Zalety i rodzaje systemów do zarządzania nieruchomościami

1. Zalety i rodzaje systemów do zarządzania nieruchomościami
2. Czym jest system do zarządzania nieruchomością?
3. Zalety systemów do zarządzania nieruchomościami
4. Od czego zależy wybór systemu do zarządzania nieruchomością?
5. Podsumowanie

Zalety i rodzaje systemów do zarządzania nieruchomościami

Zarządca nieruchomości ma przed sobą niełatwe zadanie – administracja budynkiem to nie tylko konieczność utrzymywania go w odpowiednim stanie technicznym, ale też bieżąca obsługa należności i dokumentów potrzebnych do utrzymania nieruchomości. Nie powinno zatem dziwić, że zarządcy i wspólnoty mieszkaniowe coraz częściej sięgają po oprogramowanie ułatwiające i usprawniające zarządzanie nieruchomościami. Poniżej przyglądamy się zaletom i rodzajom tego typu systemów.

Czym jest system do zarządzania nieruchomością?

Systemy zarządzające nieruchomościami są aplikacjami pozwalającymi w łatwy sposób m.in. naliczać i monitorować spłaty czynszu oraz opłaty za media, przekazywać stany liczników, nadzorować stan techniczny budynku czy usprawnić gromadzenie dokumentacji i prowadzenie rejestru wykonywanych prac. Ogólnie rzecz biorąc, są elektronicznymi odpowiednikami prowadzonych przez zarządców nieruchomości rejestrów, wzbogaconymi o szereg bardzo użytecznych funkcji.

Na rynku dostępne są zarówno proste, jednofunkcyjne programy, jak i wielomodułowe platformy pozwalające zarządzać wszystkimi interakcjami między administratorem a najemcami z jednego miejsca i dopasować funkcje systemu do potrzeb konkretnej nieruchomości.

Zalety systemów do zarządzania nieruchomościami

Aplikacje tego typu mogą ułatwić życie najemcom, wspólnotom mieszkaniowym i zarządcom nieruchomości na różne sposoby, zapewniając im między innymi:

• Możliwość prowadzenia przejrzystej księgowości.
• Sprawny kontakt najemców z zarządcą celem podejmowania uchwał wspólnoty mieszkaniowej wymaganych przez niektóre czynności określone w ustawie o własności lokali.
• Łatwiejsze planowanie wydatków i czynności mających na celu utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie.
• Sprawną organizację kontroli technicznej budynku.
• Możliwość usprawnienia rozliczenia z urzędami dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.
• Opracowanie harmonogramu prac konserwacyjnych i przygotowanie wieloletnich planów inwestycyjnych.
• Możliwość nadawania poszczególnym osobom uprawnień dających dostęp do danych modułów (np. administratorowi, księgowej).
• Automatyczne nadawanie dokumentom numerów ewidencyjnych ułatwiające administrowanie nimi.
• Możliwość zgłaszania awarii i wniosków za pośrednictwem platformy.
• Usprawnienie kontaktu z m.in. firmami remontowymi (dzięki możliwości zamówienia usługi za pośrednictwem platformy).
• Łatwe rozliczanie czynszu, mediów i usług dodatkowych.
• Możliwość prowadzenia ewidencji wkładów w spółdzielni mieszkaniowej.
• Zgodność ze wszystkimi obowiązującymi obecnie przepisami.

Oczywiście, konkretne zalety zależeć będą od danego programu – aplikacje usprawniające zarządzanie nieruchomościami mieszkaniowymi mogą zapewniać bardzo zróżnicowaną funkcjonalność.

Od czego zależy wybór systemu do zarządzania nieruchomością?

Zarządzanie na rynku nieruchomości może dotyczyć budynków/terenów o bardzo zróżnicowanym charakterze. Podobnie jest z usprawniającym je oprogramowaniem. Systemy obsługi nieruchomości można podzielić, biorąc pod uwagę charakter zarządzanej nieruchomości oraz zapewnianą funkcjonalność.

Pod względem charakteru obsługiwanej nieruchomości wyróżnia się trzy kategorie:

• systemy stosowane w przypadku nieruchomości mieszkaniowych
• systemy dla budynków z sektora publicznego
• systemy do zarządzania obiektami handlowymi.

Biorąc pod uwagę funkcjonalność oprogramowania, można wyróżnić np. systemy:

• administracyjne – zapewniające m.in. książkę obiektu budowlanego, ewidencję przeglądów i remontów, dział członkowski dla spółdzielni mieszkaniowej
• finansowe/księgowe – przeznaczone do m.in. bankowości elektronicznej, ewidencji wpływów i wydatków, rozsyłania sprawozdań finansowych
• czynszowe – umożliwiające naliczanie opłat czynszowych oraz ich windykację, generowanie i wysyłanie powiadomień itp.
• magazynowe – przeznaczone do zarządzania przestrzenią magazynową, zgromadzonymi zasobami i ich przepływem
• do środków trwałych – pozwalające na ewidencję i zarządzanie wyposażeniem oraz tworzenie planów amortyzacyjnych
• wielomodułowe – będące platformami łączącymi funkcjonalności kilku jednozadaniowych programów.

Większość dostępnych obecnie systemów obsługi nieruchomości to właśnie platformy wielomodułowe, umożliwiające skalowanie do indywidualnych potrzeb danego zarządcy.

Podsumowanie

Niezależnie od swojego charakteru systemy do zarządzania nieruchomością to nieocenione wsparcie dla każdego administratora budynków. Nawet najprostszy system znacznie ułatwia pracę zarządcy, a jeśli konieczne jest odpowiadanie za więcej niż jedną nieruchomość, takie narzędzie staje się wręcz niezbędne. Nie czekaj więc i sięgnij po profesjonalny, intuicyjny w obsłudze system do zarządzania nieruchomościami.