Reklamacje nie muszą być koszmarem ani dla klientów, ani dla firm. Dzięki automatyzacji można uprościć cały proces – od zgłoszenia po rozwiązanie – zyskując jednocześnie czas, oszczędności i lojalność klientów. Innymi słowy – inwestycja w automatyzację tego procesu to realne korzyści na długie lata.
Chcesz dowiedzieć się, jak rozwiązaliśmy problemy z reklamacjami u firm, które się do nas zgłosiły? Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może przynieść Ci system do rozpatrywania reklamacji od FlowDog!
Reklamacje często postrzegane są jako zło konieczne. A przecież dobrze zorganizowany proces reklamacyjny może budować zaufanie, lojalność i przewagę konkurencyjną.
W firmie, której dotyczyło niniejsze wdrożenie, obsługa reklamacji była nie tylko czasochłonna, ale także generowała liczne błędy i nieporozumienia. Współpraca z FlowDog pozwoliła nie tylko uporządkować ten proces, ale też wprowadzić inteligentne rozwiązania, które przyniosły wymierne korzyści.
Firma produkcyjno-handlowa B2C, prowadząca sprzedaż przez własne sklepy internetowe, borykała się z ręczną obsługą reklamacji. Dziennie napływało kilkanaście reklamacji, które obsługiwało cztery osoby z działu obsługi klienta. Ewidencjonowanie reklamacji w Excelu oraz ręczne przekazywanie decyzji do produkcji, finansów czy klienta prowadziło do kilkunastu przeterminowanych reklamacji miesięcznie. Brak ustandaryzowanych zgłoszeń utrudniał kontrolę i analizę, a długi czas reakcji obniżał poziom satysfakcji klientów.
Główne cele:
Wdrożenie przeprowadzono w następujących etapach:
Wdrożenie systemu FlowDog przyniosło szereg korzyści, spośród których można wyróżnić:
Cały proces został zintegrowany z produkcją i bankiem. Wdrożenie zajęło 4 miesiące, a pełen zwrot z inwestycji (Payback) nastąpił już po 9 miesiącach, osiągając imponujący ROI w wysokości 40% w skali 12 miesięcy. Łączne oszczędności i korzyści oszacowano na 96 000 zł rocznie, przy kosztach wdrożenia na poziomie 68 000 zł.
„Dobrze działający system reklamacyjny niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla klienta, jak i firmy. Szybka reakcja firmy na zgłoszenie reklamacyjne i jej rozpatrzenia buduje u klienta uczucie opieki, szacunku i jednocześnie rośnie zaufanie i przywiązanie do firmy w przyszłości– mówi Dariusz Kwietniewski, Business Development Manager we FlowDog. – Oprócz zadowolenia klientów system reklamacyjny zmniejsza koszty po stronie firmy, które wynikają z obsługi danego zgłoszenia i efektywnego zarządzania zasobami pracowników. Automatyzacja procesu reklamacyjnego zmniejsza ryzyko pomyłek, co przekłada się na mniejsze straty finansowe firmy. Stały monitoring zgłoszeń reklamacyjnych pomaga również w wyeliminowaniu wad produkcyjnych danego produktu, co prowadzi do ulepszenia produktu czy usługi”. Dzięki zautomatyzowaniu procesu reklamacji można zatem odnieść szereg korzyści, które przekładają się na zyski przedsiębiorstwa oraz zadowolenie klientów.
Kluczowa funkcjonalność: automatyczne zarządzanie reklamacjami
W tradycyjnych modelach obsługi reklamacji każda sprawa wymaga ręcznej interwencji – od rejestracji, przez analizę zasadności, po komunikację z klientem i zamknięcie zgłoszenia. Wraz z rosnącą liczbą zgłoszeń, taki model szybko przestaje być skalowalny i staje się źródłem frustracji. Dlatego FlowDog wdraża automatyczne zarządzanie reklamacjami – funkcję, która przejmuje kontrolę nad całym cyklem życia reklamacji, bez potrzeby ciągłego nadzoru człowieka.
System FlowDog przeprowadza reklamację przez cały proces – od zgłoszenia do zamknięcia – w sposób w pełni zautomatyzowany, zgodnie z ustalonymi regułami biznesowymi.
W pierwszej kolejności należy wypełnić formularz reklamacji i uzupełnić wszelkie niezbędne informacje, pozostałe dane są pobierane lub generowane automatycznie (jak np. data rejestracji zgłoszenia).
FlowDog zapewnia możliwość monitorowania statusu zgłoszenia i powiadomień z nim związanych, które automatycznie przychodzą w systemie.
Poza powiadomieniami wysyłanymi automatycznie możliwe jest pisanie maili przez system FlowDog i wysyłanie ich bezpośrednio na wskazany adres e-mail.
Dzięki FlowDog można łatwo zamknąć dane zgłoszenie i wygenerować raport, a także przeglądać listę zarchiwizowanych reklamacji.
Automatyzacja procesu reklamacji zapewnia.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak takie wdrożenie mogłoby wyglądać w Twojej firmie – skontaktuj się z FlowDog! Nasza analiza przedwdrożeniowa pokaże Ci, które procesy warto zautomatyzować. A jeśli nie jesteś pewien, od czego zacząć, zgłoś się na Dedykowane Warsztaty Kreatywne FlowDogLab – wskażemy kluczowe obszary do automatyzacji i zaproponujemy konkretne rozwiązania.
System do obsługi reklamacji to nie tylko automatyczne generowanie numerów zgłoszeń, ale także szereg innych możliwości. Przeczytaj i sprawdź, dlaczego warto w niego zainwestować.
Jak dedykowane systemy mogą wesprzeć zarządzanie reklamacjami w procesach produkcyjnych? Jak wybrać taki system? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej.
Dowiedz się jak automatyzacja reklamacji może zwiększyć lojalność klientów, zoptymalizować procesy w Twojej firmie oraz poprawić jakość produktów.
Zautomatyzowanie procesu składania reklamacji klienckich oraz zarządzania zamówieniami i dostawcami. Dowiedz się więcej.
Odpowiednie narzędzia do zarządzania reklamacjami w sektorze handlu to wymierne korzyści dla firmy. Dzięki oprogramowaniu do obsługi reklamacji bardzo szybko można zauważyć lepszą kontrolę jakości, spójności i bezpieczeństwa, [...]
