Zintegrowany system informatyczny – wszystko, co musisz wiedzieć!

1. Co dokładnie kryje się za pojęciem „integracja systemów”?
2. Jakie są kluczowe korzyści wynikające z integracji systemów informatycznych?
3. Czy powinieneś zintegrować swoje systemy?

Zintegrowany system informatyczny to system do zarządzania firmą, który wspomaga codzienne kierowanie biznesem. Zazwyczaj jest zaprojektowany w sposób modułowy lub komponentowy i obsługuje wszystkie obszary zarządzania.

Obecnie, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, możemy spotkać się z kilkoma systemami informatycznymi, często usprawniającymi pracę poszczególnych działów. Każdy z nich posiada zazwyczaj inne i specyficzne funkcje, które bardzo trudno jest umieścić w jednym systemie, a nawet jeśli jest to możliwe, to wiąże się z bardzo długim czasem wdrożenia i sporymi kosztami.

Przedsiębiorstwa, które posiadają kilka systemów informatycznych, często decydują się na narzędzie, które zintegruje te obszary, aby zaoszczędzić czas na powtarzalne wypełnianie danych w kilku miejscach, a także zyskać możliwość spójnej komunikacji i wymiany danych. Do najpopularniejszych systemów obecnie należą: program do wystawiania faktur, systemy typu CRM, system do zarządzania magazynem, systemy do zarządzania projektami i inne.

Co dokładnie kryje się za pojęciem „integracja systemów”?

Integracja systemów to proces, który umożliwia wymianę danych między różnymi systemami IT. Dzięki temu możliwe są odpowiednia współpraca i komunikacja pomiędzy działami i oddziałami w firmie. Integracja umożliwia różnym systemom korzystanie wzajemnie ze swoich danych i plików.

Proces integracji systemów jest czasochłonny i nie należy do najłatwiejszych, bowiem zdarza się, że każdy z systemów w zupełnie inny sposób korzysta z danych. Można spotkać się z tym, że integracje zajmują niewiele czasu, jednak w większości przypadków wymaga to wnikliwego zapoznania się i zrozumienia, w jaki sposób dane są przetwarzane i jak korzystają z nich użytkownicy. Również koszty integracji mogą się bardzo różnić w zależności od sposobu i zakresu integracji. Jednymi z prostszych i najmniej problematycznych integracji są te poprzez API.  Jeśli chodzi zaś o bezpośrednie łącznie się z bazą danych, to zazwyczaj może być to dużo bardziej kosztowne i skompilowane. Sam koszt integracji zależy od wielu czynników, m.in. liczby systemów, liczby danych, częstości i kierunku wymiany informacji itd.

Jakie są kluczowe korzyści wynikające z integracji systemów informatycznych?

• Spójność przepływu danych – dzięki integracji unikamy powielania tych samych danych (np. klientów) w wielu systemach, co wiąże się z większą precyzją i dokładnością tych danych, a także unikaniem błędów. Ponadto możemy w łatwy i szybki sposób sprawdzić interesujące nas dane bez konieczności logowania się w kilku systemach naraz.
• Łatwość obsługi – dane wprowadzone w jednym systemie automatycznie aktualizują się w innych miejscach, co wpływa na spójność komunikacji i możliwość pracy w trybie „rzeczywistym”.
• Wymiana informacji między działami – daje to możliwość udostępniania informacji przetwarzanych przez jeden dział firmy innemu działowi (np. ewidencji czasu pracy działowi kadr, danych finansowych działowi księgowości czy marketingu).
• Rozwój biznesu – integracja systemów informatycznych to brak granic pomiędzy poszczególnymi systemami, co daje możliwość przechowywania danych oraz korzystania z nich w dowolnym czasie, w dowolny sposób, w celu ich analizy i tworzenia zintegrowanych raportów. Zapewnia to pełny obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa i zależności międzydziałowych.

Czy powinieneś zintegrować swoje systemy?

Kiedyś utarł się schemat, według którego tylko duże firmy, w których jest kilka działów, powinny integrować swoje systemy w celu podniesienia jakości przepływu danych i komunikacji. Dziś, nawet jeśli Twoje przedsiębiorstwo nie jest jeszcze tak duże, warto rozważyć integrację, aby zapanować nad danymi, zanim okaże się, że pomimo kilku różnych „programów” opieramy biznes na… arkuszu Excel.

Jeśli chcesz poprawić komunikację pomiędzy poszczególnymi działami w firmie, przyspieszyć wymianę danych, szybciej koordynować płatności i nowe zlecenia, a także domykać tematy sprzedażowe, to scalenie wszystkich rozwiązań informatycznych na pewno Ci w tym pomoże.