Klient & Potrzeba:

Firma z branży usługowo-logistycznej. Oferująca usługi z zakresu wywozu gruzu, kontenerów, śmieci, odpadów remontowych i budowlanych.

Wyzwania & Oczekiwania:

Przedsiębiorstwo na co dzień korzystało z arkuszy kalkulacyjnych, zapisując zlecenia w excelu. Nie posiadało żadnego systemu. Klient coraz częściej miał problemy z codzienną pracą i rutynowymi, cyklicznymi zadaniami.

• Baza excel nie zawsze była odpowiednio aktualizowana, przez co dochodziło do dezinformacji na temat aktualnego miejsca, w którym znajdował się dany kontener, lub w jakim był stanie.
• Brak dokładnych informacji o wykonywaniu pracy przez kierowców. Nie wiadomo, czy kontener został rzeczywiście odebrany, wymieniony lub dostarczony.
• Często powstawały pomyłki w bazie wynikające z błędów pracowników, którym zdarzało się wpisać złe informacje.
• Grafik dotyczący wypożyczenia i odbiorów nie był przejrzysty, a ręczne planowanie i zapisywanie terminów coraz bardziej czasochłonne, co powodowało wiele pomyłek.
• Brak historii klienta w jednym miejscu.

Rozwiązanie:

Po etapie analizy zostały określone wszystkie potrzeby firmy, a FlowDog dostarczył moduły, które zautomatyzowały:

• Bazę informacji o kontrahentach, zamówieniach i dostępnym sprzęcie

Baza została uporządkowana i zapewnia pełen dostęp danych klienckich (ile jest klientów, ile jest dostępnych i zamówionych kontenerów, jakie mają statusy, na jaki czas zostały wypożyczone, kiedy należy je zawieźć/odebrać/wymienić. Grafik został zaprojektowany pod indywidualne potrzeby i automatycznie wylicza terminy)

• Zlecanie transportów i kontrola wykonania zadań przez kierowców

Możliwość wpisywania powodów niewykonania zadania. Podgląd w czasie rzeczywistym, kontrolę i analizę pracowników, automatyczne przydzielanie zleceń, ich rozliczanie oraz ocenę efektywności i poniesionych kosztów.

• Bazę klientów z informacjami o dotychczasowych wypożyczanych kontenerach, formach i terminach płatności

Dzięki temu można w łatwy i szybki sposób automatycznie wygenerować kolejną ofertę, czy formularz zamówienia i inne niezbędne dokumenty, a także zaplanować odpowiednio pracę i przydzielić automatyczne zlecenia pracownikom.

• Moduł faktur (wszystko w jednym systemie)

Możliwość automatycznego wystawiania faktur tuż po wykonaniu zlecenia, co znaczenie usprawnia przepływ informacji i zapewnia szybsze księgowanie.