Artykuły blogowe

Delegowanie zadań w firmie – jak robić to dobrze?

 

Delegowanie zadań to nic innego jak w pewnym stopniu przekazywanie władzy lub dzielenie się nią z  innymi pracownikami. Jest następstwem przydzielania zadań przełożonych pracownikom, na których z momentem delegowania spoczywa odpowiedzialność ich realizacji. Jak odpowiednio delegować zadania, jednocześnie mając kontrolę nad ich przebiegiem? Często zdarza się, że papierowe notatki czy inne podstawowe narzędzia, z których korzystamy, nie spełniają swojej roli, a delegowane zadania potrafią w magiczny sposób zginąć z pola naszego zasięgu, przez co znacznie wydłuża się ich terminowa realizacja.

Dlaczego delegowanie zadań pracownikom jest niezbędne?

Coraz bardziej zauważalnym problemem w firmach nie jest kwestia samego delegowania zadań, ale ich liczba oraz późniejszy sposób rozliczania. Często okazuje się, że jedna osoba w danym przedsiębiorstwie jest odpowiedzialna za wykonywanie zbyt wielu zadań, które de facto można powierzyć odpowiednim specjalistom czy innym pracownikom, asystentom, stażystom itd.

Możliwości delegowania zadań jest naprawdę wiele. Powinniśmy zacząć od zadań, które mogą być realizowane przez osoby bez specjalistycznej wiedzy w danym zakresie czy mające obecnie więcej czasu. Do takich prostych zadań możemy zaliczyć m.in. wykonanie researchu, przygotowywanie podsumowań spotkań, tworzenie szablonów czy umawianie spotkań.

Samo delegowanie zadań to jednak nie wszystko. Najważniejszy jest efekt ich realizacji. W przypadku prostych czynności nie będzie problemu z ich wykonaniem. Jeśli jednak mamy do czynienia z bardziej złożonymi zadaniami, należy monitorować przebieg działań. Dzięki temu można przekonać się, czy dana osoba na pewno sobie z nimi poradzi i zrealizuje je w określonym czasie. Pozwala to na uniknięcie ryzyka niespodziewanych zdarzeń.

Od czego zacząć efektywne delegowanie zadań?

Warto zacząć od świadomości tego, że delegowanie zadań pozwoli nam rozwijać biznes. Przekazywanie obowiązków innym będzie dla nas po prostu korzystne. Delegowanie na samym początku niewielkich obszarów procesów z pewnością sprawdzi się najlepiej – da nam pewność, że zlecone przez nas zadanie jest dobrze realizowane.

Delegowanie zadań a nowoczesne technologie

Obecnie na rynku znajduje się wiele darmowych i płatnych narzędzi, które pomagają w zarządzaniu zadaniami i ich delegowaniu. Wybór takiej aplikacji nie należy jednak do najłatwiejszych. Gotowe rozwiązania rynkowe często mają swoje ograniczenia i rzadko umożliwiają nam dostosowywanie ich do potrzeb przedsiębiorstwa. W tej sytuacji warto zdecydować się na narzędzia modułowe, które można dostosowywać i dowolnie rozbudowywać z uwzględnieniem potrzeb konkretnej firmy.

Zarządzanie zadaniami w pracy potrafi być sporym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli wiąże się z różnymi działami w firmie. Wdrożenie dedykowanych narzędzi do zarządzania zadaniami niesie za sobą szereg korzyści, wśród których możemy wymienić:

  • poprawę współpracy między pracownikami czy zespołami
  • śledzenie prac w czasie rzeczywistym
  • szybkie wykrywanie błędów i wąskich gardeł w procesie
  • redukcję kosztów i zmniejszenie czasu wykonywania dotychczas delegowanych zadań
  • przejrzyste raporty i analizę funkcjonowania wszystkich obszarów w przedsiębiorstwach.

Funkcjonalności dedykowanych rozwiązań są niemal nieograniczone – w zależności od specyfiki i potrzeby branży. Wśród najbardziej standardowych możemy wymienić m.in. tworzenie bazy zadań, indywidualne ścieżki akceptacji różnych typów zadań, monitorowanie realizacji i dostęp zgodny z uprawnieniami użytkowników. Coraz więcej firmy pracuje w modelu zdalnym, rozproszonym, niekiedy w pełni on-linowym. W takich organizacjach często sprawdzają się funkcjonalności takie jak: rejestracja czasu pracy zdalnej, możliwość automatycznego przypisywania zadań zgodnie z lokalizacją oraz kompetencjami danego pracownika, przypomnienia o terminowej realizacji zadań, alerty o zadaniach przeterminowanych, możliwość wysyłania przypomnienia dotyczącego konieczności wystawienia faktury, integracje ze skrzynką pocztową i kalendarzem, tworzenie harmonogramów, geolokalizacja i wiele innych. Bez wątpienia wdrożenie dedykowanych narzędzi typu FlowDog do automatyzacji delegowania zadań sprawdzi się w firmach, które chcą nadzorować produktywność swoich zespołów.

 

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Task & Process Mining

To obszar, który jest naturalnym rozszerzeniem prowadzonej przez nas działalności w zakresie dostarczania systemu do obsługi procesów biznesowych. Rozszerzenie to polega na udostępnianiu narzędzi, które umożliwiają wyszukiwanie pewnych zależności, prawidłowści, zatorów, czy tzw. potencjałów optymalizacyjnych.


Czytaj więcej

Zarządzanie sprzedażą

Konfiguruj działania zespołów tak, aby osiągnąć efektywność organizacyjną. Z narzędziem do zarządzania sprzedażą jakim jest FlowDog możesz sprawnie i automatycznie tworzyć czytelne wykresy i raporty, przeglądając przy tym całą historię zdarzeń. Uporządkujesz całą historię korespondencji i zdarzeń w zarządzaniu procesem sprzedaży.


Czytaj więcej

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0 i korzystaj z jego dobrodziejstw już w kilka tygodniu po wdrożeniu. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog – elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.


Czytaj więcej

Ochrona i Kontrola

Dbaj o bezpieczeństwo dzięki systemowi do obchodów terenowych, definiuj patrole, posterunki, przydzielaj zadania, kontroluj i dokumentuj jakość wykonania usługi a także zarządzaj sytuacjami kryzysowymi. System nadzoru ruchu na bramach wjazdowych pozwoli na efektywną kontrolę. Zbieraj i analizuj dane, twórz raporty, analizuj informacje o zagrożeniach, dokonuj pomiaru czasu poszczególnych etapów pracy wartowników.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE