Automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, BPA) jest przyszłością wielu firm i branż. Przynosi przedsiębiorstwom mnóstwo korzyści, wobec czego staje się coraz popularniejsza i potrzebna w dzisiejszym świecie biznesu. Stosują ją nie tylko wielkie korporacje i instytucje publiczne. Coraz częściej wdrażana jest przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Czym dokładnie jest automatyzacja procesów biznesowych, jakie technologie są do tego wykorzystywane, dlaczego warto ją wdrożyć w firmie i jak wygląda w praktyce? Poniżej udzielamy odpowiedzi na te i wiele innych pytań.
Automatyzacja procesów biznesowych to proces uporządkowania i usprawnienia, podczas którego dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur. Każda firma ma procesy, nawet jeśli nie nazywa ich w ten sposób. Procesem jest obieg dokumentów, np. faktur, akceptacja kosztów czy wniosków urlopowych, a nawet dodawanie kolejnego zamówienia.
Nowoczesne zarządzanie procesami powinno być jednym z głównych celów każdej firmy. Cyfryzacja niesie bowiem wymierne korzyści w perspektywie czasu. Świadomość potrzeby odpowiedniego zarządzania procesami jest coraz większa wśród polskich przedsiębiorstw. Pojawia się jednak sporo niepewności i brak odpowiedniej edukacji w tej kwestii. Wobec tego wiele firm oddala implementację, myśląc, że jest to proces skomplikowany i drogi. Jak rozpocząć cyfryzację w firmie z sukcesem i bez wątpliwości?
Zautomatyzowanie wszystkich dotychczasowych procesów biznesowych nie będzie możliwe od razu. Warto zastanowić się, które zmiany przyniosą korzyści najszybciej. Na początek najlepiej wybrać czynności wysoce wystandaryzowane o niskiej zmienności. Dobrze sprawdzą się procesy, w których pojawia się sporo ludzkich błędów i których obsługa odbywa się w wielu systemach. Oto 10 popularnych przykładów:
Przed wdrożeniem systemu do automatyzacji procesów biznesowych warto wykonać 5 kluczowych kroków.
Automatyzacja procesów biznesowych polega na zastosowaniu technologii informatycznych i narzędzi do zautomatyzowania powtarzalnych, czasochłonnych i często małowartościowych procesów w organizacji. Aby zidentyfikować potrzeby w zakresie zautomatyzowanego zarządzania procesami, warto wykonać następujące kroki:
Obecnie na rynku jest bardzo dużo rozwiązań, które gwarantują automatyzację poszczególnych obszarów firmy. Wiele procesów jest ze sobą powiązanych, np. proces sprzedaży z fakturowaniem, proces rekrutacji z administracją itd. Dlatego, jeśli przymierzamy się do automatyzacji, poszukajmy narzędzia, które zapewnia szerokie możliwości.
Na co zwrócić uwagę wybierając narzędzie do automatyzacji?
Wybrane narzędzie powinno być relatywnie szybkie w implementacji i elastyczne we wprowadzaniu zmian. Przy wyborze systemu kluczowe jest, aby nie było ono rozwiązaniem zamkniętym. Dzięki temu w dowolnym momencie można dokonywać modyfikacji związanych choćby ze zmianami, jakie zachodzą w automatyzowanych w firmie procesach.
Nie da się wprowadzić wszystkich zmian jednocześnie – bez poprawek i ulepszeń. Należy zacząć od dodawania do systemu głównych parametrów procesu. Ma to ogromne znaczenie, zwłaszcza w przypadku procesu obsługiwanego manualnie, gdzie występuje mnóstwo możliwości.
Jeśli chcielibyśmy spisać je wszystkie i oprogramować, po pierwsze zajęłoby to mnóstwo czasu, a po drugie – proces wcale nie byłby łatwiejszy. Gdy na początku wprowadzimy podstawowe założenia, damy sobie szansę na pominięcie tego, co jest zbędne, i uwzględnienie wyłącznie tego, co rzeczywiście przyniesie nam korzyść. Wszystkie pozostałe wątki i warianty można uwzględniać w późniejszym czasie – zależnie od potrzeb.
Zmiany są po to, aby pomóc pracownikom w wykonywaniu codziennych zadań i ułatwić im pracę. Zaangażuj swoich ludzi, pozwól im działać i słuchaj tego, co mówią. Wówczas możliwe będzie reagowanie na ich potrzeby. Dzięki temu wdrożenie nowego systemu rzeczywiście okaże się dla nich korzyścią. Wybierz kilka osób, które będą odpowiedzialne za automatyzację procesów w firmie, wybór narzędzia i koordynację wdrożenia. Współpracując z pracownikami, realnie wpłyniesz na rozwój biznesu.
