Jak utrzymać koszty wdrożenia systemu pod kontrolą?

1. Ustal i dokładnie opisz zakres projektu
2. Rozważ wydzielenie analizy przedwdrożeniowej
3. Wyszukuj i ograniczaj kosztowne elementy wdrożenia
4. Wybierz wiarygodnego i sprawdzonego partnera
5. Upewnij się że rozumiesz metodę pracy przy wdrożeniu
6. Dobrze ustal model rozliczeń
7. Trzymaj się ustalonej metodologii pracy
8. Racjonalnie oceniaj nowe wymagania

Od 50% do 80% wdrożeń systemów IT kończy się poza budżetem, harmonogramem albo zakresem. Czy da się działać tak by tego uniknąć? Tak. Poniżej lista sprawdzonych sposobów zwiększenia szans na pełen sukces.

1. Ustal i dokładnie opisz zakres projektu

Im więcej istotnych szczegółów zostanie opisanych na etapie przygotowywania wyceny i harmonogramu tym mniej niespodzianek w trakcie wdrożenia. Nie jest oczywiście możliwe, ani zasadne, pełne zaplanowanie systemu już na tym etapie ale warto spróbować opisać te elementy, które rodzą największe ryzyko problemów na etapie wdrożenia.

2. Rozważ wydzielenie analizy przedwdrożeniowej

Możesz ją zlecić niezależnemu dostawcy lub firmie która później będzie system wdrażała. Taka analiza to przeważnie koszt od kilku do kilkunastu procent wartości wdrożenia, zależnie od szczegółowości analizy, wielkości projektu czy planowanych narzędzi. Taka analiza nie tylko pozwoli precyzyjnie zrozumieć, co jest potrzebne. Da również możliwość dostawcy przygotowania wiarygodnego harmonogramu i wyceny.

3. Wyszukuj i ograniczaj kosztowne elementy wdrożenia

Zasada Pareto działa nieubłaganie. Wyeliminowanie najdroższych w wytworzeniu, a często dających nieproporcjonalnie małą korzyść, elementów może pomóc obniżyć koszty o kilkanaście czy kilkadziesiąt procent. I to bez znacznego spadku otrzymanych funkcjonalności.

4. Wybierz wiarygodnego i sprawdzonego partnera

Pamiętaj, że nawiązujesz współpracę na długie lata. Poproś o referencje, obejrzyj wcześniejsze wdrożenia. Poświęć chwilę na spotkanie i rozmowę z osobami zarządzającymi procesem wdrożenia i całą firmą.

5. Upewnij się że rozumiesz metodę pracy przy wdrożeniu

Ilu dostawców tyle metod pracy. Większość z nich pracuje obecnie z wykorzystaniem metod zwinnych. Ale i tak są między nimi bardzo duże różnice. Jak wygląda współpraca? Jaka jest częstotliwość dostarczania kolejnych wersji systemu? Jak wygląda zbieranie zadań do backlogu? Dobre zrozumienie metody pracy zajmie trochę czasu ale pozwoli uniknąć zaskoczeń w trakcie wdrożenia.

6. Dobrze ustal model rozliczeń

Praca w modelu time and material przeważnie daje większą korzyść dostawcy niż klientowi. Praca w oparciu o ustaloną, płaską stawkę przenosi znaczną cześć ryzyka na dostawcę. Złotym środkiem wydaje się być realizacja analizy przedwdrożeniowej, po której następuje szczegółowa, ryczałtowa wycena.

7. Trzymaj się ustalonej metodologii pracy

Warto z góry ustalić system pracy uwzględniający spotkania operacyjne ale również zarządcze. Monitoruj na bieżąco postępy prac i wykorzystanie budżetu. Nawet jeśli wydaje się że wszystko idzie zgodnie z planem – nie zmniejszaj czujności. Poświęcenie kilkudziesięciu minut co kilka tygodni na sprawdzenie czy projekt nadal mieści się w założeniach pozwoli odpowiednio wcześnie wykryć ewentualne rozbieżności i podjąć działania korygujące.

8. Racjonalnie oceniaj nowe wymagania

Pojawianie się nowych wymagań w trakcie wdrożenia jest naturalne. Sztuką jednak jest umiejętne nimi zarządzanie. Czy koszt wdrożenia nowego wymagania jest akceptowalny? Jak wpłynie ono na harmonogram? Jakie jest ryzyko niekorzystnego wpływu na inne elementy systemu? Czasem lepiej odesłać nowe, niekrytyczne wymagania do ‘poczekalni’ i realizować projekt w pierwotnie zakładanym zakresie niż ryzykować nieprzemyślane wprowadzanie zmian.

Nie ma jednego, zawsze działającego sposobu na uniknięcie ryzyka przekroczenia założeń dowolnego projektu. W szczególności dotyczy to projektów informatycznych. Stosowanie się do dobrych praktyk, konsekwencja w działaniu, wczesne wykrywanie ewentualnych anomalii, współpraca z doświadczonymi partnerami dają jednak dużą szansę na osiągnięcie pełnego sukcesu.