Każda firma, niezależnie od jej wielkości i charakteru, generuje w trakcie swej działalności spore ilości różnego rodzaju dokumentów. Sprawny obieg i przejrzyste, uporządkowane przechowywanie dokumentacji są zatem kluczowymi kwestiami w organizacji pracy przedsiębiorstwa. Bałagan w papierach może nie tylko doprowadzić do przestojów czy generować niepotrzebne koszty, ale nawet pociągnąć za sobą poważne konsekwencje prawne.
Według najnowszych badań SW Research „Czas jako najcenniejszy zasób przedsiębiorcy” firmy nadal marnują mnóstwo czasu na rutynowych, powtarzalnych zadaniach. Najbardziej czasochłonne zadania to codzienna komunikacja, zarządzanie e-mailami (co zajmuje nawet 10 godzin tygodniowo). Z kolei jako najbardziej uciążliwe wskazywane są zarządzanie finansami i prace administracyjne.
Jednocześnie 67% przedsiębiorców zauważa postępy w wykorzystaniu nowoczesnych technologii w biznesie, a 40% twierdzi, że dzięki automatyzacji mogliby zaoszczędzić nawet 10 godzin tygodniowo.
Współczesne przedsiębiorstwa przetwarzają dziennie tysiące dokumentów w różnych formatach – od tradycyjnych faktur papierowych po złożone raporty analityczne. Dlatego dzisiaj przyjrzymy się bliżej cyfrowemu zarządzaniu dokumentacją i praktycznemu wdrożeniu platform do automatyzacji procesów biznesowych.
Pod tym pojęciem kryje się szereg narzędzi i technik wpływających pozytywnie na efektywność gromadzenia i przetwarzania dokumentów w różnej formie. Nowoczesne zarządzanie dokumentacją obejmuje nie tylko tradycyjne archiwizowanie, ale również zaawansowane technologie sztucznej inteligencji, automatyzację workflow oraz integrację z systemami ERP i CRM.
Dotyczy to zarówno dokumentacji powstającej w samym przedsiębiorstwie, jak i tej napływającej do niego z zewnątrz. Przykładowe dokumenty biznesowe to m.in.
Na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi informatycznych z dziedziny gromadzenia dokumentów i zarządzania nimi. Wraz z ich liczbą rośnie odsetek firm decydujących się na nowoczesne rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentacją i organizacją pracy przedsiębiorstwa.
Na przykład sporą popularnością cieszą się narzędzia klasy OCR (Optical Character Recognition) – to zbiór programów przetwarzających dokumenty z tradycyjnej formy papierowej (będącej właściwie grafiką) w zdigitalizowaną formę tekstową. Pozwala to na ich indeksowanie i przechowywanie w komputerowej bazie danych. Dzięki temu można w stosunkowo prosty sposób przenosić całe archiwa w przestrzeń cyfrową.
Współczesne rozwiązania, takie jak FlowDog, oferują dodatkowo funkcje automatycznego rozpoznawania treści dokumentów, intelligent data processing (IDP) oraz zaawansowane wyszukiwarki semantyczne, które potrafią znaleźć dokumenty nawet na podstawie kontekstu, a nie tylko słów kluczowych.
Na proces zarządzania dokumentami składają się w sumie cztery segmenty:
W ramach tego procesu przetwarza się zarówno dokumenty tworzone i będące w obiegu w samej firmie, jak i wszystkie te przychodzące spoza niej oraz przekazywane innym podmiotom. Skuteczne zarządzanie dokumentacją w tradycyjnym ujęciu wymaga zaangażowania wykwalifikowanych pracowników oraz zapewnienia przystosowanej do tego przestrzeni.
Na szczęście stopniowo odchodzi się od wymogów przechowywania dokumentów w formie fizycznej (choć wiele organów wciąż domaga się określonych pism w formie papierowej) i można wprowadzać znacznie bardziej wydajne, a zarazem tańsze i bezpieczniejsze, metody zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej.
Współczesne systemy DMS wykorzystują sztuczną inteligencję do automatycznego klasyfikowania dokumentów, ekstraktowania kluczowych danych oraz generowania podsumowań. Przykładowo, technologie NLP (Natural Language Processing) umożliwia automatyczne identyfikowanie nazw firm, dat, kwot w fakturach czy kluczowych punktów umów.
Nowoczesne platformy oferują również regularną kontrolę dostępu, gdzie można definiować uprawnienia na poziomie pojedynczych dokumentów, działów czy projektów. FlowDog umożliwia przypisanie każdemu pracownikowi osobnych uprawnień, dzięki czemu poufne informacje są przechowywane i przekazywane zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
Nie ma wątpliwości, że sposób, w jaki przechowywane są ważne dokumenty, jest ściśle określony przez przepisy i ustawy. Wykorzystywany system do zarządzania dokumentami powinien zatem być z nimi całkowicie zgodny, a przy tym pozwalać na łatwe udzielenie dostępu do archiwum podczas kontroli inspektorów. Niedostosowanie się do tych wymagań może mieć naprawdę poważne konsekwencje, wśród których wysoka grzywna wcale nie znajduje się na szczycie srogości.
Podstawowe funkcje DMS:
Zaawansowane funkcje oraz AI w nowoczesnych DMS:
Dobrze skonstruowany DMS może znacząco przyspieszyć i usprawnić zarządzanie dokumentacją nawet w firmach o bardzo skomplikowanych strukturach. Jeśli szukasz nowoczesnego, funkcjonalnego DMS-u, z pewnością zainteresuje Cię oferta FlowDog – firma zapewnia rozbudowane i efektywne narzędzia usprawniające zarządzanie najróżniejszymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwach i ich otoczeniu.
Czym są EWU? ➢ Na jakie funkcjonalności programu urlopowego zwracać uwagę? ➢ Czy EWU są potrzebne Twojej firmie? Sprawdź koniecznie!
Jakie korzyści daje elektroniczny obieg faktur? Jakie narzędzie wybrać i od czego zacząć wdrożenie?
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów? ➢ Co to jest Big Data? ➢ Dlaczego warto korzystać z Business Intelligence? Sprawdź koniecznie!
