Jeszcze jakiś czas temu każda firma czy sekretariat dysponowały specjalnie zagospodarowaną przestrzenią, w której gromadziły i przechowywały papierowe dokumenty. Obecnie jednak archiwizacja dokumentów wygląda zupełnie inaczej – tradycyjne archiwa odchodzą w niepamięć. Za zjawisko to odpowiada tak zwana digitalizacja. Czym jest i co warto wiedzieć na jej temat? Dlaczego warto wprowadzić to rozwiązanie w swojej firmie?
Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania dokumentów papierowych w formę cyfrową. Dzięki temu, informacje zawarte w tych materiałach stają się łatwo dostępne z poziomu komputera oraz urządzenia mobilnego. Można je szybko wyszukiwać, bezpiecznie przechowywać, a także poddawać różnym elektronicznym działaniom – udostępniać, podpisywać, zatwierdzać, rejestrować czy edytować. Digitalizacji można poddać wiele rodzajów dokumentów:
Digitalizacji poddawać można nie tylko dokumenty, ale również na przykład nagrania dźwiękowe czy mikrofilmy. Proces ten świetnie nadaje się też do archiwizacji materiałów bibliotecznych i umożliwia z jednej strony ich udostępnienie użytkownikom, a z drugiej – zabezpieczenie oryginału przed uszkodzeniem.
Digitalizacja pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w formie cyfrowej. Jakie jednak korzyści niesie ze sobą podjęcie decyzji o jej wdrożeniu? Co zyskujecie Ty, jako przedsiębiorca, i pracownicy, którymi kierujesz? Oto pozytywne skutki digitalizacji zbiorów, archiwów i wszelkiego rodzaju dokumentacji dla Twojego przedsiębiorstwa.
Tym, co zdecydowanie przemawia za digitalizacją, z pewnością jest możliwość lepszej i efektywniejszej aranżacji przestrzeni biurowej. Wie o tym każdy, kto choć przez chwilę musiał pracować w biurze pełnym szafek, skrzynek i pudełek wypełnionych dokumentami. Komfort pracy w takich warunkach daleki jest od wysokiego. Ale przedsiębiorcy zauważą z pewnością kolejne, jeszcze ważniejsze zalety digitalizacji.
Uporządkowanie wszelkiego rodzaju dokumentów, korespondencji i zbiorów umożliwia pracownikom szybkie przeszukiwanie dokumentacji bieżącej i archiwów w wersji elektronicznej – bez konieczności przeglądania szuflad i segregatorów. Nawet jeśli zachowujecie wysokie standardy, jeżeli chodzi o sposób tradycyjnego przechowywania, może to powodować opóźnienia w pracy i jest zwyczajnie stratą czasu.
Wprowadzenie digitalizacji ułatwi i usprawni pracę administracji oraz pozostałych pracowników Twojej firmy. Nie chodzi tylko o to, że nie będą musieli już więcej przerzucać dokumentów z miejsca na miejsce, aby znaleźć ten jeden, akurat potrzebny materiał.
Personel zyska dostęp do elektronicznego systemu o każdej porze i z każdego miejsca, a realizacja zadań będzie płynna i błyskawiczna. Dane przechowywane w pamięci komputera mogą być bowiem z łatwością odszukiwane i udostępniane każdemu pracownikowi w ciągu kilku sekund.
Konieczność skutecznego zabezpieczenia dokumentów będących własnością firmy lub jej pracowników, klientów czy kontrahentów wynika z powszechnie obowiązujących regulacji prawnych. Przedsiębiorstwo musi tak zabezpieczyć archiwum, aby żadne poufne informacje nie znalazły się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
Zadanie to staje się dużo łatwiejsze, gdy zamiast papierowych kopii przesyłane są materiały cyfrowe. Nowoczesne rozwiązania informatyczne, wspierające digitalizację gwarantują ochronę i poufność wszelkich materiałów biznesowych.
Dzięki digitalizacji nie musisz obawiać się, że Twoje dokumenty ulegną zniszczeniu, na przykład w wyniku zalania kawą lub wystąpienia pożaru czy innego nieoczekiwanego zdarzenia. Wszelkie materiały cyfrowe można odzyskać nawet w przypadku awarii komputera.
Digitalizacja może również podnieść opinię o Twojej firmie, pozwalając jej klientom czy partnerom biznesowym postrzegać ją jako nowoczesną i dobrze zorganizowaną. Wykorzystanie materiałów cyfrowych sprawi, że wysłanie wizytówki, oferty, faktury czy kontraktu stanie się nie tylko szybsze, ale też wygodniejsze i bardziej skuteczne – a to wpływa na poziom zadowolenia z obsługi.
