Case study: Wiodąca firma zajmująca się dostawą i dystrybucją wody w Europie.

CASE STUDY

Klient & Potrzeba:

Grupa Eden Springs, będąca liderem rynku dostaw wody, zatrudnia ponad 13 tysięcy pracowników w Polsce i Europie.

Przed wdrożeniem FlowDog, firma napotykała szereg wyzwań. Najważniejszym z nich były nieuporządkowany proces sprzedaży oraz konieczność ręcznego tworzenia ofert, umów i zamówień, co generowało znaczne obciążenie dla działu handlowego. Dodatkowo, brakowało spójnego systemu umożliwiającego generowanie ofert i tworzenie skompilowanych wyliczeń. Kontrolowanie pracy handlowców oraz działu zajmującego się jakością obsługi klienta było niemożliwe. Dodatkowym problemem było rozproszenie dokumentów w różnych miejscach i systemach, co utrudniało i spowalniało codzienną pracę.

 



Wyzwania & Oczekiwania:

Wdrożenie FlowDog miało na celu automatyzację trzech kluczowych procesów. Pierwszym z nich był proces sprzedaży, obejmujący generowanie ofert i umów. Następnie, platforma FlowDog została wykorzystana do kontroli jakości pracy pracowników call center. Trzeci proces, który został objęty wdrożeniem, to kalkulator ofert. Wszystkie te funkcjonalności zostały w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta, zapewniając spersonalizowane rozwiązania dla firmy Eden Springs. Wdrożenie wszystkich funkcjonalności zajęło niecałe 6 miesięcy.

 



Rozwiązanie:

Poniżej przedstawiamy krótki opis zakresu funkcjonalności, które zostały wdrożone:

Proces sprzedaży:

• Indywidualne szablony maili dla użytkowników, które można edytować przed wysłaniem wraz z umową lub zamówieniem.
• Różnorodność szablonów maili w zależności od rodzaju umowy lub zamówienia.
• Dodawanie skanu podpisu, który automatycznie generuje się na dokumentach.
• Aktualizacja bazy danych klientów raz w miesiącu z zewnętrznej bazy Eden, z możliwością ręcznego dodawania nowych klientów.
• Generowanie umów dla klientów na podstawie wypełnionego formularza, z automatycznym wyliczaniem kosztów na podstawie dodanych produktów.
• Możliwość dodawania niestandardowych umów za pomocą krótkiego formularza i załącznika, z weryfikacją danych klienta dla wybranych szablonów.
• Przekierowywanie określonych umów do przełożonego w celu akceptacji.
• Możliwość samodzielnego przekazywania dokumentów do akceptacji przez handlowca, a przełożony może dodać komentarz, zaakceptować lub odrzucić dokument.
• Wysyłanie umów lub zamówień do autoryzacji klienta za pomocą maila z wcześniej zdefiniowanym szablonem wiadomości.
• Powiadomienia dla klienta w postaci maila i SMS-a z linkiem do akceptacji dokumentu oraz dodawania komentarzy, z automatycznym odrzuceniem po określonym czasie.
• Powiadomienia dla handlowca z odpowiedziami od przełożonego lub klienta, z możliwością dokonywania decyzji lub anulowania umowy lub zamówienia.

Kalkulator ofert:

• Przeniesienie wyliczeń i parametrów z pliku Excel do kalkulatora FlowDog.
• Różnorodność pól na formularzu w zależności od segmentu.
• Importowanie listy punktów dostaw do oferty.
• Dodawanie kolejnych punktów dostaw z wykorzystaniem wcześniej wprowadzonych informacji dotyczących produktów/usług.
• Możliwość kopiowania i edycji ofert.
• Ścieżka akceptacji zależna od określonych poziomów.
• Wybór przełożonego na podstawie obsługiwanego segmentu przez handlowca i osiągnięcia określonego poziomu akceptacji.
• Handlowiec ma możliwość wyboru akceptującej osoby spośród grupy przełożonych.
• Przełożony może edytować dane bezpośrednio na ofercie,

Wśród elementów innowacyjności możemy wyróżnić:

• Podpisywanie zamówień przez klientów z wykorzystaniem mechanizmu opartego o połączenie wiadomości SMS, e-mail oraz generowania skrótów cyfrowych dokumentów.
• Autorski mechanizm umożliwiający w pełni automatyczne przygotowywanie i generowanie umów i zamówień formacie PDF.
• Autorska technologia LowCode/ NoCode umożliwiająca wdrożeniowcowi jednoczesne tworzenie struktury danych oraz ekranów interfejsu użytkownika.

Wśród głównych celów zrealizowanych zgodnie z oczekiwaniami klienta możemy wymienić m.in.

Zgodność z celami i oczekiwaniami:  Wdrożenie FlowDog w pełni spełniło założenia, cele i oczekiwania Klienta. Umowy generowane z szablonów FlowDog są bardzo łatwe do przygotowania i podpisania zarówno ze strony użytkownika jak i Klienta końcowego, który poprzez kliknięcie w link akceptuje warunki umowy/zamówienia; Dzięki temu wzrósł procent odesłanych, podpisanych umów; szybka reakcja klienta „tu i teraz” (aktualnie ponad 90% zwracanych podpisanych umów vs 80% przed wdrożeniem FlowDog).

Efektywność czasowa: Całość projektu trwała około 6 miesięcy. Procesy były wdrażane po kolei. Co daje nam około 7-8 tygodni na wdrożenie jednego procesu.

Efektywność finansowa: Wdrożenie FlowDog przede wszystkim wpłynęło na podniesienie jakości i efektywności pracy działu handlowego, dzięki automatyzacji procesów generowania ofert, umów i zamówień pracownicy obsługują o 40% więcej zamówień niż przed wdrożeniem FlowDog, co przyczyniło się bezpośrednio do zwiększenia sprzedaży.

Zadowolenie klienta: Ścieżka obsługi klienta została zautomatyzowana i przyspieszona. Obecnie klienci otrzymują spersonalizowaną umowę w kilka minut po rozmowie z przedstawicielem handlowym i mogą na nią reagować natychmiastowo zgłaszając ewentualne uwagi, lub też natychmiastowo akceptować i przechodzić do realizacji zamówienia.

Efektywność operacyjna:  Przed wdrożeniem procesy były znacznie bardziej spowolnione, generowały błędy i pomyłki po przez manualne działania, ponadto nie było możliwe kontrolowanie, monitorowania i analiza działań i wyników. Dodatkową korzyścią z wdrożenia FlowDog jest moduł raportowy, umożliwiający w trybie on-line monitorowanie ilości i jakości pracy poszczególnych Zespołów Sprzedaży a także do poziomu każdego Handlowca / Użytkownika. Dzięki temu, że mamy zebrane i zarchiwizowane wszystkie umowy i zamówienia w jednym narzędziu, możemy podejmować decyzję zarówno w oparciu o stan aktualny ale także historyczne dane.