Case study i zwrot z inwestycji – automatyczne generowanie ofert

1. Case study – jak wygląda wdrożenie automatycznego generowania ofert?
2. Poradnik – jak wdrożyć automatyzację ofert w swojej firmie?
3. Podsumowanie – dlaczego warto zainwestować w automatyzację procesów?

Ile czasu Twoi handlowcy tracą na ręczne przygotowanie ofert i umów? Dzięki automatyzacji ten proces może zająć kilka minut zamiast godzin – bez kopiowania danych, bez błędów, z pełną zgodnością z aktualnymi wzorami i warunkami. Chcesz dowiedzieć się, jak rozwiązaliśmy problemy z zarządzaniem sprzedażą u firm, które się do nas zgłosiły? Sprawdź nasze case study i odkryj, jak duży zwrot z inwestycji może przynieść Ci system do automatycznego generowania ofert i umów od FlowDog! Znaczenie efektywności sprzedaży stale rośnie, firmy poszukują więc zaawansowanych rozwiązań, które pozwolą im zredukować koszty operacyjne i jednocześnie dostarczyć klientom oferty dopasowane do ich potrzeb.

Case study – jak wygląda wdrożenie automatycznego generowania ofert?

FlowDog, lider w tej dziedzinie, opracował innowacyjny system generowania ofert i umów, który przyniósł realne oszczędności i lepsze wskaźniki sprzedaży u klientów. Poniżej prezentujemy szczegółową analizę jednego z takich wdrożeń – jego kontekst, przebieg i kluczowe korzyści.

Kontekst biznesowy i potrzeby klienta

Klient – średniej wielkości firma usługowo-handlowa – borykał się z czasochłonnym procesem tworzenia ofert. Ręczne przygotowywanie dokumentów prowadziło do opóźnień, błędów oraz wysokich kosztów administracyjnych. Firma prowadzi szeroko zakrojoną sprzedaż B2B i B2C, obsługując zarówno usługi, jak i towary dla dziesiątek tysięcy klientów na terenie całego kraju. W proces zaangażowanych było 40 sprzedawców, którzy zmagali się z czasochłonnym i nieefektywnym procesem ofertowym. Przygotowanie jednej oferty zajmowało średnio 40 minut i wymagało wyboru spośród kilkudziesięciu niespójnych wzorów dokumentów. Dodatkowo proces akceptacji ofert niestandardowych był długi i obciążony ryzykiem błędów, co negatywnie wpływało na konwersję i jakość obsługi klienta.

Główne cele:

• automatyzacja procesu ofertowania i generowania umów,
• skrócenie czasu potrzebnego na produkcję dokumentu,
• uporządkowanie bazy danych produktów, cen i warunków handlowych.

Proces wdrożeniowy

Wdrożenie przeprowadzono w następujących etapach:

• Analiza i modelowanie procesów – zespół FlowDog przeprowadził warsztaty z działami sprzedaży i obsługi klienta, by odwzorować aktualny proces i zidentyfikować kluczowe punkty automatyzacji.
• Integracja z istniejącymi systemami – przepływ danych został zabezpieczony poprzez połączenie z ERP i CRM klienta.
• Budowa szablonów dokumentów – powstały uniwersalne wzory ofert i umów, które automatycznie wypełniają się danymi (np. klient, produkt, zakres usług, rabaty).
• Automatyczne generowanie i dystrybucja – dokumenty są tworzone za pomocą kilku kliknięć, a następnie wysyłane drogą elektroniczną, z automatycznym rejestrowaniem historii w CRM.
• Pilotaż i optymalizacja – rozpoczęto wdrożenie w dziale sprzedaży B2B i B2C. Na podstawie użytkowania zespół FlowDog dopracował reguły i szablony, zapewniając pełne dostosowanie do wymagań klienta.

Kluczowe efekty

Wdrożenie systemu FlowDog przyniosło szereg korzyści, spośród których można wyróżnić:

• redukcję czasu przygotowania oferty z 40 do 15 minut,
• ustandaryzowanie jakości ofert i zmniejszenie liczby błędów spowodowanych ręcznymi pomyłkami,
• wprowadzenie automatyzacji pozwoliło obsłużyć większą liczbę zapytań ofertowych bez zwiększania zatrudnienia,
• zwiększenie konwersji sprzedaży dzięki szybszym i bardziej profesjonalnym ofertom.

