Automatyzacja procesów - ile to kosztuje?

To pytanie przypomina pytania typu: „Ile kosztuje samochód?” albo „Ile kosztuje nocleg w hotelu?”. Oczywiście, cena zależy od tego, czy chcemy podstawowy model ekonomicznej marki, czy może topowy, w pełni wyposażony model marki premium. Podobnie jak cena noclegu zależy od tego, czy w hotelu ma nocować 5 czy 200 osób. Jednak najważniejsze pytanie brzmi nieco inaczej: „Czy te koszty, niezależnie od ich wysokości, są niższe niż korzyści?”. Często pomagamy klientom w przygotowaniu analizy biznesowej planowanej automatyzacji. Bywa, że zwrot z inwestycji jest ogromny. Czasem jednak wymaga sporego wysiłku, aby projekt się opłacił. A zdarza się też, że trzeba poszukać innego procesu do automatyzacji.

Dla klientów często bardzo interesujące jest, jak my, jako dostawca automatyzacji, kalkulujemy nasze koszty. Z czego one wynikają? W niniejszym artykule uchylam rąbka tajemnicy, co dzieje się „za kulisami” takich obliczeń.

Zatem – z czego składa się cena automatyzacji procesu i od czego zależy?

• Liczba użytkowników – wpływ bezpośredni: większość platform jest licencjonowana w zależności od liczby użytkowników. Wpływ pośredni: większa liczba użytkowników prawdopodobnie zwiększy również potrzebę dostosowania ścieżek automatyzacji oraz ilość przechowywanych danych.
• Liczba procesów – każdy dodatkowy proces to dodatkowa praca wdrożeniowa i utrzymaniowa, a więc i dodatkowy koszt. Warto jednak pamiętać, że w przypadku podobnych procesów lub procesów z tego samego obszaru działania firmy, koszt automatyzacji kilku procesów będzie niższy niż suma kosztów automatyzacji każdego z nich osobno.
• Szczegółowość odwzorowania i stopień automatyzacji – procesy o wysokim stopniu ogólności i mniejszym stopniu automatyzacji (np. ogólny proces obiegu dokumentów w firmie) będą na ogół tańsze niż bardzo specjalistyczne procesy o wysokim stopniu automatyzacji.
• Głębokość ingerencji platformy w merytorykę procesu – procesy, w których platforma automatyzuje jedynie przepływ zadań/zleceń, są zdecydowanie tańsze niż te, w których platforma głęboko ingeruje w treść przekazywanych danych. Przykładowo, proces, w którym platforma tylko przekazuje dokumenty dotyczące projektu budowlanego, będzie tańszy niż jego rozszerzona wersja, w której platforma sama analizuje część przekazywanych danych.
• Integracje – wszelkie integracje z zewnętrznymi systemami mogą generować dodatkowe koszty. W przypadku standardowych, ogólnodostępnych systemów te koszty będą raczej niskie, natomiast w przypadku dedykowanych, zwłaszcza przestarzałych systemów, mogą stanowić znaczną część kosztów wdrożenia – w skrajnych przypadkach sięgając nawet kilkudziesięciu procent.
• Koszty infrastruktury – większość dostawców oferuje dziś narzędzia automatyzacji procesów w formie SaaS, gdzie koszty infrastruktury są ukryte w miesięcznej opłacie utrzymaniowej. Większość klientów wybiera właśnie takie rozwiązanie. Alternatywą są systemy instalowane na infrastrukturze klienta (fizycznej lub wirtualnej „w chmurze”).
• Koszty analizy i optymalizacji – zależą od tego, czy wykonawca otrzymuje gotowe wytyczne od klienta (co zdarza się rzadko), czy sam musi zebrać wymagania, przeprowadzić analizę, opcjonalnie zoptymalizować proces i zaprojektować rozwiązanie. Koszty mogą różnić się istotnie w zależności od tego, jak skomplikowane jest to zadanie.
• Dodatkowy sprzęt/urządzenia –  w niektórych przypadkach automatyzacja procesu wymaga dodatkowych urządzeń, takich jak czujniki, kamery, tablety (np. przy automatyzacji kontroli wjazdów i wyjazdów może wymagać użycia zewnętrznych terminali dotykowych i kamer z rozpoznawaniem obrazu). Może to również dotyczyć urządzeń do podpisu elektronicznego, drukowania, skanowania, IoT itp.
• Specjalistyczne usługi – przykładem mogą być elementy sztucznej inteligencji. W praktyce mogą one wymagać sporych nakładów pracy na przygotowanie modeli (lub kosztów związanych z wykorzystaniem komercyjnie dostępnych modeli) oraz pokrycia kosztów mocy obliczeniowej potrzebnej do ich treningu i wykorzystania.

Podsumowując, kluczowe jest szczegółowe zrozumienie potrzeb klienta i zestawienie ich z możliwościami wybranej platformy. Celem jest, aby korzyści z wdrożenia jak najbardziej przewyższały koszty. Przez lata opracowaliśmy wiele metod optymalizacji zakresu i sposobu wdrażania automatyzacji, aby maksymalizować korzyści przy minimalizacji kosztów. Ale to już temat na inny artykuł.