Artykuły blogowe

Automatyzacja w HR. Jak e-teczka upraszcza procesy kadrowe, od rekrutacji po digitalizację umów?

 

  1. Rola cyfryzacji zadań w dziale HR
  2. Co to jest elektroniczne teczka pracownika?
  3. Zalety e-teczki pracowniczej
  4. E-teczka pracownicza jako nowoczesna komunikacja pracowników z działem HR
  5. Jak przygotować firmę do wdrożenia e-teczki pracownika?
  6. Elektroniczne akta osobowe – podsumowanie

Rola działu personalnego, inaczej działu HR w firmach przeszła w ostatnich latach znaczną transformację. Współcześni specjaliści HR, oprócz tradycyjnych zadań takich jak rekrutacja i wdrażanie nowych pracowników oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej, zajmują się budowaniem programów rozwojowych, zarządzaniem talentami, tworzeniem ścieżek kariery i dbaniem o tzw. dobrostan pracowników. Dzięki tym działaniom firmy nie tylko osiągają lepsze wyniki finansowe, ale również zwiększają stabilność zatrudnienia, co jest obecnie dużym wyzwaniem.

Rola cyfryzacji zadań w dziale HR

Aby jednak pracownicy działu HR mogli poświęcić odpowiednią ilość czasu na te działania, konieczne jest odciążenie ich od powtarzalnych, rutynowych zadań typu wprowadzanie danych, generowanie raportów czy obsługa wniosków urlopowych. Są to żmudne i czasochłonne zadania oraz nie wykorzystują one w pełni potencjału pracowników działu HR. Dlatego działy personalne coraz częściej sięgają po narzędzia cyfrowe i automatyzują te zadania, co pozwala im działać sprawniej i bardziej efektywnie.

Co to jest elektroniczne teczka pracownika?

Jednym z kluczowych i przełomowych rozwiązań, które radykalnie może zmienić funkcjonowanie nowoczesnych działów personalnych, jest wprowadzenie elektronicznej teczki pracownika z wykorzystaniem pieczęci cyfrowej, inaczej e-teczki pracownika.

E-teczka pracownika to innowacyjne narzędzie, które działa na zasadzie chmury obliczeniowej, co oznacza, że każdy pracownik ma dostęp do niej z dowolnego miejsca, o ile ma połączenie z Internetem. Wdrożenie tego narzędzia nie tylko eliminuje potrzebę przechowywania tradycyjnych, papierowych akt osobowych, ale również rewolucjonizuje zarządzanie dokumentacją pracowniczą. E-teczka pracownika zawiera bowiem wszystkie dokumenty pracownika, od CV i umów o pracę, przez aneksy do umów i zaświadczenia, aż po oceny okresowe i plany rozwojowe. Digitalizacja dokumentów i przechowywanie ich w jednym miejscu, to istotny krok w kierunku pełnej automatyzacji procesów HR-owych.

Zalety e-teczki pracowniczej

Najważniejszą zaletą e-teczki pracownika jest to, iż zmienia ona sposób, w jaki działy HR zarządzają danymi. Dzięki cyfrowemu formatowi dokumenty są łatwo dostępne, a jednocześnie są przechowywane w bezpieczny sposób. Dzięki zaawansowanym systemom szyfrowania i kontroli dostępu, informacje o pracownikach są chronione przed niepowołanym dostępem, co jest szczególnie ważne w kontekście przepisów RODO i ochrony danych osobowych. W ten sposób dział HR, wdrażając e-teczkę pracownika zwiększa bezpieczeństwo danych personalnych. Dodatkowo dzięki centralizacji i szyfrowaniu dokumentów, firma minimalizuje ryzyko utraty lub uszkodzenia ważnych informacji o pracowniku.

Korzyści płynące z wprowadzenia elektronicznej teczki pracownika są jednak znacznie szersze. Procesy administracyjne, które wcześniej wymagały ręcznego archiwizowania, kopiowania i przeszukiwania akt, mogą teraz odbywać się automatycznie i z zachowaniem pełnej przejrzystości. W efekcie dział HR oszczędza czas, który może przeznaczyć na bardziej złożone zadania.