Cały proces został zintegrowany z ERP i wywiadownią gospodarczą. Wdrożenie zajęło 6 miesięcy, a pełen zwrot z inwestycji (Payback) nastąpił już po 5 miesiącach, osiągając imponujący ROI w wysokości 125% w skali 12 miesięcy. Łączne oszczędności i korzyści oszacowano na 768 000 zł rocznie, przy kosztach wdrożenia na poziomie 340 000 zł.

„Pamiętam, jak jeden z naszych klientów po automatyzacji procesu tworzenia ofert powiedział, że kiedyś oferty tworzył na maszynie do pisania, potem na Excelach, a teraz daje swoim pracownikom dedykowane narzędzie i zazdrości im tego – mówi Bartłomiej Szkóp, Senior Business Development Manager we FlowDog. – Wdrożenie systemu FlowDog z automatyzacją procesu generowania ofert, uporządkowaniem procesu, zwiększeniem kontroli nad nim to przejście na wyższy poziom cyfryzacji organizacji. Korzyści pojawiają się od pierwszego dnia, w którym działy handlowe zaczynają korzystać z narzędzia, a osoby zarządzające mogą kontrolować online wszystkie parametry związane z działaniami handlowców. Nasi klienci coraz częściej pytają nas o możliwości zastosowania AI, aby w pełni wykorzystać możliwości sprzedaży i dosprzedaży swoich produktów oraz usług”. To pokazuje, jak dużą wartość do codzienności wielu firm wniosła automatyzacja i jak ułatwiła ona im rutynowe zadania.

Poradnik – jak wdrożyć automatyzację ofert w swojej firmie?

Zastanawiasz się, jak wdrożyć automatyzację ofert w swojej firmie? Przygotowaliśmy poradnik, który pomoże Ci zrozumieć, jak krok po kroku wprowadzić automatyzację do codzienności Twojej organizacji.

Krok 1: Zrozum i opisz swoje procesy

Przeprowadź analizę, jak wyglądają procesy tworzenia ofert i umów. Warto zadać sobie pytania: skąd pochodzą dane? kto je zatwierdza? co trzeba zmieniać ręcznie?

Krok 2: Zbierz dane i określ reguły

Cała paleta produktów, cenniki, formaty ofertowe, warunki klienta to baza, od której warto zacząć. Zdefiniuj, które elementy mogą być automatyczne, a które wymagają akceptacji człowieka.

Krok 3: Wybierz narzędzie i planuj integrację

FlowDog pomaga stworzyć elastyczne szablony oraz połączyć system z CRM/ERP. Planując wdrożenie, uwzględnij także migrację danych.

Krok 4: Przeprowadź pilotaż i iteruj

Wdrażaj proces etapowo – zacznij od jednego działu, zbieraj feedback, analizuj wskaźniki usprawnień i udoskonalaj działanie systemu.

Krok 5: Szkolenia i ewaluacja

Zadbaj o szkolenia zespołu i opracuj cykliczny przegląd – regularne optymalizacje pomagają zachować efektywność i elastyczność.

Podsumowanie – dlaczego warto zainwestować w automatyzację procesów?

Automatyzacja procesu generowania ofert i umów pozwala znacznie przyspieszyć pracę firmy, ale także zredukować błędy. Pozwala na obsługę większego wolumenu danych przy tym samym zespole. Szybkie i spersonalizowane oferty budują profesjonalny wizerunek firmy, a co za tym idzie – zwiększają jej przewagę na tle konkurencji. W większości wdrożeń koszty systemu zwracają się w ciągu kilku miesięcy, a zwrot z inwestycji znacznie je przewyższa.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak takie wdrożenie mogłoby wyglądać w Twojej firmie – skontaktuj się z FlowDog! Nasza analiza przedwdrożeniowa pokaże Ci, które procesy warto zautomatyzować. A jeśli nie jesteś pewien, od czego zacząć, zgłoś się na Dedykowane Warsztaty Kreatywne FlowDogLab – wskażemy kluczowe obszary do automatyzacji i zaproponujemy konkretne rozwiązania.