Wyobraź sobie, że dzwoni do Ciebie klient i prosi o przesłanie kopii faktury. Możesz mu ją wysłać pocztą. Zanim jednak znajdziesz ją wśród setek materiałów, skopiujesz i wyślesz, minie sporo czasu. Możliwe, że otrzymasz kilka ponaglających telefonów lub maili. Digitalizacja umożliwia Ci wykonanie tego zadania w maksymalnie kilka minut i to z dowolnego miejsca, na przykład z domu czy nadmorskiego kurortu.
Digitalizację uznaje się za szansę na rozwój i optymalizację procesów odbywających się w przedsiębiorstwach. Tymczasem tak postrzegana archiwizacja dokumentów przyczynia się również do ochrony naturalnych zasobów naszej planety – poprzez rezygnację z użycia papieru ograniczamy degradację środowiska naturalnego. To także może być cenny element PR Twojej firmy.
Wdrożenie digitalizacji dokumentów w firmie to proces złożony. Jednak dzięki odpowiedniemu planowaniu i realizacji, przyniesie biznesowym wiele korzyści. Pamiętaj jednak, że kluczem do sukcesu jest nie tylko sama technologia, ale także zaangażowanie i gotowość pracowników do zmian.
Duże znaczenie ma również styl pracy samego dostawcy systemu do digitalizacji dokumentów. Powinien on dostarczać kompleksowe usługi i współpracować na każdym etapie implementacji. Warto zwrócić uwagę na to, czy poświęca odpowiednio dużo czasu na wywiad przedwdrożeniowy, a także czy oferuje wsparcie powdrożeniowe i ogólne doradztwo biznesowe w zakresie technologii.
Implementacja w każdej firmie będzie wyglądała zupełnie inaczej. Narzędzia do digitalizacji oraz strategia wdrożeniowa są dopasowane do specyfiki biznesu, jego branży, wielkości, celów i potrzeb. Niemniej w dobrze przeprowadzonej adaptacji nie może zabraknąć, takich etapów jak:
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie, co chcesz osiągnąć dzięki digitalizacji dokumentów. Czy chodzi o usprawnienie procesów biznesowych? Oszczędność miejsca? Zmniejszenie kosztów? Określ swoje cele i wymagania, aby móc dobrze zaplanować cały proces.
Następnie przeprowadź analizę obecnej sytuacji w swojej firmie. Jakie rodzaje dokumentów są obecnie używane? Jak są one przechowywane i zarządzane? To pomoże Ci zrozumieć, jakie zmiany są potrzebne i jakie wyzwania mogą się pojawić.
Kolejnym krokiem jest wybór odpowiednich narzędzi i technologii do digitalizacji dokumentów. Istnieje wiele różnych systemów i rozwiązań dostępnych na rynku. Dlatego ważne jest, aby dokonać świadomego wyboru, który będzie spełniał wszystkie Twoje wymagania. W tym celu należy dokonać skrupulatnego researchu w branży dostawców tego typu rozwiązań.
Po wyborze odpowiedniej technologii czas na planowanie i przygotowanie. Zdecyduj, które dokumenty zostaną zdigitalizowane jako pierwsze, ustal harmonogram prac i przygotuj odpowiednie zasoby.
Teraz jest czas na właściwe wdrożenie. Rozpocznij od digitalizacji wybranych dokumentów, monitoruj cały proces i regularnie sprawdzaj, czy wszystko działa zgodnie z planem.
Nie zapomnij o szkoleniu swoich pracowników. Muszą oni wiedzieć, jak korzystać z nowego systemu i jak zarządzać cyfrowymi dokumentami.
Po wdrożeniu ważne jest ciągłe monitorowanie i doskonalenie procesu digitalizacji. Regularnie sprawdzaj, czy system spełnia Twoje oczekiwania i czy przynosi oczekiwane korzyści.
Cyfryzacja pełni we współczesnym biznesie funkcję niezwykle istotną i można się spodziewać jej dalszego postępu. Warto iść z duchem czasu i korzystać z nowych technologii. Tym bardziej że przynosi ona wymierne i konkretne korzyści zarówno samej firmie, jak i jej pracownikom, partnerom oraz klientom.
Digitalizacja dokumentów to proces, który może znacznie usprawnić funkcjonowanie firmy. Od zwiększenia efektywności pracy, przez oszczędność miejsca, po ochronę środowiska – korzyści są liczne. W celu wykorzystania pełni potencjału tego faktu, warto szerzej poznać i wdrożyć narzędzia FlowDog wykorzystujące low-code, business intelligence, BPA, AI czy rozwiązania chmurowe.
Nowoczesne narzędzia wspierające pracę zdalną -> Elektroniczna ewidencja czasu pracy -> Automatyzacja procesów a bezpieczeństwo