E-teczka pracownicza jako nowoczesna komunikacja pracowników z działem HR

Cyfrowa technologia zmienia także sposób, w jaki pracownicy komunikują się z działem HR. Otóż wdrożenie e-teczki pracownika jest często wstępem do wdrożenia w firmie „Cyfrowej platformy pracownika”, która umożliwia pracownikom nie tylko szybki dostęp do własnych dokumentów, takich jak paski płacowe, wnioski urlopowe, czy oceny okresowe, ale również zapewnia im dostęp do modułów szkoleniowych i modułów planowania ścieżki kariery. Dzięki platformie pracownicy mogą samodzielnie przeglądać i aktualizować swoje dane, co zwiększa ich zaangażowanie oraz pomaga budować partnerskie relacje pomiędzy pracownikami a działem personalnym.

Jak przygotować firmę do wdrożenia e-teczki pracownika?

Wdrożenie e-teczki pracownika wymaga starannego przygotowania i zaplanowania całego procesu. Pierwszym krokiem powinna być analiza obecnego systemu zarządzania dokumentacją pracowniczą oraz identyfikacja kluczowych potrzeb firmy. Następny krok to powołanie zespołu projektowego oraz wybranie odpowiedniego dostawcy systemu e-teczki, który zapewni nie tylko niezawodne oprogramowanie, ale również wsparcie techniczne podczas wdrożenia. Sam proces wdrożenia powinien przebiegać etapowo: najpierw należy przeprowadzić digitalizację istniejącej dokumentacji pracowniczej, następnie przeszkolić pracowników działu HR z obsługi nowego systemu, a na końcu przeprowadzić szkolenia pozostałych pracowników. Dobrą praktyką jest odpowiednie zakomunikowanie zmian wszystkim pracownikom oraz zapewnienie im wsparcia w okresie przejściowym.

Elektroniczne akta osobowe – podsumowanie

Cyfryzacja w dziale HR nie oznacza, że technologia całkowicie zastąpi ludzki element. Wręcz przeciwnie, automatyzacja rutynowych, powtarzalnych zadań daje pracownikom działu HR możliwość skoncentrowania się na tych aspektach ich pracy, które wymagają empatii, intuicji i zrozumienia. Dzięki technologii, działy HR mogą skuteczniej budować relacje z pracownikami, odpowiadać na ich potrzeby i wspierać ich w rozwoju. Dzięki automatyzacji wybranych zadań [jak np. generowanie ofert i umów] w dziale HR firma zyskuje nie tylko na sprawności operacyjnej, ale również na zaangażowaniu i zadowoleniu wszystkich pracowników, co w dłuższej perspektywie przyczynia się do sukcesu firmy.

FlowDog

biznes@flowdog.io

Bądź na bieżąco - subskrybuj nasz newsletter.

Zapisz się do newslettera

Automatyczne generowanie ofert i umów

Zarządzanie zdalne procesami i zadaniami! Z FlowDog możesz pracować z dowolnego miejsca i bez ograniczeń korzystać z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a także zarządzać wszystkimi dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze, a pracownicy pracują wydajniej z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.


Czytaj więcej

Produkcja

Przenieś produkcję w świat Przemysłu 4.0. Oprogramowanie dla produkcji pozwoli efektywnie planować produkcję, monitorować realizację i kontrolować cały proces produkcyjny. FlowDog to elastyczne, zintegrowane narzędzie do zarządzania procesem produkcji i procesami towarzyszącymi.


Czytaj więcej

Serwis

Zarządzaj procesami serwisowymi – od naprawy ekspresów do kawy czy pojazdów, przez konserwację obiektów w terenie, po reparację różnego rodzaju ciężkich maszyn np. z branży budowlanej czy produkcyjnej. Dzięki systemowi FlowDog zyskuje się możliwość automatycznego zarządzania serwisem we wspomnianych gałęziach i błyskawiczną reakcję na problem.


Czytaj więcej

Zarządzanie sprzedażą

Konfiguruj działania zespołów tak, aby osiągnąć efektywność organizacyjną. Z narzędziem do zarządzania sprzedażą, jakim jest FlowDog, możesz sprawnie i automatycznie tworzyć czytelne wykresy i raporty, przeglądając przy tym całą historię zdarzeń. Uporządkujesz całą historię korespondencji i zdarzeń w zarządzaniu procesem sprzedaży.


Czytaj więcej
Rozwiązania flowdog
PRZECZYTAJ TAKŻE