Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?

​

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM – z ang. Business Process Management) polega na stosowaniu różnych metod do wykrywania, modelowania, analizowania, mierzenia, ulepszania i optymalizacji strategii oraz procesów biznesowych. Wśród typów zarządzania możemy wymienić zarządzanie zorientowane na integracje, na człowieka, a także na dokumenty.

System BPM – korzyści uzyskiwane dzięki wdrożeniu

Spośród korzyści wynikających ze stosowania systemów BPM możemy wymienić:

• łatwy w obsłudze interfejs, który obsługuje wszystkie zadania nawet w terenie (od informacji o klientach i generowania ofert po konfiguracje i wysyłkę zamówień)
• powtarzalność procesu sprzedaży – można częściowo ją zautomatyzować i w pełni mierzyć jej wyniki
• możliwość wbudowania personalizowanych funkcji, np. wzorów ofert, umów, cenników, regulaminów i innych, zależnych od zaawansowanej logiki biznesowej
• mobilność i dostępność 24 h/7 w czasie rzeczywistym umożliwiająca realizowanie zadań w terenie, dostępna w opcji online i offline
• możliwość załączania plików, zdjęć, podpisów i notatek typu speech to text
• opcja dowolnego konfigurowania systemów typu BPM – mogą działać na smartfonach, komputerach czy tabletach, zgodnie z potrzebami
• możliwość łatwej integracji z innymi narzędziami dostępnymi na rynku.

Zarządzanie procesami biznesowymi w firmie – od czego zacząć?

Jeśli zależy Ci na optymalizacji procesów w Twojej firmie w celu skrócenia czasu reakcji na działania i jednoczesnego obniżenia kosztów, to systemy typu BPM są idealnym rozwiązaniem. Zarządzanie procesami może obejmować czynności odpowiadające profilowi działalności firmy, a także dotyczyć konkretnych obszarów, np. wniosków urlopowych, rejestracji czasu pracy i zarządzania reklamacjami czy relacjami z dostawcami. System BPM może zatem organizować pracę w firmie zgodnie z wytyczonymi procesami biznesowymi. Aby wdrożenie systemów klasy BPM było efektywne, dana organizacja powinna posiadać odpowiednią wiedzę z zakresu zarządzania, a także uporządkowane procesy/ obowiązki pracowników, tak aby system BPM wspierał, automatyzował i monitorował ich dalszy przebieg.

Korzystanie z tego typu systemu pozwala na wygodne nadzorowanie pracy – dzięki temu możemy zyskać pewność, że każdy z pracowników wykonuje swoje zadania jak najszybciej i najefektywniej, realizując przy tym całą ścieżkę procesu, zgodnie ze wszystkimi checklistami. Elementami zadań w ramach procesu są automatyzacje konkretnych czynności, które sprawiają, że dane zadanie jest wykonywane szybciej czy wręcz w pełni automatycznie, bez udziału użytkownika. Idealnym przykładem automatyzacji procesu w ramach systemu BPM jest proces tworzenia oferty lub umowy dla klienta. Dzięki istniejącym w systemie szablonom można automatycznie uzupełnić dokumenty lub przydzielić poszczególne elementy odpowiedzialnym za nie działom. Dosłownie kilka kliknięć zapewnia skrojony na miarę potrzeb plik, a wszelkiego rodzaju powiadomienia zostają wysłane uczestnikom procesu automatycznie. Eliminowane lub upraszczane są więc zadania użytkowników i jednocześnie zmniejszone zostaje ryzyko popełnienia błędów.

Wdrożenie systemu BPM może pomóc przedsiębiorstwom osiągać lepsze wyniki biznesowe, jednocześnie pozwalając na lepszą kontrolę wyników i szybszą reakcję na potrzeby oraz wprowadzanie zmian w procesach biznesowych. Jeśli chcesz oprzeć swój biznes na długoterminowych celach i wartościach, tego typu narzędzie sprawdzi się idealnie.