie .PDF na podany przez klienta adres poczty elektronicznej.

Wystawianie e-paragonów za pomocą kas wirtualnych

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. „w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania” oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. „w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania” stanowią podstawę prawną do wystawiania e-paragonów za pomocą kas wirtualnych.

Kasy wirtualne jest to rodzaj kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania, które można zainstalować na tablecie lub smartfonie. Nie jest to stricte konkretne urządzenie, ale program i to osoba prowadząca działalność gospodarczą decyduje, czy chce korzystać z tego typu rozwiązania. Mogą posługiwać się nim osoby posiadające status płatnika VAT prowadzące działalność w zakresie m.in.:

• usług transportu lotniczego, kolejowego, morskiego oraz drogowego,
• usług hotelarskich i gastronomicznych,
• świadczeń wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
• świadczeń związanych z przeprowadzkami, udzielanych na rzecz gospodarstw domowych,
• usług obiektów noclegowych i turystycznych,
• zbytu węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla.

Należy mieć na uwadze, że urządzenia wykorzystywane jako kasy wirtualne powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i na bieżąco aktualizowane. Dodatkowo organy podatkowe mogą zażądać od przedsiębiorcy udostępnienia urządzenia, na którym zostało ono zainstalowane. Ponadto podatnik zobowiązany jest poinformować właściwy Urząd Skarbowy o awarii (w ciągu 24 godzin od stwierdzenia wystąpienia awarii) lub utracie urządzenia (w ciągu 3 dni od powzięcia informacji o utracie).

Które kasy fiskalne dają możliwość stosowania e-paragonów?

Od 1 maja 2019 r. obowiązują przepisy, które umożliwiają zewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas online. Kasa fiskalna online umożliwia wystawienie e-paragonu oraz jednocześnie przesłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Dla prawidłowego przebiegu procesu przepływu informacji kasy online muszą być podłączone do sieci teleinformatycznej. Dodatkowo kasy online muszą być połączone z terminalami płatniczymi.

Jednak faktycznie dopiero wydane później rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących w pełni umożliwiło wystawianie i wydawanie paragonu w formie elektronicznej bez konieczności drukowania go w kasach online. Opóźnienia związane z pojawieniem się e-paragonów wiązały się m.in. z potrzebą opracowania i wdrożenia nowych funkcji.

Paragon fiskalny wygenerowany przez kasę rejestrującą on-line powinien być w formie papierowej i elektronicznej lub na prośbę klienta tylko w postaci elektronicznej. Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek stosowania kasy fiskalnej online. Obligatoryjnie ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą tego rodzaju kas rejestrujących mają podmioty, które:

• sprzedają olej napędowy, benzynę i gaz do silników spalinowych,
• sprzedają paliwo opałowe wytwarzane z węgla,
• prowadzą stacjonarne placówki gastronomiczne,
• świadczą usługi krótkoterminowego zakwaterowania,
• oferują usługi kosmetologiczne, kosmetyczne i fryzjerskie,
• świadczące usługi budowlane,
• działają w branży prawniczej i medycznej.

Jakie zalety ma elektroniczny paragon fiskalny?

Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, uzyskują konkretne profity dzięki temu, że mogą wystawić e-paragony. Niektóre z nich to:

• ograniczenie kosztów zużycia papieru,
• oszczędność czasu na drukowaniu paragonów,
• wygodny sposób przechowywania dokumentów,
• brak ryzyka, zniszczenia lub zgubienia paragonu przez klienta,
• poprzez zmniejszenie zużycia papieru firma działa proekologicznie.

Co powinno znajdować się na e-paragonach z kas online?

Paragon elektroniczny powinien zawierać następujące informację:

• dane podatnika oraz NIP firmy,
• oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,
• numer kolejny dokumentu,
• dane z pozycjami transakcji,
• łączną wartości sprzedaży brutto,
• wartość podatku należnego,
• numer kasy i oznaczenie kasjera,
• numer paragonu,
• datę i czas zakończenia transakcji.

E-paragony w smartfonach

Od września 2023 r. posiadaczom aplikacji e-paragony zostaną udostępnione nowe funkcje pozwalające na gromadzenie elektronicznych paragonów fiskalnych oraz generowanie indywidualnego kodu użytkownika.

Jeśli użytkownik aplikacji e-paragony będzie chciał otrzymać elektroniczny zapis transakcji, powinien pobrać unikalny identyfikator (w postaci kodu paskowego), który w momencie dokonywania zakupu będzie musiał przedstawić sprzedawcy do zeskanowania czytnikiem. W ciągu kilku następnych sekund będzie można pobrać paragon z systemu na swój telefon.

Osoby, które zdecydują się skorzystać z tego typu rozwiązania:

• uzyskają dostęp do e-paragonu w każdym miejscu i czasie,
• przyczyniają się do ograniczenia szarej strefy,
• mogą ubiegać się o bonusy u usługodawców,
• mogą w wygodny sposób przechować swoje e-paragony.

Podsumowanie

Elektroniczne paragony fiskalne są pełnoprawnymi dowodami zakupu, które upoważniają do zwrotu, wymiany lub reklamacji towaru. Od tradycyjnych paragonów papierowych różnią się tym, że są wystawiane i gromadzone za pomocą nowoczesnych technologii cyfrowych. Ponadto dzięki zastosowaniu sprawdzonych mechanizmów weryfikacji danych są równie dobrze zabezpieczone, jak ich papierowi poprzednicy. Paragon elektroniczny jest wygodniejszy w przechowywaniu oraz redukuje negatywny wpływ firm na naturalne środowisko.