Automatyzacja procesów powinna być świadomym i przemyślanym działaniem. Wówczas może przynieść szereg długofalowych korzyści. Najważniejsze to:
Mimo licznych zalet automatyzacja procesów biznesowych to również duże wyzwanie. Przede wszystkim, decydując się na implementację nowych technologii, trzeba liczyć się z pewnym kosztem inwestycji. Na inwestycję tę składają się zasoby finansowe, ale przede wszystkim czas wybranych pracowników czy zespołów mających odpowiadać za projekt.
Bez stosownego nakładu czasu pracy i zaangażowania we wdrożenie nawet najlepszy system nie będzie efektywny – pracownicy nie będą chcieli z niego korzystać. Dlatego już na etapie wyboru odpowiedniego dla firmy rozwiązania należy zwrócić uwagę na niezbędny czas. Trzeba także uwzględnić wszystkie możliwości, jakie oferuje system, oraz to, czy będzie on przyjazny w użytkowaniu w przypadku zarówno wysoko wykwalifikowanej kadry, jak i pracowników liniowych.
Firma FlowDog gwarantuje swoim klientom indywidualne podejście, dostosowując system do unikalnych potrzeb danego biznesu. Aplikacja jest intuicyjna, prosta w obsłudze i konkuruje z innymi systemami dostępnymi na rynku. Co zyskujesz?
Automatyzacja procesów produkcyjnych to wiele korzyści, z którymi warto się zapoznać. Oto kilka z nich:
Automatyzacja procesów jest szczególnie ważna w logistyce ze względu na dużą liczbę procesów i danych, które trzeba przetwarzać w krótkim czasie. To kluczowe rozwiązanie, które pozwala na zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstwa oraz poprawę obsługi klienta. Wdrożenie systemów i narzędzi do automatyzacji wymaga jednak odpowiedniego przygotowania oraz zaplanowania procesu wdrożenia, aby zapewnić optymalne korzyści i minimalizację ryzyka. W logistyce automatyzacji poddawane są np.:
Dzięki zastosowaniu narzędzi FlowDog do automatyzacji procesów biznesowych możliwe jest m.in. delegowanie oraz przypisywanie zadań, a także kontrola pracowników. To moduły, które znakomicie sprawdzą się w firmach o architekturze rozproszonej oraz przedsiębiorstwach zarządzających dużą liczbą pracowników.
Z modułem do zarządzania zadaniami można przypisywać tzw. taski do konkretnych pracowników oraz monitorować ich postęp. Personel otrzymuje powiadomienia o zleconych czynnościach, a managerowie mogą śledzić progres i reagować w razie potrzeby.
Moduł czasu pracy służy do rejestrowania czasu pracy pracowników, a także do sprawdzania, czy personel przestrzega ustalonych godzin pracy. Dzięki temu managerowie mogą zapewnić, że zespoły pracują efektywnie i wykonują swoje zadania w wyznaczonym czasie.
System raportowania doskonale sprawdzi się w przypadku potrzeby generowania raportów dotyczących pracy i postępów w zadaniach. Z jego zastosowaniem managerowie mogą łatwo sprawdzić, jakie zadania zostały wykonane, a jakie jeszcze czekają na realizację, a także ocenić efektywność pracy poszczególnych pracowników. Dodatkowo użytkownicy systemu mogą dodawać multimedia, np. zdjęcia wykonane podczas pracy lub komentarze w postaci notatek głosowych.
Automatyzacja procesów biznesowych to stale rosnący trend wśród startupów, firm rozwijających się i przedsiębiorstw z ugruntowaną pozycją na rynku. Na początku wdrażania narzędzi do zautomatyzowanego zarządzania procesami warto skupić się na procesach ustandaryzowanych o niskiej zmienności. Z czasem można poszerzać zakres działań w tym aspekcie, by usprawniać przepływ pracy, optymalizować koszty i redukować liczbę popełnianych błędów. W celu wyboru odpowiedniego dostawcy usług technologicznych należy dokonać szczegółowego przeglądu rynku. Po implementacji platformy do automatyzacji warto wyznaczyć zespół, który będzie analizował efekty wdrożenia i mierzył efektywność działań.
Czy nowe technologie zmieniły sposób pracy w organizacjach podczas pandemii? Jakie procesy najczęściej wymagały automatyzacji i na co warto zwrócić uwagę przy wdrażaniu nowego oprogramowania? A także o [...]
Czy nowe technologie zmieniły sposób pracy w organizacjach podczas pandemii? Jakie procesy najczęściej wymagały automatyzacji i na co warto zwrócić uwagę przy wdrażaniu nowego oprogramowania? A także o [...]
