Delegowanie zadań to nic innego jak w pewnym stopniu przekazywanie władzy lub dzielenie się nią z innymi pracownikami. Jest następstwem przydzielania zadań przełożonych pracownikom, na których z momentem delegowania spoczywa odpowiedzialność ich realizacji. Jak odpowiednio delegować zadania, jednocześnie mając kontrolę nad ich przebiegiem? Często zdarza się, że papierowe notatki czy inne podstawowe narzędzia, z których korzystamy, nie spełniają swojej roli, a delegowane zadania potrafią w magiczny sposób zginąć z pola naszego zasięgu, przez co znacznie wydłuża się ich terminowa realizacja.
Coraz bardziej zauważalnym problemem w firmach nie jest kwestia samego delegowania zadań, ale ich liczba oraz późniejszy sposób rozliczania. Często okazuje się, że jedna osoba w danym przedsiębiorstwie jest odpowiedzialna za wykonywanie zbyt wielu zadań, które de facto można powierzyć odpowiednim specjalistom czy innym pracownikom, asystentom, stażystom itd.
Możliwości delegowania zadań jest naprawdę wiele. Powinniśmy zacząć od zadań, które mogą być realizowane przez osoby bez specjalistycznej wiedzy w danym zakresie czy mające obecnie więcej czasu. Do takich prostych zadań możemy zaliczyć m.in. wykonanie researchu, przygotowywanie podsumowań spotkań, tworzenie szablonów czy umawianie spotkań.
Samo delegowanie zadań to jednak nie wszystko. Najważniejszy jest efekt ich realizacji. W przypadku prostych czynności nie będzie problemu z ich wykonaniem. Jeśli jednak mamy do czynienia z bardziej złożonymi zadaniami, należy monitorować przebieg działań. Dzięki temu można przekonać się, czy dana osoba na pewno sobie z nimi poradzi i zrealizuje je w określonym czasie. Pozwala to na uniknięcie ryzyka niespodziewanych zdarzeń.
Warto zacząć od świadomości tego, że delegowanie zadań pozwoli nam rozwijać biznes. Przekazywanie obowiązków innym będzie dla nas po prostu korzystne. Delegowanie na samym początku niewielkich obszarów procesów z pewnością sprawdzi się najlepiej – da nam pewność, że zlecone przez nas zadanie jest dobrze realizowane.
Obecnie na rynku znajduje się wiele darmowych i płatnych narzędzi, które pomagają w zarządzaniu zadaniami i ich delegowaniu. Wybór takiej aplikacji nie należy jednak do najłatwiejszych. Gotowe rozwiązania rynkowe często mają swoje ograniczenia i rzadko umożliwiają nam dostosowywanie ich do potrzeb przedsiębiorstwa. W tej sytuacji warto zdecydować się na narzędzia modułowe, które można dostosowywać i dowolnie rozbudowywać z uwzględnieniem potrzeb konkretnej firmy.
Zarządzanie zadaniami w pracy potrafi być sporym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli wiąże się z różnymi działami w firmie. Wdrożenie dedykowanych narzędzi do zarządzania zadaniami niesie za sobą szereg korzyści, wśród których możemy wymienić:
Funkcjonalności dedykowanych rozwiązań są niemal nieograniczone – w zależności od specyfiki i potrzeby branży. Wśród najbardziej standardowych możemy wymienić m.in. tworzenie bazy zadań, indywidualne ścieżki akceptacji różnych typów zadań, monitorowanie realizacji i dostęp zgodny z uprawnieniami użytkowników. Coraz więcej firmy pracuje w modelu zdalnym, rozproszonym, niekiedy w pełni on-linowym. W takich organizacjach często sprawdzają się funkcjonalności takie jak: rejestracja czasu pracy zdalnej, możliwość automatycznego przypisywania zadań zgodnie z lokalizacją oraz kompetencjami danego pracownika, przypomnienia o terminowej realizacji zadań, alerty o zadaniach przeterminowanych, możliwość wysyłania przypomnienia dotyczącego konieczności wystawienia faktury, integracje ze skrzynką pocztową i kalendarzem, tworzenie harmonogramów, geolokalizacja i wiele innych. Bez wątpienia wdrożenie dedykowanych narzędzi typu FlowDog do automatyzacji delegowania zadań sprawdzi się w firmach, które chcą nadzorować produktywność swoich zespołów.
Czy opcje no-code i low-code staną się odpowiedzią na problemy organizacji z niedoborem programistów?
Planowanie, monitorowanie, aktualizacja – aplikacja do zarządzania sprzedażą. Sprawdź 4 sposoby na efektywne wykorzystanie danych z CRM.
Czy nowe technologie zmieniły sposób pracy w organizacjach podczas pandemii? Jakie procesy najczęściej wymagały automatyzacji i na co warto zwrócić uwagę przy wdrażaniu nowego oprogramowania? A także o [...]
W ciągu minionych lat instalacje fotowoltaiczne zdobyły ogromną popularność zarówno w Polsce, jak i w Europie. Nawet pandemia koronawirusa nie zdołała powstrzymać inwestorów przed instalacją paneli fotowoltaicznych. W [...]
