Workflow to hasło modne już nie tylko w branży technologicznej. Co właściwie kryje się za tym pojęciem? Najprościej ujmując – automatyzacja przepływu pracy poprzez wprowadzanie informacji do systemu, uruchamianie zadań przetwarzania danych i kierowanie ich do odpowiednich osób. Proces ten odbywa się przy użyciu logiki opartej na regułach, często bez konieczności interwencji człowieka. Workflow system jest narzędziem pomagającym monitorować przepływ pracy. Rozwiązania tego typu dostarczają szerokiej palety funkcji do zarządzania pracą własną i zadaniami w całej organizacji. Dlaczego warto rozważyć wdrożenie workflow systemu oraz jakie funkcjonalności mogą okazać się kluczowe w automatyzacji pracy?
Jednym z przykładów automatyzacji przepływu pracy jest sposób zarządzania fakturami i ich przetwarzania. Standardowy proces obróbki faktur jest żmudny, bardzo czasochłonny i, niestety, nie wolny od błędów. Składają się na niego otrzymanie wiadomości e-mail i przekazanie jej odpowiedniej osobie (np. w dziale rozliczeń), a następnie wprowadzenie faktury, nadanie jej ścieżki akceptacji i zlecenie płatności. Wydawać by się mogło, że to prosty proces, ale to tylko pozory…
Automatyzacja związana zwłaszcza z dokumentami takimi jak faktury, zamówienia, oferty czy umowy może być niezwykle korzystna dla organizacji pod względem finansowym.
Wyróżnia się dwa rodzaje workflow. Intelligent i RPA (Robotic Process Automation). Dane, która są przetwarzane, mogą być ustrukturyzowane lub nieustrukturyzowane, w zależności od typu automatyzacji. RPA może przetwarzać tylko dane strukturalne, czyli takie, które mają etykiety lub nagłówki i pozostają za każdym razem w tej samej części strony. Inteligentna automatyzacja przepływu pracy, która jest prawdziwą sztuczną inteligencją, może przetwarzać, wyodrębniać i klasyfikować nieustrukturyzowane dane bez wcześniejszego zapoznania się z dokumentem.
Dzięki RPA firma otrzyma wiadomość e-mail, zeskanuje ją i nauczy system obsługi konkretnej faktury. Działa to prawidłowo, gdy dokument zawiera ustrukturyzowane dane, te same informacje w tym samym miejscu oraz etykiety lub nagłówki i gdy ilość miejsca w pozycjach zamówienia nie zmienia się. Inteligentna automatyzacja przepływu pracy (IWA) po zapoznaniu się z jednym typem faktury może odczytać dowolny rodzaj faktury i wyodrębnić niezbędne informacje, np. o koncie płatnika czy odbiorcy. Z każdym nowym dokumentem nie tylko przetwarza dane i nadaje im sens, ale także uczy się, aby szybciej i dokładniej zrozumieć treść następnego dokumentu.
Na początku należy zidentyfikować zadanie, które będzie różne w zależności od wielkości i profilu przedsiębiorstwa. Inną potrzebę w przypadku automatyzacji dokumentów będzie mieć agencja marketingowa, a inną firma produkcyjna czy placówka medyczna. W zależności od złożoności danych, wrażliwości przesyłanych informacji oraz kroków związanych z każdym zadaniem jako preferowaną opcję automatyzacji można wybrać RPA lub IWA. Następnie trzeba zadbać o wybór odpowiedniego dostawcy narzędzia. Będziesz robić to w ramach zasobów własnych, czy wdrożysz gotowe rozwiązanie? A może zdecydujesz się na nowoczesne podejście, jakim jest np.
Korzystanie z systemów typu workflow zyskuje na popularności na całym świecie. Nic w tym dziwnego. Automatyzacja to coś więcej niż modne hasło. Jest to okazja do zwiększenia przychodów i optymalizacji wydajności oraz dokładności. Ponadto pozwala ona na wykorzystanie ogromnej mocy technologicznej w celu umożliwienia pracownikom zmaksymalizowania ich potencjału poza powtarzalnymi i czasochłonnymi zadaniami związanymi z danymi. W 2022 r. automatyzacja jest w zasięgu niemal każdej firmy, bez względu na jej wielkość. Otwiera możliwości zwiększenia wydajności i przychodów, które wcześniej nie były dostępne. Firma z automatyzacją to firma, która ma przewagę nad konkurencją.
Co powinien zawierać CRM? I dlaczego nawet mała firma powinna zainwestować w tego typu narzędzie? Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy?
Planowanie, monitorowanie, aktualizacja – aplikacja do zarządzania sprzedażą. Sprawdź 4 sposoby na efektywne wykorzystanie danych z CRM.
Nowoczesne narzędzia wspierające pracę zdalną -> Elektroniczna ewidencja czasu pracy -> Automatyzacja procesów a bezpieczeństwo
Zrób audyt cyberbezpieczeństwa Twojego sklepu internetowego -> Zadbaj o właściwy system cyberbezpieczeństwa IT -> Wykorzystaj profesjonalny system do przetwarzania transakcji -> Wymagaj używania złożonych haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego
Automatyzacja obsługi klienta - proces reklamacji
